いまさら聞けない8つのガントチャート基礎用語＆タスクを洗い出すときの注意点：初めてのガントチャート（2）（1/2 ページ）

プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いる表「ガントチャート（Gantt chart）」の作成を通じてプロジェクトマネジメントのABCを学ぶ本連載。第2回目のテーマは「タスクの洗い出し」と「クリティカルパス」「マイルストーン」などの用語解説です。

[タナカタクヤ，＠IT]

連載目次

　皆さんこんにちは、「ブラビオ」のタナカタクヤです。ガントチャートの作成を通じて「プロジェクトマネジメントとは何か」を学ぶ本連載、前回は「ガントチャートとは何か？」「なぜガントチャートが必要なのか」を説明しました。

連載目次

1. いまさらですが、ガントチャートって何ですか？
2. そもそも、何でガントチャートが必要なんですか？
3. タスクを洗い出すときの注意点
4. 用語解説
5. Excelで初歩的なガントチャートを作ってみよう
6. もうちょっとだけ高度なガントチャートの作り方
7. ガントチャートをメンバーと共有してみよう
8. Webサービスを使ってガントチャートを作成＆共有してみよう

プロジェクト概要

　今回は「イタリアンランチを提供する」というプロジェクトでガントチャートを作成するためのタスクを洗い出します。また、ガントチャートの用語を解説します。

プロジェクトの目的と成果物

• 目的：イタリアンランチをランチタイムの間に提供する
• 成果物：ナポリピザ、スープ、サラダの合計3品

リソースの条件

• メンバーは3人
• 1人が1度に処理できるタスクは1つまで＝4つのタスクを同時進行させられない

※デフォルメしているので時間の単位が「日」になっています。また厳密な工数なども詳しくは追いません。突っ込みどころ満載ですが、分かりやすさを追求するための工夫です。温かい目で見守ってください

タスクを洗い出す

　まず、プロジェクト完遂に必要な「タスク」を洗い出します。

　タスクは後から追加もできるので、まずは一番大きな枠から書き出していきます。「イタリアンランチプロジェクト」でしたら、「ピザを作る」「スープを作る」「サラダを作る」の3つです。仕事でガントチャートを作成する場合は、これらを「製品開発」や「プロモーション」「営業活動」などの用語に置き換えてください。

最初はたった3つのタスク

　しかし、これではさすがにシンプル過ぎるのでもう少し細かくします。

ピザを作るを4つのパートに分けた

　「ピザを作る」を、「生地作り」「ソースを作る」「焼く」「仕上げ」の4つに細分化しました。

　まだまだブレークダウンが足りないので、実際の作業に合わせてブレークダウンしていきます。

4つのパートをさらに細分化した

タスクの粒度を調整する

　タスクの洗い出しは「アレもやらなきゃ。コレもやらなきゃ」と細かくなりがちですが、細か過ぎるとメンバーが困りますし、そもそもの目的である「一覧性」が確保できなくなります。

タスクを細かくし過ぎた例

　タスクの「粒度」を調整、共有するのは、コツのいる作業です。できる限り細かくしても悪くはないのですが、ガントチャートの目的は、仕事の指示書（マニュアル）とは異なります。

　ガントチャートの目的は、「計画を見える化し、メンバー同士で共有する」ことです。

　人や組織によってタスクの粒度は異なりますが、「共有する」ことを考えると、メンバー全員が理解できるような細かさの内容項目まででとどめるといいでしょう。「どんなものができるか何となくイメージできる」かつ「タスクが細か過ぎて見たくなくならない」ぐらいを目指してください。

　ガントチャートを作る際に重要なのは、この「メンバーが全体像をイメージできる」という部分です。「ソースを作る」だけではイメージできませんが、「トマトを刻む」や「ニンニクを入れる」などの文言があると、材料や色などが分かります。

　不安な方は取りあえず細かくタスクを洗い出して、その後「勇気を持って」細かい部分を削除するとよいでしょう。

　ガントチャートの「タタキ」ができました。「ピザの生地作り」「ピザの盛り付け→焼き」「サイドメニュー（サラダとスープ）の作成」という3つの大きな流れが分かります。

プロジェクト全体像

　最初に3つだったタスク数は、全体で32タスクになりました。開発などのプロジェクトでは、気を許すとあっという間に100タスクを超えてしまいます。一覧性との兼ね合いを見ながら、できるだけシンプルにしましょう。

作業日程を割り振る

　タスクの洗い出しができたら、各タスクを実行するために必要な日程を割り振ります。

一度にできるタスクは3つまで

　イタリアンランチプロジェクトのリソース条件は、「メンバーは3人、同時にできるタスクは3つまで」です。実際のプロジェクトでは、残業をしたり、一人で二人分の仕事をしたりすることは多いのですが、あくまでも例外処理にしたいところです。計画の段階では、リソース通りの計算で日程を割り振る方がよいでしょう。

リソース条件に合わせて日程を割り振った（クリックすると大きな画像を開きます）

まとめ　ガントチャート作成時の注意点

• タスクの粒度は細か過ぎず、荒過ぎず。項目を眺めただけで全体像がイメージできる程度を目安にする。
• 作業日程の割り振りは、最初からムリな計画を立てない。