〜日立製作所が提案する文書アーカイブソリューション〜 包括的な文書管理体制が 企業の信用と業務効率を左右する

企業にとって文書や帳票は活動や取引の存在を示す“証拠”であり、組織として円滑に機能するための“共有知”である。それだけに、種々の文書類は慎重に扱わねばならない。業務プロセスの途中でも、所定の役割を終えたとしても、常に的確に保管される必要がある。法令遵守もさることながら、確かな文書管理体制が存在するかどうかで、企業の競争力が大きく変わってくるのだ。

――体系化され、体制が整えられた文書管理は企業を救う。

　どこに何が保存されているか一元的に管理されていれば、いざ必要になったときに容易に検索できる。監査時に提出を求められても、迅速に対応できる。昨今、企業や組織のリスク管理体制に対して、世間の目は年々厳しくなっている。対応が後手後手に回れば、それだけ批判は高まる。しかも、この種の問題に時効はない。一定期間経てばもう追及の手が及ばない、と安心するわけにはいかないのだ。

　“証拠”“共有知”は残しておかねばならない。それもいつでも読み取り可能な、保存のいい状態で残しておかねばならない。

　原本管理という意味で、紙の文書を大切に保管するという行為が現在もなされている。マイクロフィルムで保存する方法もあるし、磁気テープやCD-R、DVDのような物理媒体で保存する方法もある。しかし、いずれの場合も、必要な文書を探し出し、参照するためにはひと手間がかかる。業務での利用を考えた場合、その手間が追加コストとして発生し続ける。また、劣化し利用しづらくなるというリスクもある。文書を“証拠”“共有知”として保管するには、業務効率をランニングコストとして意識する必要がある。

　“良い保存状態”かつ“いつでも再利用可能な状態”で、文書を全社規模で的確に一元管理するためにはいくつものハードルをクリアしなければならない。これは一見すると実現困難にも思え、頭を抱えてしまいそうになる大きな課題だが、この課題を解決するソリューションを日立製作所は提案している。

　それが、“文書アーカイブソリューション”だ（図1）。

図1　日立製作所が提案する「文書アーカイブソリューション」のイメージ図

　これは、文書管理統合プラットフォーム「DocumentBroker Version 3」とコンテンツアーカイブ向けストレージアプライアンス「Hitachi Content Archive Platform」から構成されるソリューションである。

　全社規模であらゆる文書を保存し、それを活用する基盤を構築するとなるとERPシステムなど、さまざまな業務システムとの密な連携が必要で、高い文書検索機能や拡張性などが求められる。DocumentBrokerは、まさにそれを満たすために設計された製品なのだ。また、Hitachi Content Archive Platformは、ストレージとして近年低価格化が進むディスクアレイを採用し、オンラインアーカイブという機能を実現。従来のデジタル物理媒体に比べてメンテナンス負荷が小さく、目的の文書へのアクセススピードも大幅に高速化できる。また、ペタバイトクラスのデータ保存を可能にし、セキュリティも非常に高いレベルで確保されている。

　では、このソリューションが具体的にどのように企業規模の包括的文書管理を実現するのか。ここから、それぞれの製品に的を絞って詳しく見ていこう。

　まずはDocumentBrokerである。このプラットフォームへの文書登録は、ブラウザ上から直接操作するほかに、3つの手法がある。

　これらの手段で続々と登録された文書を効率的かつ的確に管理できる。それがDocumentBrokerの最も大きな特長だ。

　例えば、文書検索機能ではキーワードで検索する「全文検索」、文書の範囲を絞り込む「属性検索」、キーワードを含む文章や文書で検索する「自然文検索」など、複数の検索機能を組み合わせることによって、必要な文書をノイズの混入を防ぎながら細かく、効率よく探すことができる。いずれも日立製作所が自ら開発した検索エンジンであるため連携性、親和性が高く、独立した検索エンジンを採用した場合にありがちなオーバーヘッドがない。

　また、アクセス制御に関しても文書やフォルダ単位で「参照権」「更新権」「削除権」「バージョン操作権」など、きめ細かく利用権限を設定できる。加えて、“操作履歴管理機能”があり、システムに対し「いつ・誰が・どんな操作をしたか」のログを取ることができるため、監査時にこれを証跡として利用することもできる（図2）。

図2　監査証跡機能の概要 （画像をクリックすると拡大表示します）

　ユーザー認証に関しては、既存のディレクトリサービスやWindowsのユーザー管理システムを利用できるため、管理の負荷を削減できる。

　さらに、DocumentBrokerは小さく始めて、大きく育てることができる文書管理プラットフォームでもある。文書を格納する「データベース層」、データベースに対して指示を出す「ミドルウェア層」、業務アプリケーションとの連携部分を構成する「アプリケーション層」のそれぞれが独立した“マルチサーバ構成”を取っており、利用者数や利用頻度の増加、運用期間の長期化などに合わせて、それぞれを個々に拡張して性能を高めることができる。これはシステムの二重化を考える意味でも重要なポイントだ。文書を20年、30年保存するとなると、最初から正確なサイジングは困難だが、これなら段階的にシステム規模を拡張できるというわけだ。

