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【今どきExcel】表データの構造と書式を分離する「テーブル」機能をマスターせよTech TIPS

Excelで表を作っていると、ある程度書式設定などを行って体裁を整えた後に、行や列の追加が発生することがある。この際、書式設定をやり直す必要が生じることがある。実は、表を「テーブル」にすることで、こうした書式設定の手間などが大幅に効率化できる。「テーブル」の指定方法と「テーブル」を使うメリットについて解説しよう。

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対象:Excel 2013/2016/2019/365


セル範囲を「テーブル」にして作業効率アップ
セル範囲を「テーブル」にして作業効率アップ
Excelの「テーブル」機能には、表作成を簡単にするさまざまな機能がある。セルの書式設定が楽になったり、自動的にフィルターが設定されたりと、「テーブル」にするメリットは多い。ここでは、テーブルに設定する方法やテーブルのメリットについて解説する。

 「Microsoft Excel(エクセル)」で表を作る際、「行」や「列」を追加するたびにセルの書式設定を修正したり、行や列の色分けを修正したりするのが面倒ではないだろうか。

 Excelには、表形式のデータを扱うための「テーブル」という機能があり、これを使うことでセルの書式設定や色分けなどを自動化できる。一般的な「表」を作成するなら、他にもセル範囲をテーブルに変換することで、便利な機能が利用できるようになる。

 そこで、「テーブル」の作成方法と、セル範囲(表)をテーブル化するメリットを紹介しよう。

セル範囲をテーブルに変換/解除する方法

 テーブルで有効になる機能には、下表のようなものがある。それぞれの機能は、既にExcelにある機能で、手動でも行えるものだ。しかし、セル範囲をテーブルに変換すると自動的に設定が行われるため、手動で個別に設定、操作する必要がない。どの機能も表の作成では、ほとんどの場合に使うものだ。自動で多くの機能が実行され、書式も付く。これを個別に手作業でやる理由は、なかなか思い付かない。

機能 概要
見出し行 見出し行が自動設定され、数式から列名での参照が可能になる
[Ctrl]+[A]キーの挙動 [Ctrl]+[A]キーでは見出し行を除いて選択。連打で全体が選択
フィルターの有効化 フィルターが自動で有効化され、並べ替えやフィルターが簡単
集計列(計算列) 列に数式を追加すると、自動でオートフィルする
構造化参照式 列見出しに付けた名前でセル参照が行える
集計行 集計行ではドロップダウンリストで集計方法を指定できる
自動書式設定 1行ごとに色を変えるなどの書式設定が自動で行われる
範囲の自動拡張 最下行の下でセル入力すると、自動的にテーブル範囲が拡張
クエリとのリンク テーブルはクエリのソースにできる
自動の名前付け テーブルには自動で名前が付けられ、参照が簡単になる
テーブルで有効になる機能

 「テーブル」は、ワークシート上のセル範囲を指定して作成する。後の作業を考えると、「テーブル」にする前に、暫定的でもいいので見出しとなる列項目名ぐらいは入力しておいた方がよい。データが入っている必要はなく、作成したい表の感じをだいたい作ったら、範囲を選択し、[ホーム]タブにある[スタイル]グループの[テーブルとして書式設定]を選択する。

 ここには、デフォルトの「テーブルスタイル」とユーザーが作成した「テーブルスタイル」(作成方法は後述)がある。書式も後からいくらでも変更できるので、ここでは適当なものを選べばよい。

 その後、[テーブルの作成]ダイアログが表示されるので、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」を「オン」にして、「テーブル」を作成する。ここで「テーブル」にするセル範囲を変更することも可能だ。

テーブルを作成する(1)
テーブルを作成する(1)
[Ctrl]+[A]キーなどで表を選択して、[ホーム]タブにある[スタイル]グループの[テーブルとして書式設定]を選択する。デフォルトで設定されている「テーブルスタイル」から適当なものを選択して、適用する。
テーブルを作成する(2)
テーブルを作成する(2)
[テーブルの作成]ダイアログが表示されるので、「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れて、[OK]ボタンをクリックする。ここで「テーブル」にするセル範囲を変更することも可能だ。
テーブルを作成する(3)
テーブルを作成する(3)
選択したセル範囲(表)が「テーブル」になる。

