「無駄な会議」が多い本当の理由：小規模チームだからこそ「無駄」を排除したい

組織の大小を問わず、「関係者が顔をそろえて互いに状況報告するだけ」の会議は本当に多いものだ。だが基礎体力に余裕のない小規模組織にとって、そうした時間の無駄は経営効率上、決してばかにできない問題だ。ではどうすれば「無駄」を排除できるのか？ この問題解決に多くの実績を持つアトラシアンに話を聞いた。

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企業組織における「無駄」の象徴といえば？

　組織の規模の大小を問わず、ソフトウェア開発における生産性は重要な課題である。特に小規模な組織においては、無駄を許容できるだけの余裕がない場合も少なくない。そのためにも、できるだけ迅速に顧客に価値の提供を行い、それに対する対価を早く得ることで、ビジネスの継続性を高めていくことが重要である。

　そこで、極力「無駄」を排除していこうということになるのだが、その無駄とはどこにあるのだろうか？ これを周囲に聞いてみれば、「会議」という声が第一に挙がるのではないだろうか。

　もちろん、物事を決定するための重要な会議も多く存在する。だが、ここで「無駄」と言われるような会議のほとんどは、「定例会議」や「進捗会議」といった「情報共有のための会議」だろう。各参加者が自分の作業内容や活動内容をまとめて報告し、ほとんどの内容は議論するでもなく終わる――無駄な会議といえばこうした印象が強いはずだ。会議の時間はもとより、発表資料を作成するための時間すらもったいない。

　だが、ここで気を付けたいのは「会議自体が無駄」というわけではないことだ。本来なら有意義な会議を「無駄」なものにしている真因は別のところにある。それは実績に基づく作業記録がないため、会議という場で口頭で共有しなければならないこと、そのため共有だけに時間が割かれてしまうことである。

「情報のトレーサビリティ」が“無駄”を一掃

　アトラシアンではそうした「無駄」の真因を見据え、「迅速に価値の提供を行い、それに対する対価を早く得る」ための手段を提供しているという。それは「ソフトウェア開発チームが効率よく連携することで、迅速な価値提供を可能にする」ツール群だ。具体的には、情報の管理、共有のための「Confluence」、タスク管理、プロジェクト管理のための「JIRA Software」、ソースコード管理のための「Bitbucket」、継続的インテグレーション／継続的デリバリーのための「Bamboo」などである。これらをチーム内での役割に応じて、各スタッフが使い分けられる仕組みとしている。

　では、これらを使うことでなぜ「無駄」を排除できるのか？ それはツール間の連携によって情報のトレーサビリティを実現できるからに他ならない。例えばアプリケーションの企画者は、自分が企画した機能の開発状況を、自身の企画書から確認できる。プロジェクトマネジャーは、作業の優先順位を付けて担当者に割り振れば、あとは実際の作業進捗に応じてリアルタイムに作業進捗を把握できる。開発者は、自分に割り振られた作業を着実にこなしていくことで、作業実績が自動的に記録されていくため、進捗報告に煩わされることなく作業に集中できる。リリース担当者は「今回のリリースにどのような修正が含まれているのか」を全てツール内で確認できる。

　これにより、“それぞれの立場で”他のメンバーの作業進捗を一目で把握できるようになる。そのため、わざわざ会議で進捗報告をする必要がなくなる――すなわち「議論すべきこと」に注力する“意味のある会議”ができるようになるわけだ。

　以下の動画は、実際にツールが連携し、実績に基づいて情報が集約されていく流れをまとめたもの。ご覧いただければ「情報のトレーサビリティ」がいかに効率向上につながるのか、鮮明にイメージできるはずだ。

「アトラシアン製品で実現するスムーズな情報追跡」（YouTube）

Confluence、JIRA Software、Bitbucket、Bambooを全て使用しても、10ユーザーまでなら40ドル――スターターライセンスを試してみよう

　ところで、このように4つもツールを使用した情報共有など、「コストが掛かかりすぎて、ウチのような小規模チームではとても導入できない」と思う人もいるかもしれない。そうした声も想定し、アトラシアンでは小規模チームでも気軽に利用可能なスターターライセンスを提供しているという。

　スターターライセンスでは、アトラシアンが提供している各製品において、Server版（オンプレミス）は10ドルで永続ライセンスが入手可能、Cloud版は月額10ドルで利用可能。しかも、10ユーザーまでであれば特別な資格も必要なく機能制限なしで使用できる（一部製品は制限ユーザー数が異なる）。 詳しくはアトラシアンのスターターライセンスのサイトをご覧いただきたい。

アトラシアン スターターライセンス詳細ページ

　これを利用すれば、先ほどのConfluence、JIRA Software、Bitbucket、Bambooの全てを使用しても、10ユーザーまでなら40ドルで実現できてしまう。このスターターライセンスは、アトラシアンがまだスタートアップだったころ、「自社の業務を回す上で欲しかった機能」を「その当時の自分たちが欲しかった価格」で提供することを目的としているという。とはいえ、スタートアップ企業に限らず誰でも利用可能なことは前述の通りだ。

　またアトラシアンは、スターターライセンスを通じて社会貢献活動にも取り組んでいる。教育の機会に恵まれない地域に図書館や学校を設立したり、現地語の本を出版したり、読書プログラムの主催などを通じて途上国の教育向上を支援する組織、「Room to Read」というチャリティ団体がある。Server版のスターターライセンスの売り上げは、全額、このRoom to Readというチャリティ団体に寄付しているという。

「成果に結び付く議論」を実現して、強い組織になろう

　さて、話を「無駄な会議」に戻そう。言うまでもなく、「無駄な会議を減らすこと」は「コミュニケーションを削減すること」とは全く異なる。コミュニケーションは重要だが、重要なのはその「質」であり「長さ」ではない。共有したい情報や状況が効率よく蓄積され、いつでも見やすく、把握しやすい状況になっていれば、わざわざ無駄な“報告会”をしなくても済むのだ。

　小規模なチームにとって、このような会議を続けることは人的・時間的リソースが非常にもったいない。しかし「作業に注力したいから」と、コミュニケーションをおろそかにするわけにもいかないのが現実だろう。アトラシアンのスターターライセンスは、このような状況に大いに役立つのではないだろうか。

　もちろん、組織が大きくなった場合も「時間ではなく質」というコミュニケーションの本質は変わらない。「事前に整理された情報を共有しておく」形で報告を済ませておくことができれば、いつでも“成果に結び付く議論”に時間を費やすことができ、強い組織になれることは言うまでもない。