【Googleドキュメント】気付けば対応していた、Wordの変更履歴やコメントへの対応を試してみる：Tech TIPS（2/2 ページ）

Wordの文書ファイルに変更履歴やコメントを付けて回覧するケースも多い。利用頻度が低い場合でも、こうした用途のためにOfficeのライセンスを購入して、Wordをインストールしなければならないのは少しもったいない。実は、Googleが無料で提供しているGoogleドキュメントを使えば、Wordの文書ファイル（DOCXファイル）に変更履歴やコメントを付けることができる。その方法を紹介しよう。

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

Googleドキュメントの変更履歴機能を有効にする

　Office互換モードでGoogleドキュメントが起動すると、編集モード（［表示］メニューの［モード］−［編集］が選択された状態）で文書ファイルが開く。このモードでは、直接文書ファイルが編集できるが、変更履歴が残らない。オリジナルのDOCXファイルの変更履歴やコメントなどが表示された状態のため、変更履歴が残るように見えるので注意が必要だ。

　Googleドキュメントで変更履歴を有効にするには、明示的に［表示］メニューの［モード］−［提案］を選択して、提案モードにする。これにより、Wordで［校閲］タブの［変更履歴の記録］を選択したのと同様の状態になる。ただ、Wordがサポートする［シンプルな変更履歴/コメント］（変更履歴を反映した状態で表示し、校正履歴を記録するモード）はサポートしておらず、Wordで［すべての変更履歴／コメント］が選択された状態になる（変更履歴などが文書中に全て表示された状態）。

Googleドキュメントの変更履歴機能を有効にする
Googleドキュメントの変更履歴機能を有効にするには、［表示］メニューの［モード］−［提案］を選択する。

　変更履歴を全て反映した状態を確認するには、［ツール］メニューの［編集の提案を確認］を選択し、表示されたダイアログの［編集の提案を表示］をクリックし、プルダウンリストで［[すべて承認]の結果をプレビュー］を選択すればよい。［[すべて拒否]の結果をプレビュー］を選択すれば、変更履歴を全て拒否した状態を確認できる（オリジナルの文書の状態を確認できる）。どちらも実際に反映や拒否はされない。

変更履歴を全て反映した状態を確認する（1）
変更履歴を全て反映した状態を確認するには、［ツール］メニューの［編集の提案を確認］を選択する。

▼

変更履歴を全て反映した状態を確認する（2）
［編集の提案］ダイアログが開くので、［編集の提案を表示］をクリックし、［[すべての承認]の結果をプレビュー］を選択する。これで、全ての変更履歴が反映された状態の文書が確認できる。

変更履歴を反映する

　Googleドキュメント上で提案（変更履歴）を反映／破棄するには、編集モードもしくは提案モードで、文書ファイルの右側に表示されている提案をクリックし、承認するにはチェックマーク（提案を承認）を、拒否するにはバツマーク（提案を拒否）をクリックすればよい。Word上で記録された変更履歴も反映／廃棄可能だ。

変更履歴を反映する
承認／拒否したい変更履歴をクリックすると、右側の履歴カードが選択される。チェック（承認）／×（拒否）をクリックすると、反映したり、元に戻せたりする。

　また、本文の修正したい場所のいずれかにカーソル（キャレット）を置いた状態で、［ツール］メニューの［編集の提案を確認］を選択し、表示されたダイアログの［承認］のプルダウンリストを開き、［すべて承認］を選択すれば、全ての変更履歴を反映できる。

全ての変更履歴を一度に反映する（1）
変更履歴を全て反映するには、［ツール］メニューの［編集の提案を確認］を選択する。

▼

全ての変更履歴を一度に反映する（2）
［編集の提案］ダイアログが開くので、［すべて承認］をクリックする。これで、全ての変更履歴が反映される。

　コメントも同様、チェックをクリックして非表示にしたり、入力ボックスにコメントを追加して返事を残したりできる。また、コメントは、文書の一部を選択すると、右側に［コメントを追加］アイコンが表示されるので、これをクリックすると、選択された文字列に対してコメントが追加できる。

　なお、コメント全体を削除することはできるが、他人のコメントのみを削除できないので注意してほしい。

コメントを解決済みなどにする
コメントのマークをクリックすると、それに対応するコメントが選択される。コメントを「解決済み」として非表示にするには、チェックアイコンをクリックする。コメントの一番下の入力欄でコメントが追加できる。

WordでもGoogleドキュメントで入れた変更が確認できる

　気になる互換性だが、編集部で試した限り、Googleドキュメントで追加した変更履歴やコメントも、Wordで開くと問題なく反映されていた。

　Googleドキュメントで編集後、［ファイル］メニューの［ダウンロード］−［Microsoft Word（.docx）］を選択すれば、ローカルドライブにDOCXファイルでダウンロードできるので、実際に問題がないかどうか確認しながら使ってみるとよいだろう。

Googleドキュメントで入力した「提案」をWordで確認する
Googleドキュメントで編集後、［ファイル］メニューの［ダウンロード］−［Microsoft Word（.docx）］を選択すれば、ローカルドライブにDOCXファイルでダウンロードできる。このファイルをWordで開けば、Googleドキュメント上で入れた提案（変更履歴）も、Word上で入れた変更履歴と同様、反映（承認）したり、元に戻（拒否）したりできる。

　なお、Word上で設定した二段組などのレイアウトは、Googleドキュメント上のOffice互換モードでは確認できない。また、GoogleドキュメントからDOCXファイルでダウンロードすると、レイアウトが解除されてしまうようなので注意してほしい。段組などのレイアウトは、GoogleドキュメントのOffice互換モードでは設定できないので、Googleドキュメント形式で保存してから、［表示形式］メニューの［列］で行う必要がある。