なぜ今Notesからの移行需要が高まっているのか、移行ソリューション担当者に聞いてみた：無料アセスメントサービスや個別相談会も用意

かつてさまざまな企業で情報共有基盤の中心となっていた「Notes」が、このところは「Notesからの移行」というキーワードで注目されている。「Notes移行ソリューション」担当者に、その背景とNotesユーザーが抱える課題、移行ソリューションの特長、導入メリット、大企業の事例などを聞いた。

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あらためて「Notes移行」が必要な理由

　近年、Notesからのグループウェア移行を本格的に検討する企業が増えつつある。いわゆる「Notes移行」のニーズだが、この動きは今に始まったことではない。何年も前から、すでに「Notes移行」は叫ばれており、Notesで行っている業務を他のグループウェアで実現したり、Notesに蓄積したデータを移行したりするなどの取り組みが検討されてきた。しかし、いざ移行するとなると、さまざまな課題に直面し、検討したものの「Notes移行」が実現せずに現在に至っている企業は少なくない。

　そうした中で、今「Notes移行」のニーズが急激に増えている背景には、ビジネス環境の変化に伴い、「もはやNotesを使い続けるのは限界に近い」と感じるIT担当者が増えてきたことが挙げられる。今までは、多少の問題点はあっても、何とかNotesを使い続けてきたが、いよいよそれも限界に達し、業務活動にまで大きな影響を及ぼすようになってきたのである。

サイボウズ ビジネスマーケティング本部 Garoon プロダクトマネージャー 池田陽介氏

　Notesユーザーが抱える課題について、サイボウズ ビジネスマーケティング本部 Garoon プロダクトマネージャーの池田陽介氏は、次のように指摘する。

　「まず、Notesを設計・運用できる技術者が社内に不足している。最初に開発を手掛けたNotes技術者が、異動や退社などによっていなくなってしまい、Notes環境自体がブラックボックス化している企業も少なくない。また、将来に対してのスキル取得メリットが低いため、自社でNotes技術者を育成せずに、外部の業者に委託せざるを得ない場合もある。これにより、Notesの開発・運用・保守に掛かるコストは増大の一途をたどっている。さらに、ワークスタイルの変化に伴い、NotesのWeb化やスマートフォン、タブレット端末を利用した外部アクセス環境など、多様な利用シーンに迅速に対応できる柔軟性も求められている」

単純な乗り換えではない「Notes移行ソリューション」の特長

　こうしたNotesユーザーの課題を解消するために、サイボウズが積極的に提案しているのが「Notes移行ソリューション」だ。「当社では、2009年ごろからSI事業を開始し、Notesを得意とするパートナー企業との協業によって、単純な乗り換えではないNotes移行の実績を増やしてきた。『Notes移行ソリューション』では、これまでに培ってきたノウハウを生かし、NotesからEIP型グループウェアパッケージ『ガルーン』へのマイグレーションをトータルでサポートする」（池田氏）という。

　「Notes移行ソリューション」の大きな特長は、それぞれの企業のシステム環境やニーズに合わせて、最適な移行パターンを提案する点だ。特に、従来のNotes移行では、システムを全面的に入れ替える提案が主流であったのに対して、「Notes移行ソリューション」では、ガルーンおよびその他のサイボウズ製品と組み合わせて提案することで、単純なシステムの入れ替えではなく全面移行や部分移行にも対応した点が注目される。

　「Notes移行の提案に当たっては、顧客のNotes利用環境や移行要件を事前に調査し、Notesデータ移行のレベル分けを行っている。例えば、お客さまの移行要件がレベル【3】であれば、NotesをHTMLファイルに変換してしまい閲覧できる状態にしておく、レベル【5】であれば、『ガルーン』の標準機能での運用に置き換えてデータも移行するなど、これらは移行対象となるデータベースごとに異なっていても対応が可能なので、お客さまにとって最適な移行プランをご提案することが可能だ」（池田氏）としている。

Notesデータ移行のレベル分け

　Notesで利用しているグループウェア機能の移行先としては、「ガルーン」のスケジュールやメール、掲示板、ファイル管理といった基本機能に移行することが可能だ。「ガルーン」は、ノンプログラミングで管理が容易なパッケージソフトで、ブラウザでの利用を想定した設計になっているため、カスタマイズによる機能開発が必要なNotesに比べて運用管理工数やコストを大幅に削減できる。

　また、Notesで独自開発した複雑なデータベースやアプリについては、クラウド版の場合「kintone」に、パッケージ版の場合は「サイボウズ デヂエ」に移行することを提案している。特に、「kintone」は、業務改善アプリを簡単に作ることができるクラウドサービスで、「kintone」のデータやグラフを「ガルーン」のポータル画面に表示させるなど豊富な連携機能を搭載している。これにより、Notesで利用していたデータベースやアプリを、従来の機能はそのままに、より見やすく、使いやすくクラウド上に移行できるという。

　「当社が2015年、従業員1000人以上の企業の情報システム部門にアンケートを行ったところ、次のグループウェアにはクラウドサービスを検討すると回答した人が約半数を占めた。また、クラウドとオンプレミスの両方を検討するとの回答も約30％あり、ほとんどの人がクラウド版グループウェアへの移行を考えていることが分かった。この背景には、コスト削減や運用負荷の軽減に加えて、Notes専任の運用管理者の業務改革を図る狙いもある。クラウド化することで、専任の運用管理者が不要になるため、これまでシステムの保守・運用に割いていた時間やコストを、より生産性の高い業務内容にシフトさせることが可能になる」と、池田氏は、Notesをクラウド化するメリットを強調した。

