PDFとXMLの融合によるビジネスプロセス変革 〜ドキュメント・人・プロセスを統合する〜 Acrobat 6.0とアドビサーバ製品群との親和性

　PDF作成・管理ツールであるAdobe Acrobat（以下、Acrobat）は、1999年発売の4.0で、PDF から「電子データ」を取り出したり、ファイルやコメントを「添付」する機能を搭載した。再利用可能なデータの「コンテナ」機能が用意され、電子フォーム機能を使うことでデータの入力環境が整えられ、入力されたデータをXMLデータとしてバックオフィスシステムに受け渡すことも可能となった。

　2003年5月15日にアナウンスされた新バージョン、Acrobat 6.0を使えば、さらに多くのフォーマットからのPDFへの変換、PDFファイルの編集ができるようになる。さらに、電子フォーム機能を中心に、アドビシステムズ（以下アドビ）の新サーバ製品群とのインテグレーションが容易になるのだ。

　情報システムにおけるインフラとしてのPDFのアーキテクチャーと、その業務システムでの利用を拡大するサーバ製品、Adobe Form Server／DesignerとAdobe Document Server for Reader Extensionsとの連携ソリューションについて紹介する。技術的背景から、PDFとXMLの融合によってもたらされる、業務プロセスへの変革を見ていきたい。

　さっそくおなじみのPDF画面に注目していただきながら解説を始めたい。図1をご覧いただこう。

画面1　コメントやファイルを添付したPDFファイル ファイルの添付（画びょうのイメージ）、ノートツールでのコメント付与を行った状態

　PDF文書に外部ファイルが添付され（画びょうのイメージ）、また、付せんのイメージでコメントが付与されているのがお分かりになるだろう。これはPDF文書が双方向のコミュニケーション媒体となりうる可能性を端的に示した一例であるが、新しい機能というわけではない。無償配布のPDFビューアソフト、Adobe Acrobat Reader 5.1でもすでに実装されている。ただ、おそらく現時点で仮にReader 5.1を開いたとしても、該当のツールバーはグレーアウトして使用できないはずだ（画面2）。

画面2　通常のPDFをReader 5.1で開いた状態 Reader上部のノートツールなどがグレーアウトし、使用不可となっている（画面をクリックすると拡大表示します）

　本機能は、特定機能の “権限付与”されたPDFについてのみ有効にすることができる。このようなドキュメント編集の権限付与を行うのが、2003年第2四半期にアドビシステムズが出荷開始するAdobe Document Server for Reader Extensionsの役割である。Document Server for Reader ExtensionsによりPDFに付与される「権限」の主な機能は以下の通り。

• フォームへの記入データや記入状態でのローカルディスクへの保存を許可
• ファイルの添付やコメントの追加を許可
• 電子署名の付与を許可
• フォームデータの書き出し、取り込みを許可

画面3　権限付与されたPDFを開くときに表示されるメッセージ Reader上部のノートツールなどがアクティブ（使用可能）になっている（画面をクリックすると拡大表示します）

　Document Server for Reader Extensionsによって“権限付与”されたPDFフォーム（画面3）は、さまざまな用途に応用可能である（実に、冒頭のファイル添付やノート機能は、PDFの数ある用途の中でも「最も原始的な」用途であるにすぎない）。

　例えば、金融機関や官公署など厳密な情報の授受（申請や交付）を要する局面を想定してみよう。Document Server for Reader Extensionsの登場以前は、多くのケースで利用者はPDFフォームをいったん紙フォーマットに印刷してから利用せざるを得なかった（多くのフォームがPDFフォーマットで提供されているにもかかわらず、である）。紙となったフォームは筆記用具を用いて記入されたうえで（PDF上で入力が許されている場合も保存できないので印刷することになる）、郵送あるいは窓口に提出され、そして、各機関側でバックエンドシステム（データベース）に再入力しなければならなかった。一連のビジネスフローは、常に「人」が介在するため、そのたびに情報の流れが分断されることを余儀なくされていたのだ。

写真1　アドビシステムズ ePaperソリューション部フィールドプロダクトマネージャ小島氏 「アドビシステムズは、これまで電子化に対応できなかった不特定多数（Anonymous）向けのドキュメントプロセスを “権限付与”されたPDFフォームとReaderの組み合わせで取り込んでいく」

　しかし、“権限付与”されたPDFフォームの導入によって、こうした状況をドラスティックに変革させることができる。まず利用者には、無償配布されているAdobe Reader 6.0（6月中旬ダウンロードサービス開始予定）さえあればよい。権限付与されたPDFフォームはReaderで直接入力、保存できるため、利用者はフォームを印刷する必要がなくなり、情報を電子的に送信したり、複数の人や組織と電子的に共有したりすることが可能となる。

　つまり、一度も紙の世界に情報を戻すことなく（もちろん必要な場合は、いつでも紙の世界に情報を渡せることもPDF の強みなのだが）、フルデジタルで申請や承認プロセスを確実に進めていく世界を実現できるのである。従来このようなプロセスの電子化には、プロセスの参加者すべてが同じシステムや環境の中にいる必要があった。しかしこのソリューションでは、権限付与されたPDF フォーム／ドキュメントと、それをインテリジェントに実行するReaderさえあればよいのである。

