ファイルサーバーがここまで進化 中小企業にオススメしたい最新手法とはオンプレミスとクラウドのいいとこ取り

企業規模を問わずデータの有効な活用が不可欠になりつつある。だが、予算や人手が限定的な中小企業の場合、自身で新たにデータ共有の仕組みを構築し運用することは容易ではない。実情を基に対策を探った。

» 2021年05月28日 10時00分 公開
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ITは進展するも、システム管理者の負担は減らず

 社会の環境変化が激しい現在、「変化に適応できるかどうか」が差別化の一大要件となっている。特に、日々生成されるデータを基にアクションを起こすデータドリブン(データを総合的に分析し、未来予測・意思決定・企画立案などに役立てること)を志向する企業は大幅に増えた。

 例えば、AI(人工知能)、IoT(モノのインターネット化)、RPA(定型業務の自動化)などさまざまな最新技術を採用し、新たなビジネスの機会を発見するといった取り組みは既に多くの企業が取り組んでいる。

大塚商会 共通基盤セキュリティプロモーション部 古阪晶平氏

 だが日本企業全体を見れば、こうした取り組みを円滑に推進できている企業は限定的だ。特に中小企業の場合、総務などと兼任のいわゆる「一人情シス」も多いだろう。「少しPCに詳しい」というだけで、社内システムの企画、運用を一任されている例も珍しくない。システム担当者はリソースも知識も不十分なまま業務に忙殺され、「新たな取り組みに着手する余裕などない」というのが大方の現実ではないだろうか。中小企業の課題を知る大塚商会の古阪晶平氏はこう話す。

 「ITが進展して年々便利になっていく反面、システム管理者の運用負担はさほど減っていません。特に中小企業の場合、『表計算ソフトが動かない』『プリントアウトできない』といったIT初心者の問い合わせ対応に手いっぱいで、データ活用の環境整備にまで手が回らないのが現実です。データ活用以前に、『営業資料が社内共有されていない』『担当者に確認しないと業務進捗(しんちょく)を把握できない』など、情報共有体制そのものが整備できていないケースも多く見受けられます」(古阪氏)

中小企業が抱える「データ共有、3つの課題」

 では、こうした状況を改善し、データ活用を実現するにはどうすればよいのだろうか。古阪氏によると、3つのポイントがあるという。

 1つ目は「運用負荷の低減」だ。中小企業では、営業管理や販売管理など、多くのシステムがオンプレミス環境で稼働しており、限られた人数で運用に当たっている。特にデータ活用で注目すべきは「ファイルサーバーの管理」だという。

 「前述のように、システム担当者は多忙であることが少なくありません。特に課題になりやすいのが、社内の各部門が使うファイルサーバーの管理です。『保存場所が足りない』『ファイルが見つからない』『間違って消したので復旧してほしい』といった声が従業員から日々寄せられます。業務で扱うデータ量が増えた近年、この傾向はさらに強まっているようです。それらに応えながら、サーバーの再設計や容量拡張、BCP/DR対策などを進められる工夫が必要です」(古阪氏)

 2つ目は、「データの一元管理」だ。いずれはAIやIoTなどを使うにせよ、まずは社内でデータを一元管理、共有できる仕組みが不可欠となる。

 「例えば営業資料など、社内で共有すべき資料も、個人のPC上にローカルファイルとして保存され、必要に応じてメールに添付して共有している、といったケースが多くあります。ファイルサーバーがあっても、部門、部署、チームごとにバラバラに管理されていて、全体での共有がうまくできていないといった例もあります。従業員の利便性と統制を両立できる工夫が必要です」(古阪氏)

 3つ目は「コスト効率の向上」だ。ファイルサーバーも含めて、オンプレミスのシステムは将来を見越して容量を確保するため余分な初期投資がかかる。導入後に容量が不足した場合、容量拡張にかかる追加コストに加え面倒な作業工数が発生する。サーバーの運用や保守、メンテナンス、BCP/DR対策も別途予算が必要だ。

 「この点で、有効なのがクラウドサービスです。初期投資を抑え、必要に応じて容量を拡張することでコストを抑えられます。運用負荷低減、一元管理という2つのポイントにおいてもクラウドは有効です」(古阪氏)

 しかし、古阪氏は、「これはただ単に『ファイルサーバーのクラウドサービスを使えばよい』という意味ではありません」と強調する。

オンプレミス、クラウドともに一長一短となるファイルサーバーの管理(提供:大塚商会)

 「データを安全に使うためには別途VPN環境が必要になる他、回線速度の事情でファイルアクセスが遅くなってしまうなど、クラウドにはデメリットもあります。つまり3つのポイントを実現するためには、オンプレミスのファイルサーバーとクラウドのメリットを組み合わせた“合理的な仕組み”を考える必要があるのです」(古阪氏)

オンプレミスとクラウドの“いいとこ取り” 「ハイブリッドファイルサーバー」

 では、これらの課題を解決する「合理的な仕組み」とは何か。それがオンプレミスのファイルサーバーと、データ同期のクラウドサービスを組み合わせた「ハイブリッドファイルサーバー」だという。