 慣れてきたら、キーボードショートカットの[Ctrl]+[T]キーを使って、選択範囲をテーブルに変換するとよい。このときには、「テーブルスタイル」はデフォルトのものとなり、すぐに[テーブルの作成]ダイアログが表示される。

 「テーブル」をセル範囲に戻したい場合は、右クリックメニューの[テーブル]−[範囲に変換]、もしくは[テーブルデザイン]タブ(テーブル中にアクティブセルがあると表示される)にある[ツール]−[範囲に変換]をクリックする。

「テーブル」を解除する
「テーブル」を解除する
「テーブル」から通常のセル範囲に戻すには、「テーブル」を選択し、右クリックメニューで[テーブル]−[範囲に変換]を選択すればよい。

 このとき、テーブルとして設定された書式はそのまま残る。なお、[Ctrl]+[T]キーなどで間違ってテーブルにしてしまった直後に解除したい場合には、[Ctrl]+[Z]キー(取り消し)が利用できる。

独自のテーブルスタイルを作成する

 「テーブル」の書式(テーブルスタイル)は、ユーザーが独自に作成し、これを標準のテーブル書式として利用できる。標準のテーブル書式は、[Ctrl]+[T]キーでセル範囲をテーブル化するときに利用されるので、自分で使う書式を設定しておくと、作業が効率的になる。

 「テーブルスタイル」は、[ホーム]タブの[スタイル]グループにある[テーブルとして書式設定]−[新しいテーブルスタイル]で行う。[新しいテーブルスタイル]ダイアログが表示されるので、「テーブル要素」から書式設定の対象を選び、[書式]ボタンや[縞のサイズ](行や列の色分けを何行ごとに行うか)などを設定する。

テーブル要素 縞のサイズ オプション
テーブル全体 × オン/オフ
最初の列のストライプ 列でまとめてオン/オフ
2番目の列のストライプ 列でまとめてオン/オフ
最初の行のストライプ 行でまとめてオン/オフ
2番目の行のストライプ 行でまとめてオン/オフ
最後の列 × オン/オフ
最初の列 × オン/オフ
見出し行 ×
集計行 × オン/オフ
最初の見出しセル ×
最後の見出しセル ×
最初の集計セル ×
最後の集計セル ×
テーブルスタイルの設定項目
優先度は、「テーブル全体」が最低で、表の順番に高くなる。「最後の集計セル」が最も優先度が高い。

 「テーブルスタイル」では、行と列にそれぞれ2パターンの書式(ストライプ)を交互に適用できる。これにより、同じ色が2行、違う色で1行といったパターンで表にストライプを付けられる。

 例えば、「上半期」「下半期」「通年」の値を行で表現するといった場合に、半期と通年で色を変えるといったことが可能になる。このとき、「上半期」「下半期」に対応する「最初の行のストライプ」では「縞のサイズ」を「2」とし、通年に対応する「2番目の行のストライプ」では「縞のサイズ」を「1」にする。列に対してストライプを付ける場合には、「最初の列のストライプ」「2番目の列のストライプ」に対して「縞のサイズ」を指定する。

 書式は、[セルの書式設定]ダイアログの[フォント][罫線(けい線)][塗りつぶし]の各タブで指定する。フォントは、属性の指定は可能だが、書体は変更できない。テーブル内は、ワークシートに設定されたフォントが適用される。その他の[セルの書式設定]ダイアログの「表示形式」や「配置」は、普通のセルと同じくユーザーが範囲を指定して手動で行う必要がある。

