5分で分かる「ECM」：ペーパーレスから統合管理へ（4/6 ページ）

企業がコンテンツを管理するための取り組み全般を指す「ECM（Enterprise Content Management）」の存在価値が、ここに来て再びクローズアップされつつあります。あらためてその役割と効果について整理してみましょう。

[吉村哲樹，＠IT]

3分〜業務効率アップ！ ビジネスチャンスを広げる攻めのECM

　ではECMを使うことで、企業はどのようなビジネスメリットを得ることができるのでしょうか。ここでは、その主たるものを幾つか紹介してみましょう。

　まずは、社内のあらゆる情報に一元的にアクセスできる環境を業務現場に提供することで、従業員が欲しい情報を探すための手間が大幅に省け、業務効率の大幅アップが期待できます。一般的に、知的労働者の労働時間のうち約3割は、情報を探すために費やされているといわれています。ECMの仕組みを導入することで、社内のあらゆる情報資産の中から目的のものを素早く検索できるようになるため、そうした無駄な時間をかなり削ることができます。

　また、文書を全て電子化してシステムの上に載せることで、かつて紙の文書を回覧していたときと比べ、業務フローを素早く回せるようになります。例えば遠隔地にある事業所に文書を回覧するにしても、紙の文書では郵送だけで往復数日間かかっていたのが、電子化された文書なら一瞬でやり取りできます。また、最近のECM製品の中には、こうした業務フローを自動実行できるワークフロー機能を実装したものも出てきています。

　さらにECMは、既存業務を効率化するだけでなく、売り上げ向上にも大きな役割を果たします。それまでチームや部門ごとに閉じられていた業務ノウハウや暗黙知が、広く全社レベルで共有・可視化されるようになるため、営業やプロモーション活動が活発化するとともに、部門の壁を越えたコラボレーションも促進されます。