 「特長は、オンプレミスとクラウドの“いいとこ取り”をしたシステムであることです。オンプレミスのデメリットである初期コスト、導入後の拡張のしづらさをクラウドのメリットで低減しながら、一方で、クラウドのデメリットであるアクセス速度の不安をオンプレミスの活用で解消します。また、通常高額なVPN回線費用も不要です」(古阪氏)

「ハイブリッドファイルサーバー」は、オンプレミス、クラウド、双方の利点を組み合わせたサービスだ(提供:大塚商会)

 具体的には、必要な各種ソフトをあらかじめ組み込んだNECのオンプレミスサーバーと、そのデータをクラウドに同期するMicrosoft Azureのサービス「Azure File Sync」を組み合わせたサービスとなる。

 ファイルをオンプレミスサーバーに保存すると、全ファイルを自動的にクラウドに同期。オンプレミスサーバー側には直近にアクセスされたファイルのみが保存される。しばらくアクセスがないファイルは、ファイルの基本情報のみを記述した0バイトのデータ(メタデータ)となり、オンプレミスサーバーの容量圧迫を防止する。

「ハイブリッドサーバー」の概念図(提供:大塚商会)

 「これにより、オンプレミスのサーバー容量を一定にとどめながら、クラウドと連携して、大容量のデータを効率よく一元管理、有効活用できるようになります。よく使うデータはオンプレミスにあるのでいつでもスピーディーにアクセスできますし、全データがクラウドにも保持される点でBCP対策にもなります」(古阪氏)

ファイルサーバーの一元化で、残業時間とコストを削減

 もう一つの特長は、大塚商会の保守サービスをセットで提供することだ。システムの運用管理から、サーバーハードウェアの保守、ユーザーサポート支援、BCP対策まで含めた「オールインワンのサービス」としている。

 具体的には、大塚商会が管理する監視ツール(セイ・テクノロジーズ社製「BOM for Windows」)でオンプレミスのサーバーを定期的に監視。重大な障害を未然に防ぐ他、万一、障害が発生しても「大塚商会たよれーるコンタクトセンター」に自動的に通知し、障害対応などを迅速に実施。ダウンタイムを最小限にとどめる。

 「サーバーハードウェア保守と運用支援をオールインワンとすることで、システム担当者の運用負荷を低減するとともに、問い合わせ窓口も一本化しました。つまりお客さまは、サービス機能を利用することに集中できます。また、クラウドサービスはデータ通信量に応じた従量課金制が一般的ですが、ハイブリッドファイルサーバーでは通信料も含めた月額料金としました。利用状況にかかわらず月額固定ですので、システム担当者の方にとってはコスト管理が容易になるのです」(古阪氏)

 なお、NECサーバーは、スリムタワー型の「N-Packモデル」と、ラックサーバー「Express5800/R110j-1」を使用した「ラック型モデル」を用意。料金体系は、導入時のサーバーハードウェア購入価格と、月額3万6000円(税別)〜となる。これは前述したサーバーハードウェア保守、運用支援と、クラウド容量(Azure File Syncディスク容量)の1TBを含んだ料金だ。クラウド容量は1TB当たり月額1万8000円で、最大5TBまで追加できる。

「ハイブリッドファイルサーバー」のハードウェアラインアップ(提供:大塚商会)

 2020年9月から提供が始まったサービスだが、既に多くの事例があるという。例えば、ある企業では10年ほど使用し、老朽化した共用のサーバーをハイブリッドファイルサーバーに刷新。従来は単なるファイル置き場だったのが、運用ルールを設けてファイルを全社で共有することによって、外勤社員と内勤社員の業務連携がスムーズになり、残業時間が10%短縮した。保管スペースと紙出力コストも10%削減できたという。

 「ハイブリッドファイルサーバーは、中小企業の課題や実情に合わせて、NECのオンプレミスサーバーとMicrosoft Azureを有効に組み合わせた“これまでにないサービス”だと考えています。サービス機能だけではなく、年間取引企業数28万5000社とのお付き合いの中で大塚商会が培ってきたサポート力を利用できる点も大きなメリットです」(古阪氏)

 実際、数々のメリットをみると、情報共有という組織的な課題を解決するだけではなく、システム担当者の悩みに深く寄り添っていることが強く伺える。古阪氏は「データ活用の課題解決はもちろんですが、システム運用の悩みがあれば、まずは何でも相談していただきたい」と話す。

 冒頭で述べたように、ビジネスのデジタル化が加速している今、データの有効活用は企業規模を問わず不可欠となっている。データ活用をはじめ、多忙な故に着手できなかった課題があれば、大塚商会に声をかけてみることが解決への近道になるかもしれない。

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提供:株式会社大塚商会、日本電気株式会社
アイティメディア営業企画/制作:@IT 編集部/掲載内容有効期限:2021年6月24日

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