日報メールを半自動化!?――ExcelとVBAで作成するメール作成マクロとは：働く価値を上げる“VBA／GAS”術（11）（2/3 ページ）

時間のかかる業務の代表「メール作成」。中には、定期的かつ毎回同じようなフォーマットで作成、送信するメールもあるのではないでしょうか。今回は、日報を例に、Excelに記入したことを基にメールを作成するVBAを紹介します。

[高橋宣成，プランノーツ]

日報メールの自動作成マクロ

　下記は、Excelの2つのシートを基にOutlookで下書きを作成するプロシージャ「Sub 日報メール作成()」です。

Sub 日報メール作成()
'レポート部分の生成
Dim report As String: report = ""
Dim i As Long: i = 2
With Sheet2
    Do While .Cells(i, 1).Value <> ""
        report = report & .Cells(i, 1).Value & "／"
        report = report & .Cells(i, 2).Value & "／"
        report = report & .Cells(i, 3).Value & "<br>"
        i = i + 1
    Loop
End With
'メールの各要素の生成
With Sheet1
    Dim myTo As String: myTo = .Range("B2").Value
    Dim mySubject As String: mySubject = .Range("B3").Value
    Dim myBody As String: myBody = ""
    myBody = myBody & .Range("B4").Value & "<br>" '宛名"
    myBody = myBody & convertLf(.Range("B5").Value) & "<br>" '書き出し
    myBody = myBody & report 'レポート
    myBody = myBody & convertLf(.Range("B6").Value) '締め
End With
'下書き作成
Dim olApp As Outlook.Application
Set olApp = New Outlook.Application
Dim myMail As MailItem
Set myMail = olApp.CreateItem(olMailItem)
With myMail
    .To = myTo
    .Subject = mySubject
    .Display
    .HTMLBody = myBody & .HTMLBody
End With
End Sub

　「Sub 日報メール作成()」を実行すると、下記のようなメールの下書きがOutlookに作成されます。

図6　マクロで作成したメール下書き

　下記は、処理の大まかな流れです。

1. 「レポート」シートからレポート部分の文字列を生成
2. メールの送信先アドレス、件名、本文を文字列として生成
3. Outlook.Applicationオブジェクトの生成
4. MailItemオブジェクトの処理
   ┣MailItemオブジェクトの生成
   ┣送信先アドレス、件名の設定
   ┣下書きとして表示
   ┗本文の追加

　また、上記プロシージャ内で使用している「Function」プロシージャ「convertLf()」は下記になります。

Function convertLf(ByVal str As String) As String
convertLf = Replace(str, vbLf, "<br>")
End Function

　今回作成するメールはHTMLメールです。従って、メール上の「改行」は、Excelのセル内部の改行コード「LF（ラインフィード）」ではなく、HTMLのbrタグで表現する必要があります。

　Functionプロシージャ「convertLf()」は、与えられた文字列内の改行コード「LF」を、brタグに置換して返すものです。