コスト削減・効率化・帳票FAXもおまかせ

FAXサーバ更改のお悩みを

クラウド型サービスで解決！

企業間取引のIT化が進む今日でも、依然としてFAXの需要は高い。大量のFAX送受信が必要となる企業では、すでにFAXサーバを導入済みのところも多いだろう。しかし、FAXサーバの運用管理にはコストがかかるうえ、サポート切れや設備の老朽化などにより更改を迫られる場合もあり、システム担当者の悩みは尽きない。こうした課題を解決できるのが、NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型FAXサービス「iFAX」だ。

		FAXサーバ運用の課題

　受発注業務などで大量のFAX送受信を行う企業では、業務の効率化が必要不可欠だ。業務効率化のためにFAXサーバを導入している企業も多いが、その場合、大掛かりなシステム開発や設備投資のほか、日々の運用管理が必要となる。また、メーカーから突然サポート終了を通知されたり、設備の老朽化によりシステム更改を余儀なくされることもあるため、自社でFAXサーバを所有するリスクは大きい。

		注文受付／納期回答業務におけるiFAX導入のメリット

　「コスト削減」と「業務効率化」――これらの課題を一気に解決するサービスが、NTTコミュニケーションズの提供するクラウド型FAXサービス「iFAX」だ。まずは、注文受付／納期回答業務におけるiFAX導入のメリットを紹介しよう。

図1　受発注FAXソリューション導入事例（流通業のお客さまの場合）（画像をクリックすると拡大します）

メリット1

アウトソーシングによる設備・運用管理コストの削減

　クラウド型FAXサービスのiFAXなら、大量の電話回線やFAX端末、高価なFAXサーバも一切不要。取引先の設備を変更することなく、既存の環境を活用して、簡単に大量のFAX送受信を実現できる。設備投資のほか、運用管理コストも大幅に削減。トータルコストダウンを図ることができる。

メリット2

注文受付をスピードアップ、ビジネスの機会損失を防止

　iFAXを利用すれば、取引先からのFAX注文書を電子メールで高速受信することができる。注文受付用のフリーダイヤル宛てに送られてきたFAXをiFAXが一括受信するため、繁忙期などの注文受付ピーク時も心配不要だ。これにより、取引先にストレスを与えることなく、円滑な注文受付を実現する。

メリット3

FAX送受信の安定運用を実現

　iFAXのシステムは冗長構成で、収容も分散されているため、受発注などの基幹業務での運用に最適だ。万一の場合も、NTTコミュニケーションズによる24時間365日のワンストップサポートがあるため、従来、FAXサーバなどの設備の不具合対応に要していた時間や手間を大幅に削減することができる。

		帳票FAX送信にも対応

　受発注業務では、注文書や納期回答書など定型フォーマットを利用するのが一般的だろう。こうした帳票を、プリントアウトすることなくダイレクトにFAX送信できるのが「帳票FAXソリューション」だ。

　すでに帳票イメージファイル（PDF、TIFF形式）を用意している場合は、「FAX送信だけ」をiFAXにアウトソーシングできる。この場合、帳票イメージファイルを電子メールに添付してiFAXへ送るだけで、簡単に取引先へFAX送信することが可能だ。社内システム側でiFAXにメール送信する仕組みを用意すれば、自動の帳票FAXシステムを短期間に構築できるというわけだ。

　また、iFAXを利用すれば、FAX配送履歴をWebや電子メールで確認することが可能。取引先側のFAXトラブルなどで原稿が届かなかった場合、簡単な操作で、不達宛先のみへ再送信することもできる。

		帳票作成から自動FAX送信まで、フルアウトソーシングも可能

　帳票FAXソリューションは「帳票作成から自動FAX送信まで」を、まとめてアウトソーシングすることもできる。その場合、次のようなメリットがある。

図2　iFAX帳票FAXソリューションを利用したフルアウトソーシング（画像をクリックすると拡大します）

メリット1

大掛かりなシステム開発が不要、導入・通信コストを大幅削減

　社内システム側で行う必要があるのは、基幹システムからのデータ出力・送信のみ。インターネットや専用線、広域イーサネット（HTTPS／FTP）で、CSVファイルをiFAXに送るだけだから、送信時間を大幅に短縮できるうえ、回線を含めたトータルコスト削減が可能。また汎用プロトコルで接続可能なため、既存システムの変更を最小限に抑えることができる。

メリット2

多種多様な帳票レイアウトに対応、高画質FAX出力が可能

　iFAXに登録する帳票フォーマットは自由自在に設定することが可能。複数フォーマットにも対応している。システム生成した帳票イメージを送信するため、細かい文字もつぶれることなく高画質FAX出力が可能だ。

メリット3

充実の帳票FAX送信管理機能、安心のサポート体制

　Web画面から、送信原稿イメージやFAX配送状況を確認できるほか、不達宛先への再送信や各種検索、配送履歴のダウンロードなども可能だ。iFAXはNTTコミュニケーションズのデータセンタでシステム運用されており、また24時間365日のサポートが受けられるから、保守・運用面も安心だ。

　これらのメリットにより、製造業界、流通業界など、さまざまな業界において、iFAXの「帳票FAXソリューション」は数多く採用されている。

●「iFAX」とは？

　iFAXは、電子メールとFAX間の双方向通信を可能にするネットワークサービス。「（1）メールからFAXへ」「（2）FAXからメールへ」「（3）FAXからFAXへ」の送信を可能にする。

図3　iFAX（インターネットFAX）サービスイメージ

＜iFAXの主要な機能＞

送信機能	一斉同報送信	簡単な操作で、最大3,000宛先へ一斉に原稿を送信可能。
	時刻指定送信	相手先に送信開始する時刻（発信時刻から最大4日先まで）を発信時に指定可能。
	再コール・再送信	相手先のFAXが通信中の場合、iFAXが自動的に再コール（2分間隔で15回）。また、届かない宛先があった場合、簡単な操作で不達宛先のみ再送信可能。
	受付通知・配送結果通知	サービス受付／受付不可、各宛先への配送結果に関する情報を発信元へ通知。
受信機能	着信課金（有料オプション）	通信料金を着信側が負担。iFAX版フリーダイヤルとして利用可能。
受信機能	バッファリング機能	複数の相手先からの着信が集中しても、iFAXが最大48ページまで原稿を蓄積して、FAXの混雑を解消。
その他	国際FAX送信	国内のメールやFAXから、海外のFAXへ送信可能。国内・海外の宛先を混在した一斉送信もOK（別途「国際通信」のお申し込みが必要です）。

		iFAXの導入事例

　受発注業務の効率化以外にも、社内外への「一斉情報連絡」や、新商品の案内などの「FAXDM」をはじめ、さまざまな業界で豊富な実績があるiFAX。最近の注目の事例としては、Web画面上で入力された宿泊予約情報を旅館などへ自動FAX送信できる「Web to FAXソリューション」や、電話の音声ガイダンスに従って操作するだけでFAXでパンフレット類が取り出せる「FAXBOX」などがあり、ビジネスにおけるiFAXの利用シーンは幅広い。

　FAXサーバの更改や導入を検討中なら、NTTコミュニケーションズが提供するiFAXがお奨めだ。より詳細な導入・活用事例はホワイトペーパーとして用意されているので、下記のホワイトペーパーダウンロードセンターから入手してほしい。

お問い合わせは iFAXサービスセンタへ

　事例やサービスの詳細情報、資料請求をご希望のお客さまは、以下のiFAXサービスセンタまで、お気軽にお問い合わせください。

NTTコミュニケーションズ株式会社
iFAXサービスセンタ