働き方改革を支える仕組みがあった、組織の壁を超えてオープンイノベーションを生み出す：クラウド・コンテンツ・マネジメントをMicrosoft Azureと連携して実現
自社の働き方改革を成功に導くにはどうすればよいか。阻害要因を取り除けばよい。オフィス内外を問わず、さらには企業の壁を超えてファイルを共有し、活用する仕組みが働き方改革に役立つ。クラウドを用いたファイル共有基盤を提供するBox Japanに聞いた。
労働人口の減少や人材確保の難しさ、生産性向上などを背景に、多くの企業が働き方改革に取り組むようになった。旧態依然とした働き方を続けていると、生産性の向上どころか、人や組織がダメになり、事業を継続することすら難しくなる。そんな危機感を抱く企業も少なくない。
だが、働き方改革と言っても、具体的に何から取り組んでよいか分からないという声が聞こえる。生産性を高めるために残業時間を減らす取り組みを始めたものの、仕事の能率が思うように上がらず、社員から不満が出てしまう。試行錯誤を繰り返す中で、自社なりの答えを見いだしにくくなっているようだ。
そのような中「クラウド・コンテンツ・マネジメント（CCM）」を軸とした働き方改革の取り組みを提案するのがBoxだ。CCMを一言でいうと、企業活動で用いるあらゆるドキュメントや資料、画像、音声などをクラウドに取り込み活用するというもの。
ファイルを保存できるだけでなく、ファイルのアクセス制限や条件付き公開設定といった企業向けの多彩なコンテンツマネジメント機能が強みの1つだ。
Box Japan執行役員 アライアンス・事業開発部部長の安達徹也氏「企業が取り扱うさまざまなコンテンツをクラウド上に移行し管理することが、これまでの旧態依然とした働き方を変えるファーストステップになります」と、Box Japan執行役員 アライアンス・事業開発部部長の安達徹也氏は話す。
同社のサービスがユニークなのは、容量無制限のファイル保管・管理だけではない。クラウド・コンテンツ・マネジメントの強みを生かして、Microsoft Office 365をはじめとする、さまざまなクラウドサービスと連携していることだ。
Boxはファイルを安全、確実に保管し、管理機能を提供する。企業によって求めるソリューションやアプリケーションは異なっていても、Boxと組み合わせることで解決する。企業が利用する多くの業務アプリケーションのコンテンツマネジメント部分をBoxのサービスで担うといったことが可能になった。
Box上に保存したPowerPoint文書をダウンロードせずにそのままPowerPoint Onlineで編集することや、所属する組織が異なるプロジェクトメンバー間で複数人が同時編集してそのままBox上に変更を保存するといったことが可能になった。グループで同一ファイルを共有し、しかもバージョン管理なども全て可能になっているため、生産性を飛躍的に向上させることが可能だ。
BoxとMicrosoftは2017年6月に両社の提携を強化することを発表。今後は、Microsoft Azureの基盤を使ってBoxのサービスを提供する「Box Using Microsoft Azure」を拡充することや、Azureの機械学習サービス「Azure Machine Learning」とAIサービス「Cognitive Services」などをBoxのサービスに組み入れていく。
BoxはAzure Active Directoryとも連携している。さまざまなサービスにシングルサインオンできると同時に統合的なデータ保護を強化済みだ。クラウドセキュリティに対する漠然とした不安に対して答えを出した形である。
働き方改革を推進するための「3つの視点」
日本マイクロソフトは、テレワークの実践など、働き方改革に対して自ら率先して取り組む企業としても知られている。その成果を自社製品に生かしながら、さまざまな企業に働き方改革ソリューションを展開することが大きな強みだ。
これについて安達氏は、「マイクロソフトは包括的なソリューションで企業の働き方改革を面的に支える存在です。一方、Boxは、コンテンツマネジメントに特化することで、企業の働き方改革にピンポイントでフィットするソリューションを提供します」と説明する。
では、実際にBoxのソリューションは働き方改革にどう役立つのだろうか。安達氏は、まず、働き方改革の取り組みで重要だと考える3つのポイントを挙げた。
