検索や業務アプリとの連携を強化したドキュメント管理ソフト：書棚やバインダを再現したGUIで分かりやすい管理が可能に

[大津心，＠IT]

　PFUは5月21日、紙文書をデジタル化して保存できるドキュメント保管ソフトウェアの新バージョン「楽2ライブラリ クライアントサーバ V5.0」と「楽2ライブラリ Document Manager V5.0」を発表した。出荷日は、クライアントサーバが6月5日から、Document Managerが6月30日から。

　楽2ライブラリシリーズは、書棚やバインダを再現した分かりやすい操作画面を特徴としたドキュメント保管ソフトウェア。富士通のスキャナ「ScanSnap」と組み合わせることで、簡単に既存の紙文書をデジタル化・保管できるという。現在7万ライセンスを出荷している。

　最新バージョンとなるV5.0の主な強化ポイントは、「業務アプリからの直接ファイリングに対応」「検索性の向上」「エントリパッケージ追加」の3点。従来のバージョンでは、業務アプリケーションが出力するデータはいったん紙に印刷・スキャンし、電子化してから登録する必要があった。そこで今回のバージョンでは、業務アプリケーションの印刷処理を行うことで電子化し、楽2ライブラリに取り込める機能を追加した。これにより、印刷コストやファイリングの時間を削減できるという。

　検索機能の強化では、キーワード検索した結果を1冊の仮想バインダにまとめて閲覧できるようにした。例えば、「アイティメディア」とキーワード検索すると、アイティメディアに関連する書類がすべて1冊のバインダに集約され、ユーザーはまとめて閲覧することができる。

　また、クライアントサーバ版では、従来の「10クライアント付基本パッケージ」（25万円）に加え、新たにエントリモデルとして「5クライアント付エントリパッケージ」（15万円）を追加した。

　Document Manager V5.0では、内部統制の観点から権限ごとに持ち出しや閲覧権限を設定できる機能を搭載したほか、大規模運用向けに従来バージョン比5倍となる500万文書まで対応できるようになった。業務システムではOBCの奉行シリーズで連携し、奉行シリーズのデータを直接ファイリングできるという。

　PFU ドキュメントソフトウェア事業部 第一開発部 プロジェクトリーダ 泉真悟氏は、「紙文書をデジタル化することによって、『紙の保管コスト』と『文書を探す手間』という2つの大きな課題を克服できる。例えば、紙の保管コストは50名程度のフロアだと1年間で67万円かかっている。手間は時給2000円の人間が月300回検索すると仮定すれば、1年間で180万円のコストがかかる。このコストを大幅に減らすことができるのは大きい。また、グラフィカルにキャビネットを再現しているので、非常に使いやすいと好評だ」と特徴を述べた。