電子メールは電話ではない

　電子メールがなかったら仕事にならない、という人は少なくないだろう。「こんな面倒なもの、使うのはコンピュータ・エンジニアくらいのものだ」とタカをくくっていたのは昔の話、今や子供から大人まで、遊びに仕事に、連絡は「メールで入れとく」のは常識となった。

　従来であれば、内線電話や回覧板で流通していた社内の情報や、外線電話やFAXに頼っていた社外の取引先との連絡など、すべての情報交換が電子メールで一元的に行えるようになってきた。メールなら送受信したメッセージの履歴を残せるので、いわゆる「言った言わない」という不毛なすれ違いがなくなるし、電話のように相手の時間に強制的に割り込まなくてもよいので、いつでも気にせずメッセージを送ることができる。電話ではなかなか連絡がとれなかった外出がちな相手でも、メールなら素早く、確実にメッセージを伝えることができる。実際、相手がメールのヘビー・ユーザーなら、電話をかけるよりも、メールを送ったほうが素早い応答を得られるということが少なくない。

　最近では、携帯電話のメール受信機能を使って、デスクトップ・パソコンで受信しているメールを、そのまま携帯電話機にも転送している人が増えている（何を隠そう、筆者もその１人だ）。ほとんどの携帯メールでは、メールが局側に到着すると同時に、メッセージそのものが携帯電話機に転送されるので、携帯電話機さえあれば、いつでもどこでもメール・リーチャブルになる。

　一般認識として電子メールは、情報を効率運用するためのツールと位置づけられている。確かに、音声電話やFAXに比べれば、単位時間内により多くのコミュニケーションができるし、過去にやり取りした情報を素早く検索することもできる。メーリング・リストなどを活用すれば、チーム内の情報共有も簡単・確実だ。

　しかし自分自身の反省も込めて言うと、こうしてメールの活用が高じてくると、メールにばかり注意を奪われて、肝心の仕事が後回しになってしまうことがある。作業途中であっても、メールが到着すると、そのチェックと（必要なら）返信を最優先してしまうということだ。本来は、本業があって、その本業の進捗を効率化するためにメールがあるはずなのに、いつしか立場が逆転して、メールの合間に本業をしているような状態に陥ってしまう。

　いつだったか、米Microsoft社のあるプログラマが書いたもので、「電子メールを常時チェックするなど時間の無駄。私は朝と昼休み後、退社前以外はメールをチェックしないし、返事も出さない。急ぎの要件なら電話をかければよい」という内容の記事を読んだ。比較的個人プレー色の強いプログラマだから、ということも多少はあるかもしれないが、行き過ぎたメール崇拝主義にはブレーキをかける必要があるだろう。

　それでは、メールとどの程度の距離を保つのが適切なのか？　残念ながらこの答えは、ユーザーそれぞれが自分自身で見つけるしかない。知識労働の効率化に対する挑戦は、まだ始まったばかりである。

（Windows 2000 Insiderガイド　小川誉久）

　編集後記

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