1つ目のポイントは「業務の効率化」だ。これは言い換えると、既存の業務で非効率になっている部分を見つけ、効率的な方法に置き換える取り組みだ。では、どんな企業でも使われていて、業務を非効率にしている「諸悪の根源」は何か。その筆頭がメールの添付ファイルだという。
「添付ファイルを修正後、メールに再添付して返信する使い方が多いでしょう。しばらくやりとりを繰り返していると、メールに添付した修正ファイルが増えていき、どれが最新版か分からなくなる。この処理が非常に業務を妨げています」（安達氏）。さらにサイズの大きなファイルはメールに添付できないため、扱いが別になってしまう。
2つ目のポイントは「リモートワーク／モバイルワーク」だ。どちらもテレワークとして働き方改革の取り組みの中心に位置付けられることが多い。ただし、気を付けなければならないことがある。モバイルを使った作業がいつの間にか仕事の効率を落としてしまうのだ。
「例えば、スマートフォンでファイルの内容を確認しようと思っても、スマートフォンからは開けないことがあります。一度本体にファイルをダウンロードして専用アプリで開いたり、それでも中身が確認できず、PCを取り出してファイルを再ダウンロードしたり、こういった時間はムダですよね？」（安達氏）
3つ目のポイントは「オープンイノベーション」だ。オープンイノベーションでは、社内の関連部署や取引先などと情報をオープンに共有することが前提になる。これを実現するためには、コラボレーションを活性化させる仕組みが必要になる。社内のファイルサーバの共有設定では不十分なのだ。だが、情報が無制限に公開されても困る。適切な公開設定やアクセス権設定などのセキュリティが必要だ。
「業務の効率化、リモートワーク／モバイルワーク、オープンイノベーションという3つのポイントを踏まえて働き方改革に取り組むことが成功の近道です」と安達氏は訴える。
Boxソリューションの使い道と効果
では、Boxではこれら3つのポイントにどう対応できるのか。
まず、1つ目の添付ファイルが業務効率を妨げている点については「共有リンクによる資料共有」が解決策だ。メールにファイルを添付するのではなく、Boxに保存したファイルへのURLリンクをメール本文中に記載し、Boxに保存されているファイルそのものへのアクセスを共有する。
「共有リンクによる資料共有」などクラウド・コンテンツ・マネジメントに役立つ特徴を4つ備える「Box上のファイルを誰と共有するか設定し、その共有リンクを送れば、受け取った相手が直接Box上のファイルを閲覧、編集できるようになります。編集した内容はリアルタイムに反映されて、コメントを付けることもできます。どのメールで何を言ったか、どれが最新版のファイルか、などを確認する必要が一切なくなります」（安達氏）。
メールを誤送信してしまった場合は、送信先のアクセス権限を取り除けば良く、誤って送った相手がBox上のファイルにアクセスしたかどうかも確認できる。
ファイルに対する全文検索機能も役立つという。特定の文字列をキーワードとしてほとんどの文書を横断検索できるため、ファイルを探す手間を大幅に削減できる。従来のようにフォルダからファイルを探すのではなく、Webの検索エンジンにキーワードを入力して探すようなイメージだ。
「将来はMicrosoft Azureの機械学習サービスやAIサービスを利用し、朝一番に当日必要なファイルを自動検索して、ユーザーごとに表示するという使い方ができるようになるかもしれません」（安達氏）
2つ目のリモートワーク／モバイルワークでは、「プレビュー機能」と「Box Capture機能」が特に有用だ。プレビュー機能は、ファイルをダウンロードせずにその場で内容を確認できるというもの。120種類以上のファイル拡張子に対応しており、Office文書はもちろん、PDF、jpgやeps、svgなどの画像ファイル、現場で記録した動画や音声ファイル、設計データなどに用いられるCADファイル、3Dデータ、開発で用いる各種スクリプトファイルなどのプレビューが可能だ。モバイルからでもPCと同じように内容を確認できる。
Box Capture機能を使うと、スマートフォン内蔵カメラで撮影した写真を、Boxに直接アップロードできる。打ち合わせに使った資料を撮影し、Boxに保存したデータを参加者で共有したり、作業者が現場の様子を撮影して報告に使ったりと、さまざまな使い方ができる。
