【Googleスプレッドシート時短術】行や列を一発で選択するなど、スプレッドシートの操作を極める5つのショートカット：Tech TIPS

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

連載目次

対象：Googleスプレッドシート（Windows 11）

Googleスプレッドシートの行・列の操作を極める5つのコマンド
表計算ソフトウェアの定番となった「Googleスプレッドシート」だが、Webブラウザ特有の操作感に戸惑う声も少なくない。マウスへの持ち替えによる「思考の断絶」を防ぐためにも、ショートカットを習得するとよい。本Tech TIPSでは、書式維持や表の整形などに直結する5つの重要操作を解説する。

　「Microsoft Excel（エクセル）」や「Googleスプレッドシート」といった表計算アプリを使用していると、頻繁にキーボードとマウスを行き来しなければならない。データをコピー＆ペーストし、数式を入力したり、フィルターを適用したりする、という一連のフローにおいて、マウスへの持ち替えは思考の断絶を招くことになる。

　Googleスプレッドシートにおけるショートカット習得のメリットは、単なる速度向上にとどまらない。書式崩れを防ぎ、共同編集時の操作ログを正確に残し、膨大なデータを構造化する。本Tech TIPSで取り上げる5つのショートカットは、これらを解決し、作業をスムーズにこなすための強力な武器となるはずだ。

「値のみ貼り付け」で表の体裁を維持する

　外部のWebサイトやWord文書などからデータをコピーした際、背景色やフォントサイズなどの元の書式まで反映されてしまい、表の見た目が崩れてしまうケースは多い。Excel以上にWeb環境との親和性が高いGoogleスプレッドシートにおいて、この「書式崩れ」への対策は必須といえる。

　こうした事態を防ぐには、通常の貼り付け（［Ctrl］＋［V］キー）ではなく、書式設定を含まない「値のみ貼り付け」を活用するとよい。Windows 11であれば、［Ctrl］＋［Shift］＋［V］キーを押すことで、純粋なデータのみをセルに貼り付けられる。なお、現在のExcelも、同様のショートカットを採用しているため、どちらでも利用できる汎用性の高いテクニックとなっている。

「値のみ貼り付け」で表の体裁を維持する（1）
Excelなどで作成した表のセル範囲を選択し、［Ctrl］＋［C］キーでコピーする。画面のデータは、「【川越市】人口と世帯数」を元に編集部で書式設定をしたもの。

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「値のみ貼り付け」で表の体裁を維持する（2）
［Ctrl］＋［V］キーで貼り付けすると、書式設定を含めて貼り付けられる。書式設定を含むことが望ましい場合もある一方で、表の構成を変えたい場合など、書式設定のない値のみを貼り付けたいこともあるだろう。

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「値のみ貼り付け」で表の体裁を維持する（3）
［Ctrl］＋［Shift］＋［V］キーで貼り付けると、書式設定は無視され、値（データ）のみが貼り付けられる。

「直前の操作を繰り返す」で反復作業を効率化する

　特定の行をグレーアウトしたり、特定のセルに太枠を適用したりといった書式設定を繰り返す場合、その都度、マウスでメニューを選択するのは非効率的だ。Excelでおなじみの［F4］キーによる「直前の操作の繰り返し」は、Googleスプレッドシートでも同様に有効である。一度実行した操作を他のセルでも再現できるため、複数のデータに同一の書式を適用する際に威力を発揮する。

　もちろん大量のセルに対して同一の書式を設定したいような場合は条件付き書式を使った方が効率的だが、数個のセルに対しての適用ならば［F4］キーを使うのが圧倒的に効率的だ。

「直前の操作を繰り返す」で反復作業を効率化する（1）
セルに背景色を設定する場合など、1つずつ選択して、ツールバーの［塗りつぶしの色］を選択して書式設定するのは手間がかかる。

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「直前の操作を繰り返す」で反復作業を効率化する（2）
セルを選択し、［F4］キーを押すと、直前の操作が反映される。連続して背景色を設定したいような場合に使うと作業がはかどる。

正確な「タイムスタンプ」でログの信頼性を確保する

　見積書や作業報告書の作成において、現時点の日付や時間を入力する場面は多い。しかし、カレンダーや時計を見て、手入力するのは非効率なだけでなく、入力ミスのリスクもはらむ。

　かといって、TODAY関数やTIME関数では、シートを開くたびに値が更新されてしまうため、確定した日時の記録には適さない。クラウドでリアルタイムに更新されるシートにおいて、固定された日時の記録は極めて重要だ。

