ビジネスコンテンツの高度活用を実現する コンテンツ管理ソリューション 「ILF2007」

コンテンツ管理を全社的に統合する 　ECMの導入が不可欠

　今日では、企業がビジネス活動のなかで取り扱う、電子化された“コンテンツ”の量が爆発的勢いで増加してきている。膨大な量のコンテンツを、いかに効率的に蓄積、管理し、従業員が業務活動を行うなかで、それらをスムーズに活用できる環境を整備できるかが、企業にとって重要な課題となっている。

　その一方で、去る2005年に施行された「個人情報保護法」や来る2008年4月期からの適用が予定されている「日本版SOX法」（「金融商品取引法」）といった各種法制度に向けた内部統制やコンプライアンスへの対応が企業にとっての重要なテーマとなっている。企業内にあふれるコンテンツを、適正なID管理に基づいた適切なアクセスコントロールといった仕組みによってコンテンツを漏えいや改ざんから守ることが求められているわけだ。

　このように、コンテンツ管理にまつわるさまざまな課題が浮上するなかで、いま企業に求められているのが、「ECM（Enterprise Contents Management）」の導入である。

　ECMとは、端的に言うならば、従来のように各種コンテンツの管理を個別目的ごとにシステムを導入して実施するのではなく、企業の全体的な観点からコンテンツ管理を統合的に実施していくということ。つまり、企業が保有する多種多様なコンテンツの登録や保存、管理、利用を全社的な視点によって統合化することで、各従業員による効果的な情報共有、管理の効率化によるコスト削減、あるいは適正なコンプライアンス対応などを実現していくことがそのコンセプトの根幹に据えられている。

　最近では、企業内にとどまらず企業グループ間で統合化し、効率的な管理・活用を実現しようという動きも活発化してきている。

求められる効果的な情報共有と 　適正なコンプライアンス対応

　NRIとアイティメディアが、2007年6月5日〜6月13日の期間で、Webサイト上において共同実施した「社内の情報活用に関するアンケート」の調査結果は、まさにそうしたECMの必然性を浮き彫りにするものであった。

　情報活用に関する質問として同調査では、「現在、勤務先で重視しているIT課題」について聞いており、その結果は、「セキュリティリスクへの対応」（53.3％）、「情報の効率的な共有と活用」（48.1％）、そして「業務プロセスの“見える化”と管理」（35.9％）というものだった。

グラフ1　勤務先で重視しているIT課題 セキュリティリスクへの対応が重視されていることが分かる

　こうした結果は、情報の収集・活用の効率化はもちろん、情報を漏えいや改ざんといったリスクからコンテンツを確実に保護することへの要求が大きいことを示しているといえる。その背景には、冒頭でも述べた今日の企業をとりまくコンプライアンス上の要請があることはいうまでもないだろう。

　次に「勤務先の社内情報共有についての課題、問題点」を尋ねているが、それに対する回答は「情報検索／収集に時間がかかる」（63.9％）、「利用者や部署ごとに情報管理方法が異なる」（53.8％）、「関連する情報が複数のシステムや紙書類など複数個所に分散している」（46.8％）となっている。

グラフ2　社内情報の共有についての課題 検索、収集に時間がかかっていることを課題としてあげている率が高く、情報が未整備な状態に置かれているのが現状であることが分かる

　ここにおいては、これまで企業が行ってきた個別目的ごとのコンテンツ管理システムの導入が想定された効果を発揮していないことが明らかになっており、社内情報を効果的に再利用できる環境が未整備であるという事実を裏付けているといえる。

　また、同調査では情報収集に関して、回答者が「日常業務のなかで情報収集／文書検索に1日あたりでどれくらいの時間をかけているか」を尋ねている。それによると、1日あたりの情報収集時間は、全体平均で78分となっており、これは1日の実働時間を8時間と仮定した場合、その16％に相当する時間となっている。

　そのほかこの調査では「企画書・報告書・仕様書などの業務文書を作成する際、最初にどういった行動を取るか」という質問を行っている。その結果、「インターネット検索をする」（67.2％）という回答が最も多く、「社内スタッフに直接、もしくは電話で聞く」（56.6％）および「社内の電子文書を検索する」（55.8％）がそれに次いでいる。

