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Excel(エクセル)で印刷範囲を設定するTech TIPS

Excelで表を作成した際、余計な部分を除いて印刷したいということはないだろうか。その際、必要な表を別のシートにコピーするのは手間だ。実は、印刷範囲を設定することで、選んだ部分のみを印刷することが可能だ。その方法を紹介しよう。

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対象:Excel 2013/2016/2019/2021/365


不要な部分を除いて印刷を行うには
不要な部分を除いて印刷を行うには
Excelで不要な部分を除いて印刷を行うには、「印刷範囲」を設定するとよい。その方法を紹介しよう(画面の住所などは、「テストデータ・ジェネレータ」で作成したダミーのデータ)。

 「Microsoft Excel(エクセル)」で見積書や住所録などを作成した後、メールで送付するためにPDFにしたり、郵送するために印刷したりすることもあるだろう。この際、シートの一部分だけをPDF化や印刷したいケースもあると思う。こんな場合、PDF化/印刷用にシートの一部を別のシートにコピーするなどしていないだろうか。

 Excelでは、特定のセル範囲を「印刷範囲」として設定することで、その部分だけを印刷できる。その方法を紹介しよう。

セル範囲を選択して印刷範囲を設定する

 Excelで見積書などを作成する際、シート内に計算に利用した表などが残っている場合がある。こうした部分も一緒に印刷されてしまうのは都合が悪い。

 そのような場合は、印刷したいセル範囲を選択した状態で、[ページレイアウト]タブの[印刷範囲]−[印刷範囲の設定]を選択すればよい。選択が行われると、セル範囲が線で囲まれて、印刷範囲が設定されていることが分かる。

セル範囲を選択して印刷範囲を設定する(1)
セル範囲を選択して印刷範囲を設定する(1)
セル範囲を選択して印刷範囲を設定する(2)
セル範囲を選択して印刷範囲を設定する(2)

 印刷範囲を設定すると、シート内の設定した部分のみが印刷対象となる(印刷の際に「プリンター」に「Microsoft Print to PDF」を選択すると、印刷範囲のみPDFとして出力できる)。

設定した印刷範囲を確認する

 ただ、印刷範囲がけい線で囲まれているような場合は、どの部分が設定されているのか分かりにくい。そのような場合は、[表示]タブの[ブックの表示]グループにある[改ページプレビュー]を選択すればよい。印刷範囲に設定されている部分以外は、濃いグレーになるので、どこが印刷範囲に設定されているのか一目で分かるようになる。表示を元に戻したい場合は、[ブックの表示]グループにある[標準]を選択すればよい。

改ページプレビューで印刷範囲を確認する
改ページプレビューで印刷範囲を確認する

 または、[ファイル]タブの左ペインで[印刷]を選択すると、印刷プレビューが表示されるので、これで印刷範囲を確認することも可能だ。

印刷プレビューで印刷範囲を確認する
印刷プレビューで印刷範囲を確認する

【注意】離れたセル範囲を選択するとページが別になる

 同じページに設定するには、連続したセル範囲である必要がある。複数のセル範囲に分かれていると、異なるページに設定されるので注意してほしい。

離れたセル範囲を選択するとページが別になる(1)
離れたセル範囲を選択するとページが別になる(1)
離れたセル範囲を選択するとページが別になる(2)
離れたセル範囲を選択するとページが別になる(2)
離れたセル範囲を選択した状態で[印刷範囲の設定]を実行すると、このように別のページに分かれて印刷範囲が設定されてしまう。

印刷範囲を削除する

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