「複合機と連携する機能もあるので、受信したファクシミリにOCRをかけ、Boxに取り込むところまで自動化したり、PCを使わずにBox上のファイルをプリントしたりできます。紙の資料をBox Captureで記録して廃棄すれば、働き方改革とペーパーレス化を同時に推進できます」（安達氏）
3つ目のオープンイノベーションでは、ファイルを共有する際に適切な権限設定を施し、安全で自由なコラボレーションを担保できることが大きなメリットだ。権限はファイルのアップロードやプレビュー、編集、削除など7種類あり、コラボレーションに参加するメンバーの役割に応じて自由に設定できる。
資生堂、富士通……成果を挙げる企業が続々
Boxの導入効果は想像以上に高い。安達氏は「ファイルの分散管理とメールによるファイル共有は、セキュリティ、管理コスト、ユーザーの業務負担など、さまざまな問題の原因になっています。これをBoxに置き換えたとして生産性向上の効果を試算すると、1人当たり年間92時間に相当することが分かりました」と話す。
これは1日8時間労働として実に11.5日分だ。Boxの導入によって創出できたこの11.5日分を本来の費やすべき業務に振り向けることができれば、個人にとっても組織にとっても大きなメリットとなる。
実際、多くの国内企業がBoxで成果を挙げている。資生堂ではグローバル共通の情報共有基盤としてテレワークの社員を含む1万人規模でBoxを導入した。Box Capture機能を使って、試作品や店舗のディスプレイ、陳列棚を撮影し、報告や情報共有に活用。データを全てBox上に保管し、ペーパーレス化とテレワークを推進している。加えて、メール添付に加えてシャドーITの撲滅にもつながり、セキュリティを大幅に強化できたという。
富士通もBoxの全社導入を決めた。Boxの国内ユーザーとしては最大規模となる見通しだ。共有リンクや検索、プレビューなどの機能を駆使して、グループ約15万5000人のコラボレーションと生産性向上に役立てる。Boxは保存できる容量に制限がない。データ量が日々増え続けるなか、数万人のユーザーを抱える大手企業にとって、経費の固定化とコスト削減の面で大きく経営にも寄与する。
MicrosoftとBoxとの協業に期待を寄せているユーザー企業も少なくない。世界35カ国、130カ所で物流管理ソリューションを展開している米Flexは、約20万ユーザーのコンテンツ共有、保存、コラボレーションを行う基盤として、Boxを導入した。従来のFTPサーバ1500台は廃止した。現在、Office 365と連携しながら生産性の向上を図り、Microsoft Azureもインフラ基盤の1つとして採用している。今後、BoxとMicrosoft AzureのCognitive Servicesが連携して提供する新しいAIや機械学習機能の活用も視野に入れている。
この他にも、8000人の現場担当者がiPadとOfficeを使って情報共有を進める英国の製薬企業AstraZenecaや、大規模プロジェクトを進めるに当たって外部パートナーと情報連携の仕組みを築いた米国の保険会社Nationwide Mutual Insuranceなど、MicrosoftのサービスとBoxを連携させることで成果を上げている企業は多い。
「働き方改革は範囲が広く、効果が実感しづらい取り組みです。働き方改革で実績のある日本マイクロソフトと、Boxソリューションを組み合わせながら、添付ファイルやファイルダウンロードといったエンドユーザーが効果を身近に感じられるところから取り組みを始めてみてください」（安達氏）
関連ホワイトペーパー
グローバル共通の情報共有基盤で実現、資生堂の働き方・コミュニケーション改革
社内外での情報共有基盤として多くの企業が導入しているクラウド型コンテンツ管理ツール。社員1万人に導入し、働き方改革を実現した資生堂の事例から、組織や地域を超えたコラボレーションの強化の方法を探った。
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日時：2018年6月6日10:00-18:30（受付開始 9:30） 展示会場 12:00-18:30
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