　電子署名を使い、本人でしかできない申請業務や各種契約をオンライン上で行うこともできる。例えば行政機関や金融機関などが、権限付与したPDFでフォームを配信さえすれば、不特定多数の市民、顧客がデジタル署名を適用し、最終的に記入済みの電子フォームを再びオンライン上で提出することもできるのだ。そこには、もはや紙も余計な人手もない（図1）。一連の連続したワークフローにただ電子データが流れるのみである。

図1　電子データでのみやり取りされるコアビジネスとデータベースの処理（画面をクリックすると拡大表示します）

　Document Server for Reader ExtensionsがPDFの可能性をサポートする強力なツールであることは、以上の内容からお分かりいただけただろう。しかし、こうした機能も電子帳票（PDFフォーム）自体の作成が困難だとしたら、実運用に耐えるものではない。

　そこで登場するのが、Document Server for Reader Extensionsと同時に4月22日にアナウンスされたAdobe Form Designerである。

　Form Designerはその名の通り、フォームテンプレートの設計をサポートする開発者向けGUIツールである。

　ツールボックスからコントロール部品をドラッグ＆ドロップ、プロパティの設定というVisual Basicなどのユーザーにはおなじみの操作性はもちろん、既存データからのレイアウトインポート機能を備えており、Excelなどで作成した帳票イメージを引用することも可能となっている（ただし、Acrobatを使ってPDFフォーマットにいったん変更する必要がある）。JScriptなどのアクティブ・スクリプティングにも対応しており、データベース照合、自動計算、入力データの検証といった電子フォームに不可欠な機能を容易に付加できるのもうれしい特性だ。

　フォームの一部を再利用可能な「部品」としてグループ化し、一種のカスタマイズ部品として保存する「Form Designer Library」も、コラボレーション開発を行うフォーム作成者にとっては貴重な機能だろう。グループ内でLibraryを共有することで、すべてのフォームテンプレートに一貫性を与えることが可能となる（画面4）。

画面4　Form Designer Libraryのコラボレーション環境を使った設計画面（画面をクリックすると拡大表示します）

図2　Adobe製品群の相互関係（Form Designer／ServerでのPDF Form生成が可能になる）（画面をクリックすると拡大表示します）

　また、Form Serverが単なるフォーム配信サーバに留まらないのは、PDFフォームのみならず、アクセスしてきたデバイスに応じて適切なフォーマットを切り替えることができる点にある。フォームテンプレートが対応する展開オプションは以下の通り（表1）。

　つまり、フォーム作成者側はエンドデバイスをなんら気にする必要はない。1つのフォームテンプレートを作成するだけで、あとはユーザー（携帯電話、PDA、そのほかのスマートデバイスなど）に応じた適切な文書形式を選択するのはForm Serverの役割なのだ（One Source、Multi Viewの実現）。フォームに実装された検証ロジックが、もしもクライアント側でサポートされていない場合も、POST時にForm Serverがサーバ側で適切な妥当性検証を行う。

　またForm Serverは、入力環境がPDF（Reader）であれ、HTML（Webブラウザ）であれ、入力された状態のドキュメントを再びPDFとして生成する。この機能によりPDFフォーム⇒PDFドキュメントという当たり前のステップだけでなく、HTMLフォーム⇒PDFドキュメントということが可能になるのだ。

写真2　アドビシステムズ ビジネスデベロップメントマネージャ 大矢氏 「構造化されたXMLデータと、人が理解しやすいレイアウトの双方を扱えるフォーマットがPDFである」

　表現の仕方を変えれば、あらゆるデバイスからの入力情報を、正確にPDFドキュメントとして再配布したり、入力・送信された情報をXMLデータとして、バックエンドプロセスやデータベースに渡すことができる。つまり、レイアウトが重要な「人」への情報提示をPDFで、構造化されたデータが必要な「システム」への情報提示をXMLで行うためのゲートウェイとすることが可能なのである。

　それはもはや単なる入力のインターフェイスに留まらない。人とシステム、ワークフローとシステムフローとを緊密に統合する一種のEAI（Enterprise Application Integration）といってよいだろう。そして、それこそがXMLとの融合によりPDFが提供する真価であり、ソリューションなのである。

　人が介在する限り、業務プロセスを動かす単位は「ドキュメント」である。

　昨今のIT化・システム化は、ときとして局所的なものに留まり、「システムとシステム」「システムと人」「バックエンドとフロントエンド」とに大きなギャップをはらむケースが少なくない（図3）。

図3　PDFとXMLの融合が提供するソリューション

　というのも、そこに介在する「ドキュメント」は用途に応じてさまざまなフォーマットを要求されたためである。

　人に対するコミュニケーションにはレイアウトやビジュアルを重視したフォーマットが重要であったし、バックエンドシステムにはXMLのような構造が明確に定義されたフォーマットが重要視された。その両者のギャップこそが、上記で挙げたような一元的なフローを阻む「断絶」であったのだ。

　しかし、PDFフォーマットとは、実に「整形されたレイアウト」と「情報システムで再利用可能なトランザクションデータ」とを一元的に表現できる“情報コンテナ（Hybrid Format）”なのである。構造化データと非構造化データ、定型データと非定型データとのブリッジであるとも表現できるだろう。

　Form Designer／Server、Document Server for Reader Extensionsなど一連の製品に端的に主張された、アドビシステムズのソリューションとは、PDFフォーマットを主軸にドキュメントとプロセス、そして人をワークフローに統合することにほかならない。

　これらサーバ製品に基づく今後のアドビシステムズのドキュメントプロセス・ソリューションに期待したい。