「ファイルサーバが遅い、つながらない」→約9割が使う“別の手段”、情シスの死角に：代替となる8つの“危険な保管方法”

ファイルサーバが遅い、つながらない――。そんな状況でも、従業員は業務を止めるわけにはいかない。どう対処しているのか。調査から、ファイルサーバや共有フォルダの不調時の実態が見えてきた。

[＠IT]

　業務で使うファイルサーバや共有フォルダでは、「ファイルを開くのに時間がかかる」「アクセスできない」といった不調が発生することがある。そうした状況に陥ったとき、従業員は状況が改善するまで待っているほど余裕がないこともある。業務を継続するために、現場ではどのような行動が取られているのか。

　法人向けクラウドストレージを提供するファイルフォースは2026年8月20日、「業務における、ファイルサーバー／共有フォルダの不調に関するアンケート」の結果を公表した。ファイルサーバまたは共有フォルダを業務で利用する全国の20〜49歳の男女361人を対象に、2026年6月にインターネットを通じて調査したものだ。

「ファイルサーバが遅い」→代替となる“8つの危険な手段”

　ファイルサーバや共有フォルダの不調は、どの程度、どのような事象として起きているのか。またその状況に陥ったとき、従業員はどのような行動を取って業務を継続しているのか。

　調査によると、直近3カ月以内に「ファイルを開く・保存するのに時間がかかる」ことを経験した人は91.1％、「アクセスできない／切断される」を経験した人は88.9％に上った。ファイルサーバや共有フォルダの不調は、多くの利用者が日常的に直面している問題だといえる。

ファイルサーバ／共有フォルダで経験した問題とその頻度（提供：ファイルフォース）

　不調時にやむを得ず取った行動について尋ねたところ、「やむを得ない行動を取ったことはない」と回答した人は13.6％にとどまり、86.4％が何らかの「代償行動」を取った経験があることが分かった。

　具体的な行動で最も多かったのは「業務用PCのローカル（デスクトップ等）に保存」の37.9％だった。チャットツール（「Slack」「Microsoft Teams」など）やメールで自分宛てに送る、USBメモリで保存、スマートフォンで撮影なども上がっている。具体的には以下の通り。

• 業務用PCのローカル（デスクトップなど）に保存：37.9％
• 別フォルダ、別場所に二重保存：33.8％
• チャットツール（Slack、Teamsなど）の自分宛てDMに保存：31.6％
• 個人所有のUSBメモリ、外付けHDDに保存：30.7％
• 個人契約のクラウドストレージに保存：30.5％
• 自分宛てのメールに送って保管：29.4％
• スマートフォンで撮影、スクリーンショットで保管：27.4％
• 紙に印刷して保管：22.7％

　ファイルフォースは、こうして会社が用意した正規の共有環境を迂回（うかい）し、個人の環境などにファイルを保存する行為を「シャドー保管」と呼んでいる。同社はシャドー保管について、正規のファイル管理環境が現場の業務スピードや利便性に追い付いていないことを示すシグナルでもあると指摘している。

ファイルサーバ／共有フォルダが重い・使えないときに取った行動（提供：ファイルフォース）

　こうして別の場所に退避されたファイルには、どのような情報が含まれているのか。調査では「業務マニュアル・手順書」が38.5％だった他、「顧客との契約書・見積書・請求書」が31.1％、「顧客名簿・取引先リスト」が30.8％を占めた。一方、「機密情報・個人情報を含まない」と答えた人は3.5％にとどまった。

やむを得ず保管したファイルの種類（提供：ファイルフォース）

“一時退避”のはずが……約66％が個人環境に残したまま

　一時的に別の場所へ退避したファイルは、その後どうなっているのか。

　個人の環境へ退避したファイルについて、「サーバには戻したが、個人側にも残している」と答えた人は33.9％、「サーバに戻さず、個人側にだけ残している」は31.9％だった。両者を合わせると約66％が、退避したファイルを個人の環境に残していることになる。

　こうした“代わりの行動”について、社内の情報システム部門に「報告したことがない」または「代償行動は報告していない」と答えた人は、合計で50.7％を占めた。