グラフ3　業務文書を作成する際、最初にとる情報収集行動 まずインターネットで「社外」の情報を収集している傾向が出ている

　これらの調査結果からは、企業の従業員が日々の業務時間の多くを情報収集に費やしており、社内よりもインターネットなど社外に存在する情報に依存している傾向が見て取れる。もちろん、社外に依存した情報収集はソースが潤沢である反面、その内容の正確性や精度といった観点からの取捨選択を綿密に行い、自分の業務にその情報を役立てるための加工を行わなければならない。そうしたことが情報収集に要する時間の増大につながっているということもできるだろう。

　要するに、社内に存在するコンテンツ自体は急速に肥大化しているものの、それらを有効に再利用するための環境が整備されていないため、多くの時間を費やして外部の情報に依存せざるを得ないというのが実情だといえそうだ。

　以上のアンケート結果では、各従業員が常に標準化された手順によって、さまざまな形式で存在している社内の情報に必要に応じて容易にアクセスでき、さらにそれらコンテンツがコンプライアンスの観点に基づいて確実に保護されているという環境を切実に求めているという事実が明らかにされている。

　ECMの必然性は、まさにそこにあるといえるわけだ。

ビジネスコンテンツの効率的かつ 　セキュアな共有・運用を可能に

　NRIの提供する「ILF2007」は、そうした今日の企業におけるコンテンツ管理をめぐる課題のトータルな解消を目指し、ECMを実現するためのコンテンツ管理ソリューションを提供する製品である。電子帳票や、Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Officeドキュメントをはじめ、PDFファイルやテキストファイル、イメージファイルなど、現在、オフィスで利用されている多彩なコンテンツを一元管理し、ユーザーの間で効率的かつセキュアに共有できる環境が実現されている。

　ILF2007では、ユーザー／管理者のためのインターフェイスとしてWebブラウザで利用可能な「ILF Web Viewer」という統合ビューアを提供。このビューアには、「Document Manager」「システム管理」「ワークフロー」という3つの機能が組み込まれており、それぞれの機能を切り替えるためのタブが備えられている。

図1　ILF2007の統合ビューワ（クリックすると拡大します） 右下のウィンドウは複数のイメージファイルを一元管理できる「PowerBinder」

　まずDocument Managerだが、これはILF2007のメイン画面というべきもので、ユーザーが多様なドキュメントファイルやイメージファイルの登録、検索、閲覧、管理を行うための各種機能を提供している。ユーザーは、ILF Web Viewerからシステムにログインすると、自分がアクセス可能なフォルダが、エクスプローラライクなツリービューを備えた画面上に表示される。ユーザーはそこでエクスプローラと同様の使い勝手によってフォルダを開いたり、各アプリケーション上でドキュメントを表示させたり、あるいはファイルを移動／コピーするといった操作を容易に行えるようになっている。

　また、Document Managerではファイルのバージョン管理をはじめ、アクセス権の設定、あるいは監査証跡の取得といった機能が提供されており、ファイルに対する操作はすべてユーザー権限に応じて厳密にコントロールするほか、ファイルの登録時にはチェックイン／チェックアウトが適用され、複数ユーザーによる二重更新なども未然に防止できる。さらに、監査証跡については「いつ」「誰が」「ファイルのどのバージョンに」「どういうアクセスを行ったか」といった詳細な管理が可能である。Document Managerが提供するこうした機能は、コンプライアンスに対応した業務統制はもちろん、監査に向けた証憑作成においても大きな威力を発揮することになるだろう。

　加えて、Document Managerにおいて提供される検索機能も非常に強力だ。キーワードによるファイル検索はもちろん、複数のファイル属性による絞り込み検索、検索文字列によるドキュメント内の本文検索も可能。ドキュメント編集で付加されたコメントなども対象文字列として検索することもできるなど、スピーディで効率的な検索を行うことができる。

