「どちらか」ではなく「どちらも」 ハイブリッドワークが企業にもたらすもの：オフィスで働くことは“悪”ではない

コロナ禍は長期化する見通しだ。一時的な対策としてテレワークを採用した企業は今後も継続するのかどうかを判断すべきときが来ている。有識者は「今考えるべきは『オフィスか否か』ではなく『どのように働くか』だ」と指摘する。

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コロナ禍で鮮明になった「働き方の二極化」

　新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大によって働き方は大きく変化した。テレワーク対応など、IT環境の整備に追われた情報システム担当者も多いだろう。だが緊急対応の段階は過ぎ、企業は「これからの働き方」を見据えたIT環境の再構築を考える段階になっている。

　レノボ・ジャパンの元嶋亮太氏（ワークスタイル・エバンジェリスト）は「テレワークを継続する企業とオフィスでの勤務（オフィスワーク）に戻そうとする企業に分かれている」と言う。

レノボ・ジャパンの元嶋亮太氏

　「さまざまな企業や団体が実施しているテレワークに関する調査からもそれは明らかだ。例えば総務省が発表している『令和3年　情報通信白書』を見ると、緊急事態宣言が出たタイミングでテレワークの実施率は上がり、解除されると下がる傾向があることが分かる。ただ、その中でも一定の企業はテレワークを継続している」

　元嶋氏は「テレワークを継続する企業の一部は、コロナ禍の状況によってオフィスワークとテレワークを切り替えるのではなく、『ハイブリッドワーク』にシフトしつつある」と分析する。ここでいうハイブリッドワークとは「働き手が自ら場所と時間を決めて働く」という働き方のことだ。

　「テレワークを採用しているものの自宅以外では働けないなど『指定された場所で指定された時間、仕事をする』というオフィスワークと同じ働き方をしている企業は多い。ハイブリッドワークはそういった制約を外し、従業員が最適な場所と時間で働くことを目的としている」

ハイブリッドワークが注目される理由

　元嶋氏は「『テレワークが無条件で正しく、オフィスワークは遅れている』と解釈されがちだが、企業が考えるべきは働く場所ではなく、働き方のスタイルだ」と指摘する。

　コロナ禍では感染対策の問題もあるため、テレワークが推奨されているが、オフィスワークそのものが悪いわけではない。従業員の都合や業務の内容によってオフィスワークとテレワークを選択できれば、高い生産性を維持できるし、コロナ禍の状況に振り回されずに済む。

　では、ハイブリッドワークを実現するためには何が必要なのか。元嶋氏は「働く場所をポートフォリオのように用途によって組み替えることが必要だ」と言う。

　働く場所をポートフォリオとして考えたとき、「最もクローズドでパーソナルな仕事場」は在宅勤務、「最もオープンでコラボレーションな仕事場」はオフィスのオープンディスカッションエリアと定義できる。外部のコワーキングスペース、サテライトオフィスは「オープンだがパーソナルな仕事場」と見なせる。

働く場所のポートフォリオの例（提供：レノボ・ジャパン）

　「コロナ禍以前、仕事はオフィスを中心にまわっていた。だが、今後の働き方を中長期的な視点で考えると、働く場所は従業員がそれぞれの業務内容や目的に合わせて選べることが重要だ。働く場所の選択肢は多い方がいい。オフィスが不要になるのではなく、そうした選択肢の一つになると考えるべきだ」

　どれほどオンライン会議が普及しても「対面でのコミュニケーション」のニーズは残るだろう。そうしたニーズを満たすためにはオフィスが最適だ。「自宅ではパーソナルな仕事場を用意できない」という従業員向けにオフィスに集中スペースを作ることも有効だ。元嶋氏は「ハイブリッドワークを進める企業は、オフィス以外の設備についても考慮する必要がある」と指摘する。

　「コワーキングスペースでいえば、防音対策が弱く、オンライン会議には適さないところもある。そこで『コワーキングスペースとフォンブース型のサービス』といった具合に複数のサービスを組み合わせることで従業員の選択肢を増やすことができる。こうした取り組みも重要だ」

オフラインとオンラインが混在する意味

　ハイブリッドワークを実現させるためには働く場所以外にもさまざまな準備がいる。まず欠かせないのが「通信回線」だ。

　元嶋氏は「LenovoのPC『ThinkPad』でいえば、5GやLTEなどの通信モジュールを内蔵したノートブックPCを選択する企業が増えている」と指摘する。そうした動きについて「モバイル回線の通信速度が固定回線と遜色ないレベルにまで達しており、オフィスと同じ『従業員体験』を働く場所を問わずに提供できるようになったことが背景にある」と元嶋氏は分析する。

　「コロナ禍以前はテレワークを利用する従業員は少なかったため、通信速度や容量制限を気にする必要がなかった。だがハイブリッドワークにおいてはほとんどの従業員がテレワークの対象となり、モバイル回線を利用してさまざまな場所で業務をすることになる。そのため企業は従業員に対し『どんな場所でも業務ができる、最適な通信環境』を提供し続ける必要がある」