 [新しいテーブルスタイル]ダイアログの下方にある「このドキュメントの既定のテーブルスタイルに設定する」のチェックを「オン」にすることで、作成したテーブルスタイルが既定となり、[Ctrl]+[T]キーなどでテーブルに変換したときに自動的に適用される。また、後で区別しやすくするため、分かりやすい名前を付けておいた方がいいだろう。

「テーブルスタイル」を作成する(1)
「テーブルスタイル」を作成する(1)
[ホーム]タブにある[スタイル]グループの[テーブルとして書式設定]を選択し、開いたメニューで[新しいテーブルスタイル]をクリックする。
「テーブルスタイル」を作成する(2)
「テーブルスタイル」を作成する(2)
[新しいテーブルスタイル]ダイアログが開くので、ここで設定したいストライプのパターンやフォントサイズなどを指定する。ここでは、「最初の行のストライプ」で「縞のサイズ」を「2」として薄い青色を指定し、「2番目の行のストライプ」で「縞のサイズ」を「1」として少し濃い青を指定している。これでプレビューにあるようなストライプの表ができる。また、「このドキュメントの既定のテーブルスタイルに設定する」にチェックを入れると、このテーブルスタイルが既定となり、[Ctrl]+[T]キーなどでテーブルに変換したときに自動的に適用されるようになる。
「テーブルスタイル」を作成する(3)
「テーブルスタイル」を作成する(3)
作成した「テーブルスタイル」を表に反映した。上半期と下半期は薄い青色、通年は少し濃い青色になる。

 テーブルスタイルが設定された「テーブル」では、[テーブルデザイン]タブにある[テーブルスタイルのオプション]グループに従って適用される。ここにあるチェックボックスで、テーブルスタイルのうち一部の書式をオン/オフできる。

 また、複数のテーブル項目が重なる部分は、テーブル要素の並び順で優先度が決まる。例えば、「行のストライプ」よりも「最後の列」に設定した書式の方が優先される。このように「テーブルスタイル」のテーブル要素が重複するセルでは、ダイアログのリストで後方にあるものが優先される。その他、「テーブルスタイル」で設定した罫線は、[ホーム]タブにある罫線機能では編集できない。そのため、罫線を細かく指定したい場合には、「テーブルスタイル」で罫線を設定しないで、罫線機能を利用した方がよい。

 ユーザーが作成した「テーブルスタイル」は、ブックに保存される。このため、他のブックで利用したければ、「テンプレート」などに登録しておく方がいいだろう(テンプレートについては、Tech TIPS「【Excel】いつものフォント、フォントサイズを標準テンプレートに登録、毎度の無駄作業を省く」参照のこと)。他のブックやテンプレートに作成した「テーブルスタイル」をコピーするときには、「テーブルスタイル」を適用した「テーブル」が入ったワークシートをコピーする。

 「テーブルスタイル」が使われているワークシートが他のブックやテンプレートにコピーされると、「テーブルスタイル」も同時にコピーされる。その後、コピーしたワークシートは削除しても、コピーされた「テーブルスタイル」は維持される。

 「テーブルスタイル」を削除したい場合には、[ホーム]タブの[スタイル]グループにある[テーブルとして書式設定]のメニューを開き、削除したい「テーブルスタイル」の上で右クリックメニューの「削除」を選択する。

作成した「テーブルスタイル」を削除する
作成した「テーブルスタイル」を削除する
作成した「テーブルスタイル」を削除したい場合は、[ホーム]タブの[スタイル]グループにある[テーブルとして書式設定]のメニューを開き、削除したい「テーブルスタイル」の上で右クリックメニューの「削除」を選択すればよい。

テーブルを使うべき5つの理由

 セル範囲を「テーブル」にするメリットはいろいろとあるが、ここでは主な5つの理由を紹介しよう。

理由1:表への数式の追加が簡単になる

 Excelで表を作るのは、数式による集計や計算を容易になるからだ。表に集計や計算がないのであれば、Microsoft Wordなどでも表を作ることができ、最終形態によってはそのほうがラクな場合もある。

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