「リモートワークの課題」を解決する、5つのヒント：「働き方の多様化」に悩む企業に向け、マイクロソフトが提言

働き方の多様性に対応していくために必要となる、「チームコラボレーションの促進」をどう実現するか。マイクロソフトが、Office 365で実現できる「5つのヒント」を説明した。

[＠IT]

　米マイクロソフトは2016年9月29日（米国時間）、従業員のリモートワークを実現するために、会社や組織に必要なチームコラボレーションを促進するヒントを同社のSMB（Small and Medium Business）向けブログで紹介した。

　地理的に分散した業務チーム間でコミュニケーションを保ち、適切な調整に基づいて仕事を進めていくのは、簡単ではないと同社は指摘する。例えば、タイムゾーンや生活スタイルの違いがコミュニケーション遅延の原因になる。コミュニケーションスタイルの違いは誤解を招きやすく、行動や進捗（しんちょく）の把握も従来の方法のままでは難しい。

　同社は、「個々のメンバーの働き方を尊重しながら、チームコラボレーションを管理し、プロジェクトを予定通りに進めたい。しかし、電話、電子メール、高コストなオンサイトミーティングツールに頼っている企業は依然として多い。これは残念な状況だ。最新の技術を使えば、チームとして連携を保ちながら、離れた場所でのコラボレーションが非常に容易になる」と述べ、「Office 365」に含まれるツールで実現できる、5つのポイントを紹介した。

（1）ドキュメントの最新版を維持する

　プロジェクト管理における問題の多くは、個々のチームメンバーが作業指示書、プロジェクトステータスレポート、技術文書といったドキュメントの最新バージョンを持っていないことに起因する。チームメンバーが最新の情報を持っていない／確認できない／共有されていない状況が、作業の無駄や重複を生んでしまう。

　そのために、「SharePoint」がある。重要なプロジェクトドキュメントの最新版を維持し、誰がドキュメントを変更できるかを管理し、ドキュメントの変更を追跡できる。SharePointを効果的に使えば、「誰が最新版を持っているか」が問題にならなくなる。また、SharePointでドキュメントを集中管理すれば、チームの全メンバーがドキュメントへアクセスしやすくする環境も簡単に提供できる。

（2）効率的にスケジューリングする

　会議を行う必要があるとする。しかし、参加人数が多いほど、会議の日程を決めるのは難しくなる。日時設定のためにチーム内で電子メールで連絡を取り合うのは、時間がかかり、効率が悪い。

　そこで、チームメンバーに「Outlook Calendar」での共有方法を周知しておく。会議設定者は各メンバーの予定を考慮しながら、効率的に日時を設定できる。会議に必ず出席すべきメンバーの予定を優先するといった、細かい日程調整なども簡単にできる。

（3）効果的なオンラインミーティングを実施する

　「Microsoft Skype for Business」を使えば、遠隔地にいるメンバーも会議に参加しやすくなり、コミュニケーションの密度も上がる。また、ドキュメントやプレゼンテーションを共有できる機能も、プロジェクト進捗確認などの場では特に効果的に使える。

（4）連絡を取りやすくする

　チームメンバーが別のメンバーにプロジェクトの詳細を確認したい場合は、ビジネスチャットツールの「Skype for Business」を使えば、「今、在席しているか／会話できるか」といった相手の都合を確認した上でコミュニケーションをすぐ開始できる。返信に待ち時間を要する電子メールや、相手の都合を強制的に確保してしまう電話でのやりとりをしないで済むようになる。

（5）360度のプロジェクト管理を行う

　「Microsoft Project」を利用すれば、複雑なプロジェクトの進捗もオンラインで管理できる。また、単純なプロジェクトや日々の業務／営業活動状況については、「Microsoft Dynamics CRM Online」により、プロジェクトのステータスや顧客の要件を可視化し、メンバー全員でそれらを共有できるようになる。