コラボレーションを武器に、IT部門による全社最適を：自らが主導せよ

[伏見学，＠IT]

　ソフトウェア開発のネオジャパンは7月2日、企業のIT担当者に向けて「“脱作り込み”でコスト削減を実現させるグループウェア活用法」と題したセミナーを開催した。基調講演に登壇した調査会社のアイ・ティ・アール（ITR）の舘野真人シニアアナリストは、グループウェアやコラボレーションツールなどに対する企業の関心の高まりを受け、失敗しないコラボレーション基盤作りのポイントを解説した。舘野氏は「全体最適の視点が不可欠だ」と繰り返し強調した。

　なぜ今、コラボレーション基盤が注目を集めているのか。ITRが毎年実施する「IT投資動向調査」の2010年度版によると、アプリケーション分野別の注力度で「コラボレーション／グループウェア」は上から6番目に位置する。中でも製造業を中心とした大企業での注力度が高い。その理由として、在宅勤務をはじめ多様化するワークスタイルへの対応や、コンプライアンスに対する意識の高まり、Web技術の進歩、「リーマン・ショック」以降さらに顕在化したコスト削減の必要性などが挙げられる。加えて、iPhoneやiPadといった新しいコミュニケーション端末の登場も大きく影響しているという。コスト削減への期待については、特に製造業を中心とした大企業でのコラボレーションツール／グループウェアに対する注力度が高いことからもうかがえる。

なぜ自社開発システムが多いのか？

　しかし問題点もある。コラボレーション基盤への注目度は高いものの、すぐさま別の製品に乗り換えられるかといえば、事はそう容易ではない。ITRとアイティメディアが共同で実施した調査によると、回答者全体の4割近くが同じコラボレーションツールを10年以上も使い続けているが、利用年数にかかわらず一度製品を導入すると乗り換え率はあまり高くないのが現状である。さらには、IBMの「Lotus Notes／Domino」に次いで、全体の4分の1以上の企業が「自社開発システム」を利用しており、ユーザー部門にとっては自分たちの業務に合わせたカスタマイズ可能なシステムとして、パッケージ製品よりも「作り込み」を好む傾向にある。

　利用期間が長期化しがちなコラボレーションツールでは、現在の機能やコストだけでなく、将来にわたる拡張性が求められているものの、ユーザー企業は製品のデモンストレーションだけを見て機能要件で選んでしまったり、IT部門がユーザー部門の意見を聞き入れ過ぎてしまったりするケースが多いという。

全体最適の視点で変革を

　では、あるべきコラボレーション基盤とは何か。舘野氏は「現状のビジネススタイルから要件を導き出すのではなく、企業が求めるあるべき姿と技術シーズを考慮し、全社最適の視点で考えるべきだ」と力を込める。そのためには、コラボレーションツールを企業の業務プロセス全体の中で考える必要があるし、部分最適に陥りがちなユーザー部門にとらわれることなく、IT部門が全社最適の視点から自ら率先してコラボレーション基盤の将来図を提案することが重要である。

　そうした企業変革の鍵を握るのが、リアルタイムコミュニケーション技術である。具体的には、Web会議やVoIP、ユニファイドコミュニケーションなどの企業内通信サービスをクラウドコンピューティング型で提供するCaaS（Communication as a Service）の存在が、企業のコラボレーション基盤を一気に進化させる可能性が高いとしている。上述したITRとアイティメディアの調査でも、クラウドサービスの用途として、グループウェアや電子メールなどの情報系システムが上位にきており、期待感が高まっている。

　「企業を改革する上でコラボレーションツールは非常に効果的な道具といえよう」（舘野氏）