FAXサーバ不要！導入カンタン！

「初期投資ゼロ」の

クラウド型FAXサービスとは

近年、大量のFAX送受信を行う企業での「FAXサービス利用」が増えている。従来の「FAXサーバ自社構築」と比較して、システム導入・運用管理にかかるコストを大幅に削減できるためだ。“所有から利用へ”――こうした流れの中で注目されているのが、NTTコミュニケーションズのクラウド型FAXサービス「iFAX」だ。

		「FAXサーバ所有」から「FAXサービス利用」へ

　受発注業務などで大量のFAX送受信を行う企業では、短時間で効率よく処理するためにFAXサーバを導入している企業も多い。しかし、大掛かりなシステム開発や設備投資、日々の運用管理で多大なコストが必要となるほか、メーカー保守の終了や設備老朽化によるシステム更改など、自社でFAXサーバを所有するリスクは大きい。

　所有から利用へ――今、多くの企業でITアウトソーシングの流れが加速している。こうした流れの中、企業の課題である「コスト削減」と「業務効率化」を一気に解決するのが、NTTコミュニケーションズのクラウド型FAXサービス「iFAX」だ。

図1　「FAXサーバ所有」と「FAXサービス利用」の違い

		注文受付／納期回答業務におけるiFAX導入のメリット

　まずは、注文受付／納期回答業務におけるiFAX導入のメリットを紹介しよう。

メリット1

アウトソーシングによる設備・運用管理コストの削減

　クラウド型FAXサービスのiFAXなら、大量の電話回線やFAX端末、高価なFAXサーバも一切不要。取引先の設備を変更することなく、既存の環境を活用して、簡単に大量のFAX送受信を実現できる。設備投資のほか、運用管理コストも大幅に削減。トータルコストダウンを図ることができる。

メリット2

注文受付をスピードアップ、ビジネスの機会損失を防止

　iFAXを利用すれば、取引先からの注文書FAXをメールで高速受信することができる。多くの取引先から一斉に送られてきたFAXをiFAXが一括受信するため、繁忙期などの注文受付ピーク時も心配不要。大切な取引先に通信料を負担させたくない場合は、フリーダイヤルでの注文受付も可能だ。さらに、iFAXなら納期回答も迅速に通知できるので、取引先にストレスを与えることなく、円滑なビジネスを実現する。

メリット3

FAX送受信の安定運用を実現

　 iFAXのシステムは収容ビルも分散されており、システム自体も冗長構成なので、受発注などの基幹業務での運用にも安心だ。万一の場合も、NTTコミュニケーションズによる24時間365日のワンストップサポートがあるため、従来、FAXサーバなどの設備の不具合対応に要していた時間や手間を大幅に削減することができる。

図2　受発注FAXソリューション導入事例（流通業のお客さまの場合）（画像をクリックすると拡大します）

		帳票FAX送信にも対応

　受発注業務では、注文書や納期回答書など定型フォーマットを利用するのが一般的だろう。こうした帳票を、プリントアウトすることなくダイレクトにFAX送信できるのが「帳票FAXソリューション」だ。

　すでに帳票イメージファイル（PDF、TIFF形式）を用意している場合は、「FAX送信だけ」をiFAXにアウトソーシングできる。メールまたはWebでiFAXへ帳票イメージファイルを送るだけで、簡単に取引先へFAX送信することが可能だ。つまり、社内システム側で、iFAXに送信する仕組みさえ用意すれば、自動の帳票FAXシステムを短期間で構築できるというわけだ。

　また、iFAXを利用すれば、FAX配送履歴をWebやメールで確認することが可能。取引先側のFAXトラブルなどで原稿が届かなかった場合、簡単な操作で、不達宛先のみへ再送信することもできる。

		帳票生成から自動FAX送信まで、フルアウトソーシングも可能

　帳票FAXソリューションは「帳票生成から自動FAX送信まで」を、まとめてアウトソーシングすることもできる。その場合、次のようなメリットがある。

図3　iFAX帳票FAXソリューションを利用したフルアウトソーシング（画像をクリックすると拡大します）

メリット1

大掛かりなシステム開発が不要、導入・通信コストを大幅削減

　社内システム側で行う必要があるのは、基幹システムからのデータ出力・送信のみ（CSV、TSVファイル形式）。インターネットや専用線、広域イーサネットを介してiFAXにデータを送るだけだから、送信時間を大幅に短縮できるうえ、回線を含めたトータルコスト削減が可能。また汎用プロトコル（HTTPS、FTP）で接続可能なため、既存システムの変更を最小限に抑えることができる。

メリット2

多種多様な帳票レイアウトに対応、高画質FAX出力が可能

　iFAXに登録する帳票フォーマットは自由自在に設定することが可能。複数フォーマットの同時運用もOKだ。システム生成した帳票イメージを送信するため、細かい文字もつぶれることなく高画質FAX出力を実現できる。

メリット3

充実の帳票FAX送信管理機能、安心のサポート体制

　Web画面から、送信原稿イメージやFAX配送状況を確認できるほか、不達宛先への再送信や各種検索、配送履歴のダウンロードなども可能。iFAXはNTTコミュニケーションズのデータセンタでシステム運用されており、24時間365日のサポートが受けられるから、保守・運用面も安心だ。

　これらのメリットにより、iFAXの「帳票FAXソリューション」は、製造業界や流通業界などで数多く採用されている。

●「iFAX」とは？

　iFAXは、メールとFAX間の双方向通信を可能にするネットワークサービス。「（1）メールからFAXへ」「（2）FAXからメールへ」「（3）FAXからFAXへ」の送信を可能にする。

　簡単な操作で、最大3000宛先へ一斉に原稿を送信できるのが特長だ。

図4　iFAXサービスイメージ

		iFAXの導入事例

　受発注業務の効率化以外にも、社内外への「一斉情報連絡」や販促PRの「FAXDM」をはじめ、さまざまな業界で豊富な実績があるiFAX。最近の注目の事例としては、Web画面上で入力された情報を自動FAX送信できる「Web to FAXソリューション」や、電話の音声ガイダンスに従って操作するだけでFAXでパンフレット類が取り出せる「FAXBOX」などがあり、ビジネスにおけるiFAXの利用シーンは幅広い。

　FAXサーバの更改や導入を検討中なら、NTTコミュニケーションズが提供するiFAXがお奨めだ。より詳細な導入・活用事例はホワイトペーパーとして用意されているので、下記のホワイトペーパーダウンロードセンターから入手してほしい。

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