日立製作所 ソフトウェア事業部 第1アプリケーションソフト設計部 主任技師 島田敦史氏

　あるメーカーの新製品開発業務では、DocumentBrokerを利用した文書の電子化で、業務効率を大きく向上させた。製品化までには通常、書庫いっぱいの文書をやり取りしていたそうで、そこに膨大な管理工数がかかっていた。しかし、DocumentBrokerの導入により業務の流れを見直し、保存・再利用のプロセスを効率化。製品化までのスピードはおよそ3倍となり、企業競争力が大幅に向上したという。

　日立製作所の島田敦史氏は「スピードの問題なのです。保存さえされていれば、時間をかければ目的の文書を探し出すことはできます。しかし、スピード経営の時代、それで果たして間に合うか。きちんとした文書管理体制を整えることで、説明責任を果たすだけでなく、本業も必ず強くなる。このメーカーの事例はそれを端的に示していると思います」と語る。

　一方、Hitachi Content Archive Platformは、DocumentBrokerに登録された文書のアーカイブ先として適している。ストレージとしてディスクアレイに保存することの利点は先にも少し触れたが、ここでは表1を基にこの製品の具体的なメリットについて見ていこう。

表1　Hitachi Content Archive Platformで保存するメリット

　テープや光ディスクといった媒体での保存は、常に媒体がキズなどの障害を負う危険性も、盗難の危険性もある。Hitachi Content Archive Platformのストレージであるディスクアレイでは、内蔵ハードディスクに障害が発生しても、パリティデータ（二重）とスペアディスクがあるため、アーカイブデータが二重、三重に保護されている。さらに、定期的に複製を取るとともに、障害が発生したときもこれを自動的に修復する機能がある。このため、“削除もできない”“保存しておいたはずが、いざ必要になってみると読み取れなかった”“存在しなかった”などという事態に陥ることはない。

　Hitachi Content Archive Platformでは、ストレージにディスクアレイを用いているため、ハードディスクベースでの高速アクセス、それも必要になったその瞬間からのアクセスが可能になる。従来のアーカイブメディアはオフラインでの保存が主流のため、検索にも、検索に着手するまでにも多大な時間がかかってしまう。

　これに加え、Hitachi Content Archive Platformには「Write Once Read Many（WORM）」と呼ばれる、更新を認めない改ざん防止機能を持っている。また、定期的に文書の真正性をチェックする機能もある。つまり、自動監視が可能なのである。

　最後は、Hitachi Content Archive Platformが高速全文検索機能を有している点である。数秒で目的の文書を探し出せる能力は、まさにオンラインアーカイブというにふさわしい。

日立製作所 SANソリューション事業部 事業企画部 部長 宮崎聡氏

　日立製作所の宮崎聡氏は、Hitachi Content Archive Platformで実現する文書管理の世界をこう表現する。「文書保存を行うことが重要な責務であると認識しながらも、現実にはそれほど工数を掛けられずに頭を抱えている企業が多いのが現状です。また、仮に保管してあっても、必要なときにすぐに利用できないのでは意味がありません。Hitachi Content Archive Platformは、管理工数を減らしつつもセキュリティはきちんと確保し、その上で“使えるアーカイブ”を実現します」。

　DocumentBrokerの次期バージョン（11月リリース予定）では、Hitachi Content Archive Platformとの連携機能が強化される。クライアントからアーカイブ化の設定ができ、例えば、文書の更新日付をキーに、指定の日付より古い文書を一括でHitachi Content Archive Platformへ移動させることができる。そうすることによって、DocumentBrokerではアクティブな文書を管理し、時間が経ち保管サイクルに入った文書は、改ざん防止機能を持つストレージで保管する仕組みを実現できる。

　このように、Hitachi Content Archive Platformは、DocumentBrokerのファイル格納先として利用すると効率よく文書管理が行える。このほかにも用途に応じて、OpenText株式会社のLivelinkなど、アーカイブ機能を持つソフトウェアと連携させて、既存の業務アプリケーションからダイレクトに文書を保存する格納先としても利用できるのだ。

　日立製作所の文書アーカイブソリューションなら、ただ保存できるだけでなく、全社規模の膨大な文書を長く・的確に、しかもいつでも再利用できる状態で保つことができる。この“いつでも再利用可能”という点が肝心で、これによって企業にとって最重要課題である社会に対する説明責任を果たせるだけでなく、業務効率の向上、ひいては意思決定の迅速化をもたらしてくれる。

図3　業務効率のアップとコンプライアンスを実現 （画像をクリックすると拡大表示します）

　文書管理システムは、もはや、あれば便利な情報系システムではない。“なければ企業が円滑に機能しない、もう1つの基幹系システム”といえるのではないだろうか。

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