客先への提出物をpdf化する理由

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さいくろう: 大ベテラン; 会議室デビュー日: 2005/11/19; 投稿数: 170; お住まい・勤務地: 川崎市

投稿日時: 2007-03-01 22:30

引用:
sandさんの書き込み (2007-03-01 22:20) より: 上司に聞いてもそういう決まりになっているの一辺倒でした。

じゃ、それでいいんじゃないの？
それ以上に、何が必要なのかしら。

ぽぴ王子: ぬし; 会議室デビュー日: 2006/03/24; 投稿数: 475; お住まい・勤務地: お住まい:城・勤務地:城

投稿日時: 2007-03-01 22:54

引用:
sandさんの書き込み (2007-03-01 22:20) より: 上司に聞いてもそういう決まりになっているの一辺倒でした。

さいくろうさんじゃないですが、それに対して

引用:
これの理由がイマイチわかりません。

と仰っているわけですよね。
で、我々にどんな意見を求めているのですか？
「そういう決まり」というのであれば、そういう決まりなのでしょう。
決まりに不満があるならすぐさま上司に掛け合うべきでしょうし、sand さんがどんな
意見を求めているのか、逆にこちらの方が知りたいです。
_________________
ぽぴ王子＠わんくま同盟
ぽぴ王子の人生プログラミング中 / ぽぴンち。

nagise: ぬし; 会議室デビュー日: 2006/05/19; 投稿数: 1141

投稿日時: 2007-03-01 23:22

引用:
sandさんの書き込み (2007-03-01 22:20) より: 上司に聞いてもそういう決まりになっているの一辺倒でした。

ちゃんとした理由がないと納得いかないのでしょう？

実際のところ、PDFで、という決まりは「何か理由があって決まったルール」
だとは思うのですね。
ただ、会社というのは複数の人間で運用しているものですから、
「理由がなんだったか失われてしまったが、ルールだけは残っている」
というものが結構あったりするのですね。

そして、そういうルールこそが、足を引っ張っていたりするという…。

本来の目的が失われ、手段こそが目的となってしまっているときに
その本来の目的を取り戻そうと言うのはよいことだと思いますけどね。

Cluster: ぬし; 会議室デビュー日: 2003/03/06; 投稿数: 289; お住まい・勤務地: 大阪

投稿日時: 2007-03-02 00:49

誰も書いてないＰＤＦ化するメリットを一つ。

WordやExcelファイルのまま客先に送ると、普段は見えないところ（Wordの更新履歴とか、Excelの非表示シート／セルとか）にとんでもない情報が入ってて、えらい騒ぎになる事があります。
＃昔、取引先から受け取った書類にそういうとんでもないのが含まれてた経験あり

PDF化しておけば、見えないものは含まれないのでそういう心配はないかと。

ちゃっぴ: ぬし; 会議室デビュー日: 2004/12/10; 投稿数: 873

投稿日時: 2007-03-02 00:54

引用:

Clusterさんの書き込み (2007-03-02 00:49) より:
WordやExcelファイルのまま客先に送ると、普段は見えないところ（Wordの更新履歴とか、Excelの非表示シート／セルとか）にとんでもない情報が入ってて、えらい騒ぎになる事があります。
＃昔、取引先から受け取った書類にそういうとんでもないのが含まれてた経験あり

蛍光ペンで塗りつぶされてって事件もありましたね。

あと、顧客が紙大好き人間の場合、PDF にするべきでしょう。
XPS という選択肢は一応できましたが、現状では圧倒的に PDF ですね。
[追記]# 本題とは全く関係ないですが[/追記]

[ メッセージ編集済み編集者: ちゃっぴ編集日時 2007-03-02 00:55 ]

Yamane-D: 会議室デビュー日: 2003/07/11; 投稿数: 13; お住まい・勤務地: 関東近辺

投稿日時: 2007-03-02 15:56

既にClusterさんに書かれてしまったのですが、WordやExcelのファイルを右クリックして表示されるプロパティには、作成者やタイトルの情報が入っています。そこに、資料提出先と競合関係にある会社の名前なんかが入っていた日にゃ..（実話）。

実際、Officeのバージョンによってここの表示内容が変わるようなので、Officeのバージョンがまちまちな職場では、指摘しても修正できない、なんて事もあります。

という問題もありますし、Excelで仕様書を書く文化の会社だと、綺麗にレイアウトしたつもりが、客先プリンタの違いや、Excelのバージョン違いなどでレイアウトやセルのはみ出具合が変わってしまい、見た目が変わるという可能性もあります。

というわけで、共通フォーマットとしてPDFというのは、選択肢としては悪くないと個人的には思います。

#んーと、アレ、ほら、XPSでしたっけ？あれはどうなんでしょう？

まいるどきゃっと: 大ベテラン; 会議室デビュー日: 2004/08/12; 投稿数: 135; お住まい・勤務地: 群馬

投稿日時: 2007-03-03 07:38

やっぱり、PDFファイルなら客先のMicrosoft Officeの有無やバージョン、プリンタを気にしなくていいのが大きいですね。そういったことを限定できる範囲内でのファイルのやり取りならMicrosoft Officeのファイルでも問題ありませんが、できない所にドキュメントを送る場合はPDFのほうがそういったことを気にせずに済みます。

また、そのドキュメントが何らかのマクロや、Excelなら計算式を含んだものの場合はそのまま送るのは問題があると思います。

相手先に修正してもらう必要のないドキュメントはPDFでやり取りした方がお互い余計な苦労をしなくてすむのでいいと思います。

[ メッセージ編集済み編集者: まいるどきゃっと編集日時 2007-03-03 08:02 ]

Yupa: 会議室デビュー日: 2004/12/02; 投稿数: 11

投稿日時: 2007-03-09 10:31

技術的にはAcrobatでPDF化したところで偽造防止にはならないと思いますが、一般的には「編集は認めませんよ」という意思表示くらいの効果はあるのではないかと思いますよ。

Word文書、Excel文書は「編集途上」という風に一般的には見ると思います。それに対して先方からコメントが入る、というやり取りになるのではないかと思います。

PDFを編集するとなると、かなり「確信犯的」と見れるのではないでしょうか。

つまり第3者から見ての「完全性」の問題ではなく、やり取りしている当事者間の問題ではないかと。

#ちなみにうちは最終版ですらWORD・EXCELで送る素人集団ですが・・・。

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