　日付の入力は［Ctrl］＋［:（コロン）］キー、時間の入力は［Ctrl］＋［Shift］＋［:（コロン）］キーを押せばよい。日時を入力したい場合は、［Ctrl］＋［Alt］＋［Shift］＋［:（コロン）］キーを押す。その時点の日付や時間が入力できるため、カレンダーを確認する手間を省け、正確な記録が可能になる。

「タイムスタンプ」を入力する
日時を入力したいセルを選択し、［Ctrl］＋［:（コロン）］キーを入力すると、今日の日付が入力できる。カレンダーを確認する必要がなく、入力ミスなどを防ぐことが可能だ。

　注意が必要なのは、英語キーボードの場合は、［:（コロン）］キーの代わりに［;（セミコロン）］キーを使う必要があることだ（ヘルプなどは英語キーボードのショートカットで紹介されている）。日本語入力システム（IME）が「オン」の場合、ショートカットが働かない可能性もあるので、入力できない場合は、IMEを「オフ」にして試してほしい。

　また［Ctrl］＋［:（コロン）］キーで日時が入力できない場合は、［Ctrl］＋［/（スラッシュ）］キーを押して、［キーボードショートカット］ダイアログを表示し、「対応するスプレッドシートのショートカットを有効にする」のスイッチを「オン」にすると解決することがある。

ショートカットを有効化する
［Ctrl］＋［:（コロン）］キーが働かない場合、［Ctrl］＋［/（スラッシュ）］キーを押して［キーボードショートカット］ダイアログを表示、「対応するスプレッドシートのショートカットを有効にする」のスイッチを「オン」にすることで入力可能になることがある。

表・行・列を素早く選択し、操作範囲を広げる

　表の編集時に欠かせないのが、行や列の選択操作だ。マウスでヘッダをクリックしたりドラッグしたりする手間を省くことで、操作の速度が変わる。特に、選択範囲を「広げていく」感覚をつかむことが、プロフェッショナルへの近道になる。

　行を選択する場合は［Shift］＋［Space］キー、列を選択する場合は［Ctrl］＋［Space］キーを使用する。

　ただし、IMEが「オン」の状態だと、［Space］キーが文字入力として判定されてしまうので、必ずIMEを「オフ」にしてから実行することに注意してほしい。

　これらのショートカットには、連続して押すことで選択範囲を拡張できる特性がある。例えば、表内のセルで［Shift］＋［Space］キーを1回押すとその行のデータ範囲が選択され、さらにもう一度押すとシート全体の行が選択される仕組みだ。表全体を選択する［Ctrl］＋［A］キーも同様で、1回目で「データ範囲」、2回目で「シート全体」へと範囲が広がる。

表・行・列を素早く選択する（1）
セルを選択し、［Shift］＋［Space］キーを押すと、行のデータ範囲が選択できる。列の場合は［Ctrl］＋［Space］キー、表全体の場合は［Ctrl］＋［A］キーで選択可能だ。

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表・行・列を素早く選択する（2）
同じショートカットを入力すると、選択範囲が広がる。例えば、行のデータ範囲が選択された状態でもう一度［Shift］＋［Space］キーを押すと、行全体が選択できる。列も同様だ。［Ctrl］＋［A］キーの表選択の場合は、シート全体の選択となる。

「行・列の削除」で不要なデータを削除する

　システムからエクスポートした生のデータなどには、不要な列や空行が大量に含まれていることがある。行や列、セルを選択して削除して、右クリックメニューで［行を削除］などを選択していく作業はかなり面倒だ。

　効率的な削除手順は、前述の［Shift］＋［Space］キーや［Ctrl］＋［Space］キーを2回押すなどして、削除したい行や列を選択してから、［Ctrl］＋［Alt］＋［-（マイナス）］キーを押せばよい。ちなみに行や列を挿入する場合は、［Ctrl］＋［Alt］＋［+（プラス）］キーが使える。

「行・列の削除」で不要なデータを削除する（1）
列全体や行全体を選択した状態にする。ここでは［Ctrl］＋［Space］キーを2回押して、列全体を選択した状態にしている。

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「行・列の削除」で不要なデータを削除する（2）
［Ctrl］＋［Alt］＋［-（マイナス）］キーを入力すると、選択されていた列が削除できる。

　セルを選択した状態で［Ctrl］＋［Alt］＋［-（マイナス）］キーを押すと、メニューが表示されて、行を消すのか列を消すのかなどを問うメニューが表示されるため、状況に応じた操作が可能となる。

セルを選択した状態で［Ctrl］＋［Alt］＋［-］キーを押す
セルを選択した状態で［Ctrl］＋［Alt］＋［-（マイナス）］キーを押すと、メニューが表示されて、行を消すのか列を消すのかなどを問うメニューが表示される。ここで実行したい操作を選択すればよい。