仕事で使える！Googleカレンダー――Chromebookビジネス活用術：書籍転載（2/4 ページ）
Googleのスケジュール管理ツール「Googleカレンダー」で仕事を効率化するための情報をコンパクトにまとめた活用ガイド。クラウドをもっと仕事に活用したい、Googleカレンダーでビジネス環境をスピードアップ、効率化したい。そんな方のためにTipsなどを読みやすいテキストで紹介する。
Gmailアドレスですべてのサービスが利用可能
Googleアカウントとは、Googleのサービスを利用するためのIDである。どんなメールアドレスでも利用できるが、多くの場合、GmailアドレスそのものがGoogleアカウントになっている。すでにGmailを活用している人は、Googleアカウントを持っていることになる。
まだGoogleアカウントを持っていない人は新規のGoogleアカウントを取得しよう。携帯電話の電話番号さえあれば簡単に登録できる。
Googleアカウントを取得するためには「Google アカウントの作成」ページへアクセスする。
次のステップに進むとGoogle+のプロフィール作成画面になるが、スキップしても大丈夫。次のページで「開始する」をクリックすると、Googleカレンダーを使い始めることができる。ほんの数分の作業だ。
取得したアカウントでGmailもGoogleドライブもGoogleハングアウトも利用できる。容量はぜんぶ合わせて15GB。足りなくなれば1.99ドル／月で100GB、9.9ドル／月で1TBまで拡張できる。
なお、ビジネス版であるGoogle Apps for Workだと30GB、Google Drive for Workだと無制限に利用できる。
Googleカレンダーの基本的な考え方は、オンラインで予定を登録し、オンラインで共有するというものだ。Googleカレンダーはオフラインでも使えるがオフライン機能はおまけにすぎない。
そのため、なによりも大事なのは、ネット環境の確保となる。無線LANが使える場所ならいいが、ない場合はスマートフォンのテザリング機能を使う、モバイルルーターを使うなどの手段を用意してネット環境を確保する。
Googleカレンダーのメリットとは？
■このセクションのまとめ
Googleカレンダーを利用する最大のメリットはあらゆる予定の共有機能だ。「自分だけでなく同僚や上司、知人の予定確認」や「会議室やプロジェクターなどの設備予約」機能は、単なるスケジュール管理にとどまらない、仕事に使える予定の「見える化」ツールである。
個人のスケジュールを管理できる
Googleカレンダーを使うメリットは「いつでもどこでも予定を管理できる」ことである。
Googleカレンダーを使うと、仕事の進め方が変わってくる。自分の予定のメモ代わりであった予定が、人に見せるための予定になる。その結果、いつでも、どこでもチームで仕事がやりやすくなる。
筆者は企業に所属し、いわゆるサラリーマンとして仕事をしているが、ひとりだけで仕事をしているわけではない。たとえば、顧客向けの営業活動では、営業担当者との予定の共有が欠かせないし、自分自身の働き方やパフォーマンスを評価する上司や同僚との意見のやりとりの上でも、活動履歴の代わりともいえる予定情報が欠かせない。
その他、海外の同僚とのミーティングの設定時なども、自動で時差を吸収してくれるカレンダーの存在が欠かせない。特にアメリカなど海外にはサマータイム制度など日本には馴染みの薄い制度が存在している。そのような国の方と予定調整を電話やメールでしていた場合、「もしかしたら自分の認識不足で、１時間ずれてしまうかも……」といったことがある。
家族との休日のやり取りであれば１時間のずれはなんとかなるかもしれないが、ビジネスではそうはいかない。その１時間のズレで、もしかしたら会社に大打撃を与えてしまうかもしれないからだ。
あらゆるもののデジタル化が進む現在、予定の管理と共有は無くてはならない作業であるといえる。もし個人の予定を自分の紙の手帳に記入していたら、おそらく電話やメールやチャットがスケジュール調整の連絡で鳴り止まないだろう。返事が遅い時には、個人的なFacebookなどソーシャルネットワークサービスのアカウント宛にメッセージが飛んでくるかもしれない。
全ての予定の登録や公開が必須であるとまでは言えないが、少なくとも仕事上で空き時間がわかるように個人の予定をGoogleカレンダー上に登録して公開しておくことは、スムーズで効率的に仕事をすすめる上ではもはや必須であるのかもしれない。
マルチデバイスで使える