　大企業では、セキュリティ問題がNotesをクラウド化する際の障壁になるケースもあるが、「最近では、大企業の情報システム部門もクラウドについて調査を進めており、セキュリティ面を理解した上でクラウド環境への移行可否を判断する傾向になりつつある。そのため、以前に比べてNotesをクラウド環境に移行することへの抵抗は少なくなってきている」（池田氏）との考えを示した。

Notesデータ移行実施（※移行パターンの一例）

「Notes移行ソリューション」の導入メリット・大企業の事例

　「Notes移行ソリューション」の提供開始以来、その注目度は着実に高まってきており、導入企業も増えつつあるという。「大企業向けグループウェアの市場においても、『Notes移行ソリューション』の提案活動を積極的に展開したことを機に、Notes移行の選択肢として、『ガルーン』と『kintone』の認知度が広がってきていると実感している」と話すのは、サイボウズ 営業本部 ソリューション営業部 SIグループの饗場洋一郎氏。「実際に、『Notes移行ソリューション』の引き合いも大きくなっており、今後さらに大企業へのアプローチを強めていきたい」（饗場氏）と意欲を見せる。

サイボウズ 営業本部 ソリューション営業部 SIグループ 饗場洋一郎氏

　ここで、いくつか「Notes移行ソリューション」の導入事例を紹介しよう。まず、美容室向けの頭髪化粧品および医薬部外品の製造・販売を行っている中野製薬の事例では、同社の情報共有に14年間利用してきたNotesを、「ガルーン」と「kintone」に移行した。それまで中野製薬では、アプリケーションの開発を行うために、外部の開発企業に委託する必要があり、多大なコストがかかっていたという。「Notes移行ソリューション」の導入後は、アプリケーションの開発を社内で容易に行えるようになり、大幅なコスト削減を実現。また、グループウェアをWeb化したことで、営業マンなどからのモバイルでの利用ニーズにも応えることが可能になったという。

　次に、粉粒体プラントエンジニアリング、粉体機器の開発・販売およびリユース事業を手掛ける東洋ハイテックの事例では、15年にわたって使い続けてきたNotesから脱却し、クラウド基盤の「ガルーン」と「kintone」に移行。同社のケースでは、業務アプリを容易に素早く構築できる点が導入決定の決め手となった。実際に、Notesで作成していた業務ごとの日報や見積台帳など20程度の業務アプリを、ほぼそのままの形で移行することに成功しており、移行作業も短時間で完了している。

　この他、「Notes移行ソリューション」を導入した企業からの反響について、饗場氏は、「Notesから『ガルーン』への移行作業が非常にスムーズに完了したことで、移行後にユーザーからのネガティブな反応がほとんどなかったという声もあった。これは、ユーザーに違和感を与えることなく移行が完了した証であり、Notesマイグレーションの事例としては大成功といえる。

　また、移行前は、さまざまな意見や不満の声が挙がっていたが、実際に移行してみると、Notesの課題がほとんど解消され、ユーザー満足度の高い情報共有基盤が実現できたという成功事例もある」とし、Notes移行はユーザー側に大きなメリットをもたらすことができるのだと訴えた。

無料アセスメントサービスや個別相談会も用意

　なお、サイボウズでは、「Notes移行ソリューション」の導入促進を図るため、Notesから「ガルーン」への移行の際のアセスメントサービスを無償で提供している。このサービスでは、現在使っているNotesの分析・調査・解析を行い、Notesの機能がどう使われているのかを把握し、「ガルーン」に移行するための最適な提案を行っている。これによって、コストを抑えながら、スムーズなNotes移行を支援する。

　さらにサイボウズは、Notesからの移行を検討している担当者向けに「Notesからの移行個別相談会」を開催しており、利用する人が増えているという。「Notesを複雑にカスタマイズして使っているものの本当に移行できるのか」「どのような手法を使えばNotes移行を実現できるのか」といった疑問を持っている人は、相談してみてはいかがだろうか。

2つの資料で、他の部署を巻き込んだNotes移行へ

やる？　やらない？　Notesからの移行の境界線

　　Notesからの移行を行いたいけれど、社内のステークホルダーから理解が得られない、というケースも少なくない。例えば経営層は、使い慣れているNotesで問題なく業務ができており、移行の投資対効果が見えづらいと考えているかもしれない。また経営企画部門は、Notes移行の重要さを理解していないかもしれない。そのように考えている社内のステークホルダーを説得するのは容易ではないだろう。そこでサイボウズは、社内ステークホルダーへのアプローチと、Notesデータを移行するプロセスをまとめた資料を公開している。この資料を読むことでNotes移行に対して、それぞれのステークホルダーがどのような考えを持っているかが分かるだろう。

　またサイボウズは、本稿でも紹介している中野製薬と東洋ハイテックに加えて、ダムやトンネルなどを手掛ける土木事業と公共施設を築く建築事業を行っている大日本土木と、中国・四国地方を中心に衣料品や日用雑貨品などの販売を行っている総合小売業のフジという4社のNotes移行事例をまとめた資料も公開している。10年以上Notesを使い続けた4社が、どのようにNotesから移行したのか、移行後の効果はどうなのかが分かる内容となっている。

　2つの資料は無料でサイボウズのWebサイトからダウンロードできる。Notes移行を考えている担当者にとって、参考になるはずだ。今、Notes移行が急務の課題となっている担当者は、まず「Notesからの移行個別相談会」と2つの資料でNotes移行への第一歩を踏み出してみてはいかがだろうか。

やる？　やらない？　Notesからの移行の境界線

Notesから他のグループウェア・情報共有基盤への移行を検討されているお客さま向けにNotes移行のメリットやプロセス、実際にNotesから「ガルーン」へ移行した事例を紹介した資料です。