Excelで管理している住所録をOutlook 2003の連絡先にインポートする：Tech TIPS
住所録の管理にExcelを使用することは多い。Outlookでは、Excelで保存された住所録のデータを連絡先に取り込むことができる。
対象ソフトウェア：Outlook 2003 （Outlook 2010／2013はこちら→）
解説
メールや住所録、予定表（スケジュール）、仕事リスト（ToDoリスト）などといった個人用の情報を、Outlookで統合的に管理している人も多いだろう。その一方で、取引先などの住所録情報を複数メンバで共有するために、Excelを使っている企業も少なくない。場合によっては、Excel上の住所データをOutlookに持ってくるのが面倒で、OutlookとExcelで住所録データを二重管理していることもある。
Outlookには、Excelで保存された住所録データをインポートする機能がある。これを利用すれば、複数の住所録データを一括してOutlookの住所録データに変換できる。
操作方法
データを変換するには、最初に、取り込みたいデータが保存されているExcelファイル側で設定を行い、次にOutlookでデータの取り込むという手順をとる。
●手順1――移行元のExcelファイルを設定する
まず、データが入ているExcelファイル側で設定を行う。Excelファイルを開き、取り込むデータをドラックして選択する（画面にあるとおり、「名前」や「住所」など、フィールドの見出し名部分もまとめて選択する）。続けてツールバーのメニューから［挿入］−［名前］−［定義］を選択して「名前の設定」のウィンドウを開く。
次に「名前の設定」のウィンドウで名前を指定して［OK］ボタンをクリックする。ここで指定する名前は何でもよい。この名前は、Outlookでインポートするときに表示される。名前の定義が完了したら、［ファイル］−［上書き保存］をクリックする。
名前の定義
名前の定義ダイアログで任意の名前を設定して［OK］ボタンを押したら、ツール・バーのメニューから［ファイル］−［上書き保存］をクリックして閉じる。
（1）［名前］を入力する。
（2）［OK］ボタンをクリックする。
（3）［ファイル］−［上書き保存］をクリックする。
これで、Excelファイルの設定は完了した。次は、Outlookの連絡先にExcelファイルのデータを取り込む作業を行う。
●手順2――Outlookの連絡先にExcelファイルのデータを取り込む
Outlookを開き、［ファイル］−［インポートとエクスポート］メニューを実行し、インポート／エクスポートウィザードを起動する。ウィザードが起動されたら、導かれる手順に従って作業を進めていけばよい。
まず、［インポート／エクスポートウィザード］が起動したら、［実行する処理を選択してください］に表示されたリストから［ほかのアプリケーションまたはファイルからのインポート］を選び、［次へ］ボタンをクリックする。
実行する処理を指定する
Outlookを開き［ファイル］−［インポートとエクスポート］を選択して、インポート／エクスポートウィザードを起動させる。ウィザードが起動したら、［実行する処理を選択してください］から［ほかのアプリケーションまたはファイルからインポート］を選ぶ。
（1）［ほかのアプリケーションまたはファイルからインポート］を選ぶ。
（2）［次へ］をクリックする。
次に、表示される画面（［ファイルのインポート］）で［インポートするファイルの種類を選択してください］のリストからファイルの種類を選ぶ。ここでは［Microsoft Excel］を選び［次へ］ボタンをクリックする。
ファイルの種類を指定する
［インポートするファイルの種類を選択してください］の中から［Microsoft Excel］を選ぶ。
（1）［Microsoft Excel］を選ぶ。
（2）［次へ］をクリックする。
すると、トランスレータ（変換機構）のインストールを実行するためのメッセージが表示されるので［はい］を選んでインストールする。インストールが完了して、［ファイルのインポート］のウィンドウに戻ったら、［参照］ボタンをクリックして取り込みたいデータの保存場所を探して［インポートするファイル］に指定する。
トランスレータのインストールを実行する
まだシステムにトランスレータがインストールされていない場合は、ポップアップでメッセージが表示されるので、［はい］をクリックしてインストールを実行する。
（1）［はい］をクリックする。
Excelファイルの保存場所を指定する
インストールが完了したら、［ファイルのインポート］のウィンドウにある［インポートするファイル］の［参照］ボタンをクリックして、Excelファイルの保存場所を探し［インポートするファイル］に指定する。
（1）［参照］をクリックして、ファイルの場所を指定する。
（2）［次へ］をクリックする。
次に、取り込んだデータをOutlookの連絡先へ取り込むため［インポート先のフォルダ］覧で［連絡先］を選択して、次に進む。
インポート先のフォルダに［連絡先］を指定する
取り込んだデータをOutlookの連絡先にインポートするため、［インポート先のフォルダ］で［連絡先］を選択する。
（1）［連絡先］を選ぶ。
（2）［次へ］をクリックする。
次に、Excelファイルで管理している内容とOutlookの連絡先フィールドが正しく対応するように、［フィールドの一致］画面で設定を行う。
［フィールドの一致］ダイアログでは、インポート元（今回はExcel）のフィールド値が左側に、インポート先（今回はOutlookの住所録）のフィールド値が右側に一覧表示される。ここで、Excelデータのフィールド値のどれが、Outlookのフィールド値のどれに対応するのか、ドラッグ＆ドロップによって設定していく。
フィールドの一致
左ペインに並ぶExcelファイルの値から、右ペインに並ぶOutlookの連絡先フィールドへ対応するデータをドラック＆ドロップする。例えば、Excelファイルで「メールアドレス」としていたデータは、Outlookの連絡先フィールドでは「電子メール」にあたるので、左ペインの「メールアドレス」を右ペインの「電子メール」へドラック＆ドロップする。
（1）［メールアドレス］に対応する［電子メール］へドラッグ＆ドロップして、フィールドを一致させる。
（2）［OK］をクリックする。
［OK］ボタンを押してウィンドウが［ファイルのインポート］に戻ったら［完了］ボタンをクリックして、作業を終了する。
インポートが成功するとExcelファイルで管理していた名簿のデータが、以下のようにOutlookの連絡先に追加される。
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