第5回 Exchange Server 2003でスケジュールを共有する：基礎から学ぶExchange Server 2003運用管理（1/2 ページ）
予定表を共有してメンバのスケジュールを一望にし、会議開催や会議室などの施設管理を効率化できる。その具体的な手順について。
前回はExchange Server 2003（以下、特にバージョンを明記せず“Exchange Server”と表記した場合はExchange Server 2003を指すものとする）のパブリック・フォルダ機能について説明した。今回は予定表の共有と会議室の予約、代理人機能について説明する。
予定表の共有
Exchange Serverの標準クライアントであるMicrosoft Outlook 2003（以下、Outlook）の「予定表」は、個人のスケジュールを管理するための機能だが、Exchange Serverと組み合わせることで、ユーザー同士でスケジュールを共有できるようになる。これを使えば、マネージャが部門内のメンバーの予定を把握するために利用したり、メンバーの空き時間を狙って会議の招集を行なったりできるようになる。
■予定表の公開方法
予定表をほかのユーザーへ公開するには、Outlookから次のように操作する。
ほかのユーザーへ予定表を公開するための設定
ほかのユーザーへ予定表を公開するには、Outlookを使ってアクセス権を付与する。
（1）ナビゲーション・ウィンドウで［予定表］をクリックする。
（2）［個人用の予定表の共有］をクリックする。すると、予定表のプロパティの［アクセス権］タブが表示される。
（3）［追加］ボタンをクリックし、グローバル・アドレス一覧（GAL）から自分の予定表を公開したい（参照を許可してもよい）ユーザーを選択する。
（4）（3）で追加したユーザーに［参照者］の役割を与える。これで自分の予定表を参照させることができるようになる。
「参照者」の役割が与えられたユーザーからは、次のように操作することで、ほかのユーザーの予定表を参照できるようになる。
ほかのユーザーの予定表を参照する手順
ほかのユーザーの予定表を参照するには、［共有の予定表を開く］をクリックする。
（1）［共有の予定表を開く］をクリックする。
（2）［名前］をクリックし、グローバル・アドレス一覧から予定表を参照したいユーザーを選択する。
ほかのユーザーの予定表を参照しているところ
自分の予定表は一番左に、ほかのユーザーの予定表は右側へ表示される。
（1）一度予定表を開いたユーザーは［その他の予定表］に登録され、2回目以降はチェック・ボックスにチェックするだけで参照できるようになる。
（2）プライベートとして設定された予定は、役割として［参照者］を与えられていても参照することはできない。
ビューを切り替えたところ
ビューを切り替えると、その日の予定だけでなく、稼働日（月〜金）の予定を表示したり、週や月単位で予定を表示したりできるようになる。
（1）ビューを切り替えるには、ツールバーの［日］［稼働日］［週］［月］のいずれかをクリックする。稼働日は、デフォルトでは月曜から金曜の9:00〜18:00に設定されるが、［ツール］メニューの［オプション］をクリックし、表示された［オプション］ダイアログで［予定表オプション］ボタンをクリックして変更できる。
空き時間の確認とグループ・スケジュール機能
上記のように、ほかのユーザーの予定表を参照するにはアクセス権が必要になるが、予定表内の空き時間（予定が入っていない時間）を参照するだけであれば、アクセス権は必要ない。従って、ほかの社員とちょっとした打ち合わせをしたい場合や、マネージャがグループ・ミーティングを開催したい場合などのように、「空き時間かどうかを調べて、具体的な予定については関知しない」という使い方であれば、アクセス権の付与は必要ない。
ほかのユーザーの空き時間の確認をするには、「グループ・スケジュール」という機能を利用する。その名のとおり、グループ（同じ部門のメンバーなど）のスケジュール（空き時間）を参照するための機能であり、次のように操作して利用する。
グループ・スケジュールの作成
グループ・スケジュールを作成する手順は、次のとおりである。
（1）［アクション］メニューから［グループ・スケジュールの表示］をクリックする。
（2）［新規作成］ボタンをクリックする。
（3）任意のグループ・スケジュール名（部門名など）を入力し、［OK］ボタンをクリックする。
空き時間を確認したいメンバーの追加
グループ・スケジュールへ空き時間を確認したいメンバーを追加する。
（1）［出席者の追加］ボタンをクリックし、［アドレス帳から追加］を選択する。すると、グローバル・アドレス一覧が表示される。
（2）空き時間を確認したいメンバーを選択し、［宛先］ボタンをクリックする。これでグループ・スケジュールへメンバーを登録できる。
グループ・スケジュールを表示しているところ
グループ・スケジュールに追加したメンバーの予定が青色で表示され、灰色の部分が空き時間（予定が入っていない時間）であることが分かる。参照許可のあるユーザー（役割として「参照者」が与えられている場合）の予定は、具体的な内容も確認することができる。また、［保存して閉じる］ボタンをクリックすれば、いま作成しているグループ・スケジュールを保存することができ、もう一度［アクション］メニューから［グループ・スケジュールの表示］をクリックしたときにグループ・スケジュールの一覧に表示されるようになる。
【コラム】配布グループとグループ・スケジュール
グループ・スケジュールは、ユーザーごとに作成しなければならず、作成したグループ・スケジュールは複数のユーザーで共有することができない。このような場合は、「配布グループ」機能を利用すると、グループ・スケジュールが作成しやすくなる。
配布グループは、複数のユーザーに一斉にメールを送信するための機能である。部門ごとやプロジェクトごとに作成しておくと便利である。また、配布グループにはほかの配布グループを含めることもできるので、例えば支社のすべての社員を含めた配布グループを作成したい場合は、まず支社内の部門ごとに配布グループを作成し、それらを含めた配布グループを作成するとよい。
配布グループを作成するには、「Active Directoryユーザーとコンピュータ」ツールを使ってグループを新規作成する。このときグループの種類は［配布］を選択し、グループのメンバーとして配布グループに含めたいメール・ボックスや、ほかの配布グループを追加すれば完成である。
グループ・スケジュールに対して、配布グループを追加することもできる。これにより、配布グループに含まれたメンバー全員の空き時間を一括で参照できるので便利である。また、追加した配布グループは、中に含まれているメンバーを展開することもできるので、メンバーを1人1人追加する手間が省けるようになる。
Copyright© Digital Advantage Corp. All Rights Reserved.