導入の背景
会計士はクライアント先に出向いて仕事をすることが多い
株式会社ブレイン（以下、ブレイン） は、大阪と神戸にオフィスを構える会計事務所。公認会計士4人およびスタッフ十数名で関西一円の数多くのクライアント企業に対して高度な財務・会計・経営支援サービスを提供している。
また、ブレインは中小企業としては珍しく、早くから社内に情報共有のためのサーバを導入・活用してきた企業である。同社の代表取締役で、自身も公認会計士として活動する岩井正彦氏によれば、その背景には会計士特有のワークスタイルがあったという。
「ブレインの会計士は、基本的にクライアント先に出向いて仕事をすることが多い。そのため、社内に保存しているさまざまな情報や業務アプリケーションに、出先からインターネット経由でアクセスする必要があった。まだクラウド上にデータを置き、クラウド上のアプリケーションを使うという概念がない時代だったので、社内に業務用サーバを設置するしかなかった」（岩井氏）
そのため、ブレインでは2006年から、マイクロソフトの「Windows Small Business Server 2003（以下、SBS 2003）」を社内に導入し、Exchange Serverのメールサーバ機能や予定表機能、リモートアクセス機能、あるいはファイル共有機能などを長く活用してきた。そして、2013年に入りサーバリプレイスの時期が近付いてくるにつれ、次期ITインフラを検討する必要性に迫られていた。
導入の経緯
社内サーバだとディザスタリカバリやメールボックス容量の観点で課題が残っていた
ブレインのSBS 2003の導入・運用を手掛けた、株式会社アイシージェーピー （以下、アイシージェーピー）代表取締役 渡部孝一氏によれば、今回のリプレイスを機に、これまで抱えていた、サーバ運用に関するいくつかの課題を解決したいと考えていたという。
「メールサーバは業務にとって極めて重要なインフラなので、一時たりとも止めたくない。また万が一の災害に備えて、メールデータや電子ファイルもきちんと保護したかった。そのためには、従来のように社内にサーバを設置するより、クラウドサービスを活用した方が運用費の削減とシステムの信頼性を同時に担保できると考えた」（渡部氏）
またブレインでは業務上、会計データのファイルをメールに添付してクライアントとやりとりすることが多く、知らず知らずの内にメールボックスの容量が不足することがあった。不足すると、そのたびにデータをローカルに移行しなければならなくなり、業務効率を下げていたのだ。これもまた、ブレイン社内では大きな課題として挙がっていたという。
こうしたシステム面でのさまざまな課題を一気に解決するために、ブレインがSBS 2003に代わる新たなITインフラとして導入を決めたのが、マイクロソフトが提供するクラウドサービス「Office 365」だった。
導入の効果
スムーズな移行で社内サーバ運用コストや不安から一気に解放される
早速アイシージェーピーは、ブレイン社内における従来のSBS 2003の環境をOffice 365上に移行する作業に着手した。
「Exchange Server上のメールデータや予定表データを『Exchange Online』環境へ移行するのが主な作業だったが、これ自体は極めてスムーズに1日程度で完了した」（渡部氏）
なお移行作業の間、ユーザーは一切移行作業が行われていることは意識しなかったと岩井氏は付け加える。
「裏側の仕組みがSBS 2003からOffice 365に切り替わっても、われわれユーザー側は一切それを意識することなく、従来通りOutlookからメールや予定表の機能を使い続けることができた。もちろん、移行後はメールボックス容量が以前とは比べものにならないほど増えたため、容量不足が一気に解決できて大変助かっている」（岩井氏）
また岩井氏は、社内サーバ環境をOffice 365のクラウド環境に移行したことで、ITインフラの運用について余計な気を煩わせずに済むようになった点を大きなメリットとして挙げる。
「サーバのトラブルや、メールボックスの容量不足などへの対処など、本来の業務以外のことで煩わされることが一切なくなった。特にブレインのように、社内にITの専門要員を置く余裕がない中小企業にとって、これは非常に大きなメリットだと思う」（岩井氏）
一方で、渡部氏はITインフラを運用する側の立場から、Office 365を導入したことによる運用効率化のメリットを強調する。
「社内で独自にメールサーバを運用する場合は、スパムメール対策などに非常に手間が掛かるため、運用する側にとっても負担が大きい。その点、Office 365のExchange Onlineのように、クラウド側でメールシステムの安定稼働を担保してくれる仕組みは、われわれにとっても大変ありがたい」（渡部氏）
今後の展開
SharePoint Online、Office オンデマンド、Lync Onlineの活用で業務効率のさらなる向上を
さらにブレインでは現在、従来のSBS 2003環境にはなかったOffice 365ならではの機能を積極的に活用し始めている。中でも岩井氏が重宝しているのが、多種多様なデバイスからクラウド環境に容易にアクセスできる機能だ。
「私は普段、Windows PCのほかにも、さまざまなデバイスを使い分けているが、Office 365はどのデバイスでも親和性が高いので、非常に使い勝手が良い。現在、『SharePoint Online』を通じて異なる端末間でデータを共有する取り組みを進めている」（岩井氏）
また岩井氏は、Office 365に含まれる「Office オンデマンド」機能にも注目しているとのこと。Office オンデマンドとは、ストリーミング配信のテクノロジを使用して、Windows 7またはWindows 8のPCにOffice クライアントをオンデマンドで配信する機能。利用に当たってはプログラムがテンポラリ領域に配信、展開されるため、そのPCの管理者ではなくても常に最新のOfficeを利用できる。
ブレインでは、クライアント企業先のPCを借りて作業することもあるため、もしそこで旧バージョンのOfficeしかインストールされていなかったとしても、この機能を使えば社外の端末でも最新版のOfficeを使って効率良く作業ができるというわけだ。
さらには、Office 365に含まれるWeb会議・インスタントメッセージ機能を提供する「Lync Online」の活用まで、すでに視野に入れている。
「ブレインの神戸オフィスでは、クライアントとのやりとりは今まで一般公衆回線を使って行っていたが、今後はLync Onlineを使うことで、電話代を大幅に節約できるのではないかと期待している」（岩井氏）
※本記事は日本マイクロソフトにより提供されたコンテンツを一部編集の上、掲載したものです。
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提供：日本マイクロソフト株式会社
アイティメディア営業企画／制作：＠IT 編集部／掲載内容有効期限：2013年9月30日
