【Excel】共有を設定して複数ユーザーでブックを編集・更新する（ローカル編）：Tech TIPS（2/2 ページ）
共同作業時など、複数のユーザーで同時にExcelブックを開いて編集したいことがある。しかし共有フォルダにあるExcelブックを誰かが開いていると、他のユーザーは書き換えができない。そこで「共有ブック」を利用すると、複数のユーザーで同時にExcelブックを編集できるようになる。
共有中のExcelブックを複数のユーザーで編集する
共有中のExcelブックを編集して保存したとき、次のメッセージが表示されることがある。
これは、自分がExcelブックを保存するまでの間に、他のユーザーが同じExcelブックの内容を変更して保存したことを表している。ただ、自分とそのユーザーの変更個所は異なっており、この時点で自分の変更も他のユーザーの変更もExcelブックに保存されている。
他のユーザーによって変更された個所には、その旨のメモが挿入され、色の付いた枠線で強調表示される。そこにマウスポインターを乗せると変更したユーザーやその内容／日時などがポップアップで表示される。
一方、自分が変更した個所を他のユーザーも変更して保存していた（変更が競合している）場合は、「競合の解決」ダイアログが表示され、どの変更を保存するか選択できる。
共有しているExcelブックの変更の履歴を確認する
共有中のExcelブックの変更個所が色の付いた枠線で強調表示されるのは、デフォルトでは前回Excelブックを保存してから変更した個所だけに限られる。
それより前にさかのぼって変更個所を確認するには、まずリボンの［校閲］−［変更］−［変更履歴の記録］をクリックして表示されるメニューから［変更箇所の表示］を選ぶ。すると「変更箇所の表示」ダイアログが表示されるので、「強調表示する変更箇所の指定」からすべてチェックを外して「オフ」にし、［変更箇所を画面に表示する］にチェックを入れて「オン」にしてから［OK］ボタンをクリックする。
すると、変更個所に色の付いた枠線が表示されるはずだ。
変更個所をリストアップして一覧表にすることも可能だ。それには、上記ダイアログで［新しいシートに変更箇所一覧を作成する］にチェックを入れて「オン」にして［OK］ボタンをクリックする。すると、次のように新規シートが作成されて変更履歴一覧が記入される。
共有を解除して通常のExcelブックに戻す
例えば共同で作成したExcelブックをどこかへ提出したりする際には、履歴情報や共有設定は不要なので、共有を止めて通常のExcelブックに戻した方がよい。
それにはまず、他のユーザーが対象のExcelブックを保存して作業を終わらせていることを確認する。次にリボンの［校閲］タブの［保護］グループまたは［変更］グループにある［ブックの共有を解除］ボタンをクリックする。
これらのボタンがリボンに見当たらない場合は、［ブックの共有］ボタンをクリックして表示されるダイアログで、［複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する］または［新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します］のチェックを外して「オフ」にする。
これで過去の変更履歴が破棄され、最新の内容だけでExcelブックが保存され、共有が解除される。
共有中のExcelブックは残したまま通常のExcelブックを用意したい場合は、共有中のExcelブックのコピーを作成して共有を止めて通常版とし、元のExcelブックは引き続き共有すればよいだろう。
共有すると禁止されてしまう操作がある
共有ブック機能で注意が必要なのは、新規作成／挿入／削除あるいは変更といった操作に制限があることだ。例えば次のような操作ができなくなる。
- セル範囲の挿入／削除／結合／分割
- ワークシートの削除
- グラフの作成／変更
- ハイパーリングや図などのオブジェクトの挿入／変更
- マクロの作成／変更／表示／割り当て
- XMLデータの各種操作
詳細はExcelのヘルプページ「共有ブック機能について」にある「サポートされていない機能」を参照していただきたい。
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■更新履歴
【2021/08/03】画面『共有ブック関連のコマンドボタンをリボンの［校閲］タブに追加する（2/3）』のスクリーンショットが、同（3/3）と重複していました。お詫びして訂正いたします。
【2021/02/04】Excel 2016とMicrosoft 365のExcelに対応しました。
【2013/12/23】Excel 2013での動作を確認し、その情報を反映しました。
【2011/10/14】初版公開（対象はExcel 2007／Excel 2010）。
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