　そのほか、ILF2007におけるユニークな機能として注目されるのが、紙文書などをスキャナ等で取り込み、複数のイメージファイルを1つにまとめて管理、参照を可能とする「PowerBinder」がサポートされていることだ。

　PowerBinderは10年以上前より電子ファイリングシステムとしてNRIが展開していた製品で、ILF2007ではこのPowerBinderを機能統合している。PowerBinderで保存されたファイルはDocument Managerのインターフェイスを介して、さながら実物のバインダと同様のイメージで閲覧することができる。各ファイルをグルーピングするためのタブなども備えられており、極めて直感的な操作によるアクセスが可能である。

ビジネスコンテンツの承認プロセスを支援する 　ワークフロー機能で内部統制を促進

　ILF Web Viewerで提供される2つ目の機能となるシステム管理機能では、管理者がユーザーの登録／変更、あるいは各人の権限の設定を行うための一連のユーザー関連機能が提供されるほか、システムに記録された監査証跡を必要に応じて検索、参照したり、どのような情報を監査証跡として取得するかを設定するための機能も提供されている。さらには、ILF2007で管理されているフォルダやドキュメント、ファイルサイズ、ユーザー数などの状況をリアルタイムに集計する機能を備えるなど、コンテンツ管理業務をさまざまな局面からサポートしている。

　そして、ILF Web Viewerで提供する3つ目の機能となるワークフローについてだが、一般にビジネスコンテンツのライフサイクルを考えた場合、そこには登録、配布、改訂、廃止といったプロセスがあり、それら各プロセスにおいては、作成者等による申請依頼、レビュー担当者による確認、上長による承認といった一連の処理の流れが存在する。ワークフロー機能は、こうした流れをシステム的に実行するためのものだ。

　その典型的な流れとしては、申請者が申請対象となるファイル、およびレビューや承認を得るべき担当者をILF Web Viewer上で設定して依頼を発行すると、指定された各担当者の元にその旨が通知される。そこで、各担当者はDocument Managerなどを使ってドキュメントの内容を確認、承認／却下等の判断を下すと、その結果が申請者に通知されるといった具合だ。また申請中の案件についてのステータスの確認や、自分が現在承認やレビューを依頼されている承認案件の一覧なども容易に行えるようになっている。

図2　ILF2007のワークフロー機能（クリックすると拡大します）

　このようなシステムによるワークローを実現することで、従来のように対象となるドキュメントを印刷して承認を得るようなケースに比べて、はるかに効率的でセキュアなプロセスの実行が可能となる。もちろん、実施したワークフローを監査証跡として保存できることも、コンプライアンス上、大きなメリットとなるだろう。ILF2007はこうしたワークフロー機能を電子帳票を対象に今年5月に先行リリースしており、2007年内リリースをめどに、ILFで扱う全ての文書においてもワークフローを適用できるように機能拡張を進めている。

　また、積極的なコンテンツ活用と切り離すことができないのが、情報漏えいや改ざんの抑止に代表されるコンテンツ保護の機能である。昨今増加する情報漏えい事件の過半数が紙媒体による情報漏えいであることを鑑み、ILF2007ではユーザーの権限に応じた印刷制御機能のほか、マスキングやウォーターマークの機能を搭載して機密情報の外部流出の抑止を実現している。現在、印刷制御に加え電子データそのものの改ざん・漏洩を抑止するための機能拡張を進めており、セキュアな環境で安心してコンテンツ活用ができるコンテンツ管理基盤の整備を進めている。

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　以上のようにILF2007は、全社規模での柔軟かつセキュアなビジネスコンテンツの共有を通して、企業におけるECMの実現を強力にサポートするソリューションである。

　なお、ILF2007の提供元であるNRIは、国内企業におけるECMにかかわる啓蒙およびその適用支援に積極的に取り組んでいる企業としても知られる。そうした立場から同社では、ILF2007をはじめとする同社コンテンツ管理基盤製品のさらなる強化を含めた、ECMのための統合ソリューションの構築、あるいはコンテンツ管理にかかわる各種コンサルティングサービスの提供といった取り組みによって、顧客へのECMの普及に注力しているところだ。