Googleカレンダーを始め、Googleのサービスは「100％Web」と呼ばれる思想で開発されている。これは、サービスすべてがWebで提供され、ユーザーは「機能の100％をWeb経由で」活用できるというものだ。ブラウザーさえあれば専用ソフトウェアなどの導入は一切不要だ。
従来のシステムでは、様々な処理をサーバー側で行い、パソコンなどのクライアント側にはサーバーでの処理結果を取得するためのソフトウェアの存在が欠かせなかった。しかし、クライアントのソフトウェアがデータを取得することは、同時にそのデバイスでのみデータを取り扱えることにもなる。ネットワーク上で共有されていないのだ。
そのクライアントがオフィスに設置された社内ネットワークでのみ扱えるパソコンでは、予定の確認をするためにもまずは会社に立ち寄らなければならない。気がつけば予定の確認や調整のためにオフィスに戻る時間を要し、日中の顧客訪問のあとであれば残業する必要も出てくるだろう。
Googleカレンダーは、このような従来型のワークスタイルを大きく変えられる。登録されている予定の情報は、いつでもどこからでも確認や登録可能だ。たとえば外出先での打ち合わせが終わるタイミングで、次回の訪問日程や同行するメンバー予定も、スマートフォンやタブレットを通じてどこからでも確認して調整することができる。
もちろん関係者の予定をその場で確認した上で、予定の仮押さえだけをする、といったこともできてしまう。「予定の調整のために帰社する」「関係者に次回打ち合わせの候補日を送る」など、これまでは当たり前と思われていた行動を簡素化し、場合によってはなくしてしまうこともできるのだ。
設備予約として使える
自分自身の予定は、ビジネスマンであれば誰でも手帳など何かの手段で管理しているだろう。しかし、会議を開催するには自分や参加者のスケジュールだけでなく、場所の確保も必須となる。
訪問先であれば、先方のオフィスで部屋を予約してもらうだろうが、自社内での会議であれば部屋を押さえるのも自分の役目となる。
最もアナログな場合は、会議室に置かれている予約表の確認や記入が必要かもしれない。また、部屋は確保できたとしてもプロジェクターを使うために、わざわざ早朝から出勤してプロジェクターを確保しておく、といった努力をしている人もいるだろう。
企業向けに提供されている「Google Apps for Work」や「Google Drive for Work」などのサービスでは、「設備予約」の機能が提供されている。無料のGoogleアカウントでは利用できないのだが、これらのサービスを使うことで会議室や設備（プロジェクターやホワイトボードなど）の空き状況の確認や予約もGoogleカレンダーを使って行うことができるのだ。
Googleカレンダー上で設備予約をする際は、その時間に空いている会議室や設備のみが表示されるので、重複予約などにより会議直前に焦ることはない。
会議室以外にもオフィス内には様々な備品が存在する。首都圏では少ないかもしれないが、地方では異動に必須な社有車ですら立派な共有備品となる。顧客訪問の際には予定だけでなく社有車の手配なども必要となるかもしれない。
これらの設備、備品類は全てGoogleカレンダー上で空き状況の確認と予約ができるため、調整にかかる手間や時間が大幅に削減できる。
共有オプションや委任機能も使える
役職上重要な会議を任されたり、社内異動のための面接といったデリケートな内容が含まれる予定の場合は、誰にでも全てのスケジュールが見えるのは問題だ。そのようなケースに備えて、Googleカレンダーでは予定の見せ方を選択することができる。
具体的には、空き時間情報のみ公開し、会議の件名や内容については一般的なユーザーには見せなくすることもできるのだ。もちろん同じ会議に参加するスタッフにも内容が見えなくなっては困るため、特定のメンバーにのみ予定と内容を見せる、という設定が可能だ。
もう一つ重要な機能として、代理人の設定機能がある。重役などに専任の秘書が存在し、予定の確認や調整は秘書を通じて行われることも多い。こういった一般社員にはあまり馴染みのない予定の管理方法にもGoogleカレンダーは代理人機能で対応することができる。
仕事を行う上で「見せたいもの」と「見せたくないもの」は必ず存在する。Googleカレンダーはシンプルに予定を共有し公開するものではあるが、これらのさらに細かいビジネス上のニーズにもしっかり対応できるよう設計されているため、安心して導入し、使いこなすことができるのだ。
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