　元嶋氏は「オンライン会議の体験も重要だ」と指摘する。テレワークが主体の場合、会議に参加する全員はオンラインだ。そのため「オフィスから参加するオンライン会議の体験」に関する問題は顕在化しにくい。

　「ハイブリッドワークが主体になると、一つの会議に会議室から参加する人とテレワーク先から参加する人が混在することが一般的になる。するとこれまで見えてこなかった『会議室側での音質』や『映像品質』『画角の調整』といった課題にも取り組む必要が出てくる」

非同期コミュニケーションをどう実現する？

　注意点は他にもある。ハイブリッドワークは働く時間の制約を減らす目的もあるため、「コミュニケーションの非同期化」をどのように実現するかが重要だ。だが、元嶋氏によるとテレワークの活用が進めば進むほど「対面で得られない情報を得るために会議の数が増える傾向がある」という。

　「テレワークでは『暗黙知』を得ることが難しい。そのため、『会議の回数で補おう』とする傾向がある。極端な例では『30分単位で1日に14回、オンライン会議に参加する』といったケースもある」

　メールやチャットツールなどさまざまなコミュニケーションツールがあるが、その中から共有する情報の内容によって最適なものを適宜使い分ける必要がある。チャット、オンライン会議、通話、ファイル共有など複数の機能を備えた「 Microsoft Teams 」を利用するのも有効だ。

　「新入社員教育でいえばチャットのようなフロー型のツールではなく社内ポータルサイトのようなストック型のツールが向いている。一方でちょっとした確認であれば、非同期なチャットでやりとりする方が効率的だ。何でもオンライン会議で決着しようというのは乱暴すぎるし、従業員の生産性を低下させる要因になる。ツールの運用方針を正しく定め、従業員に周知徹底できているかどうかでハイブリッドワーク時代の働きやすさは左右される」と元嶋氏は指摘する。

情報システム部門もハイブリッドワークに

　視点を変えて情報システム部門の目線でハイブリッドワークを考えてみよう。

　まず思い付くのが「PCのセットアップ作業をどのように効率化するか」という課題だ。これまでと同じようにメーカーから納品されたPCを1台ずつ設定することは可能だが、これまでと違って従業員がオフィスにいるとは限らないため、従業員の手元に届くまでの時間は伸び、情報システム部門が拘束される時間も増える。

　従業員一人一人が異なる働き方をするハイブリッドワークにおいて「PCの選択肢」を増やすことも重要だ。だが、「セットアップするPCごとにイメージを用意しなくてはならず、負担が増える情報システム部門もある」と元嶋氏は言う。

　こうした課題の解決方法として元嶋氏は「クラウドを使ったPCのセットアップ方法」を勧める。

　「 Microsoft の『 Windows Autopilot 』は従業員自らがセルフサービスでPCをセットアップできる機能だ。従業員がPCにIDやパスワードといった認証情報を入力すると Windows Autopilot がPCをセットアップしてくれる。情報システム部は『 Microsoft Endpoint Manager 』に業務で必要な設定やアプリケーションを登録するだけでよく、直接PCに触れる必要はない」

価値創造に集中するため場所とデバイスを選ぶ時代

　ここまでハイブリッドワークの重要性と導入の注意点を説明した。繰り返しになるが、重要なのは従業員や業務の都合に合わせて働き方を選択できることだ。こうしたハイブリッドワーク時代の新しい働き方についてレノボ・ジャパンは以下の4つに分類している。

• オフィスへ出勤して固定席で働く「インターナルワーカー」
• 在宅中心で出社は限定的な「ホームワーカー」
• オフィスや外部のスペースを適宜移動しながら働く「フリーアドレスワーカー」
• 日々の働く場所を能動的に選ぶ「ハイブリッドテレワーカー」

複数の働き方が併存する（提供：レノボ・ジャパン）

　「4つの働き方は『いずれどれかに集約される』というものではなく、従業員ごとに最適な働き方が異なることを示している。これからはそれぞれの従業員が『働き方のゴール』を決め、そこから逆算して必要なデバイスや周辺機器を選択する時代だと考えている」

　「緊急対応としてのテレワーク」の先を考えたとき、一人一人が働き方を柔軟に選択できるハイブリッドワークは企業にとって魅力的な選択肢だ。だが、それを実現する情報システム部門にかかる期待とプレッシャーは増えるばかりだ。元嶋氏は、ハイブリッドワーク時代の情報システム部門に対して次のように述べている。

　「従業員が価値創造に集中できるように『一人一人の働き方に合わせて働く場所やデバイスの選択肢を提供する』という極めて重要な役割を情報システム部門は担っている。レノボ・ジャパンはさまざまな働き方に対応したデバイスを用意するだけでなく、ハイブリッドワークの実現を支える管理基盤を提供して情報システム部門を支援する」