連載

2015年3月19日

オンもオフも一元管理～タスク＆スケジュール管理サービス「Trello（トレロ）」の使い方：実践編：海外Webサービスのトリセツ（25）

海外Webサービスの使い方を「日本語で」分かりやすく説明するシリーズ。今回はスケジュール＆タスク管理サービス「Trello（トレロ）」の使い方を説明します。

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　海外Webサービスの使い方を「日本語で」分かりやすく説明するシリーズ。本日はスケジュールやタスクの管理ができるWebサービス「Trello（トレロ）」の使い方を説明します。筆者の煩雑なスケジュールがどこまで見やすくなるのか、乞うご期待です。

※各固有名詞のカタカナ読みはユーザーによって異なるため、一つの参考としてください。

Googleカレンダーの問題点

　筆者は普段、Googleカレンダーを愛用しています。下記は長期の仕事が多かった月のものです。

筆者のGoogleカレンダー。色が同じで見にくい……（クリックすると、大きなサイズの画像を表示します。以降も二重枠の画像は全て、クリックで拡大します）

　Googleの「タスクリスト」を試したこともありますが、最近は使っていません。スケジュールもタスクも全てGoogleカレンダーに書き込み、さらに優先度が高いものを紙に書いて持ち歩く（アナログ……）、といった運用をしています。

　現在、筆者がタスク＆スケジュール管理で抱える問題点は以下の通りです。

Googleカレンダーでのタスク＆スケジュール管理に関する筆者の問題ベスト3

カレンダー内に通常のスケジュールとタスクが混じっている
Googleアカウントを複数持っており、カレンダーの同期が不便
優先度が分かりづらいため、紙のメモも併用している

1　スケジュールとタスクが混在

2015年2月のスケジュール

　これは筆者の2015年2月のGoogleカレンダーです。通常のスケジュールとタスクに加え、海外顧客の祝日や出勤日なども混在しているため、タスクリストとしてはほぼ機能していません。

2　カレンダーの同期が不便

ある日のスケジュール

　Googleカレンダーの完全同期は、同じドメインの電子メール、もしくは固定ドメインのカレンダーが親でなければできないようです。そのため複数ドメインの電子メールだと、うまく表示されません。

　例えば会社から支給されているGmailベースの仕事用メール（独自ドメイン）と、個人のGmailアドレスに登録したカレンダーを同期した場合、個人のGmailカレンダーでは会社のスケジュールが「busy」としか表示されません。

　仕事用メールのカレンダーを見れば、個人用Gmailのカレンダーは表示されるのですが、そのためだけにアカウントを切り替えるのは結構不便です。

　これらの問題をTrelloは解決してくれるのでしょうか？

ログインする

　前回登録したメールアドレスとパスワードでログインします。

「Trello」のログインページ

　ログインすると「Welcomeボード」が表示されます。

Welcomeボード

　Welcomeボードには「Trelloボード」の詳細な解説が書かれています。これを参考に、自分専用のボード作成にトライします。

「MYボード」を作成する

　マイページの「Create new board」をクリックして、新規ボードを作成します。

　「Title」にボード名を入力して、「Create（作成）」をクリックします。

　「Organization（組織）」を作成している場合は、ボードを共有したい組織を指定します。指定しなければ、個人用のプライベートボードとして作成されます。

　プライベートボード「Satoko」を作成してみました。このボード上にカード（タスク内容を記載した付箋のような物）を作成していくと、タスクが見やすく整理できます。

ボードに「カード（タスク）」を追加する

　次に、カード（タスク）を作成します。

　個々のカード（タスク）を作成する前に、それぞれのカード（タスク）が所属するカテゴリを作成します。筆者は会社の仕事とプライベートのタスクを一括管理したいと思ったので、「会社」と「プライベート」をそれぞれ作成しました。

　それぞれのカテゴリにカード（タスク内容）を追加します。

　複数のカテゴリに属するカード（タスク）が一目で閲覧できます。便利ですね。

　カード（タスク）をクリックすると、詳細設定画面が開きます。

　「Add（追加）」のアイテムを使って、カード（タスク）の内容を細かく設定します。

　「Labels（ラベル）」「Checklist（チェックリストタスクに付随する作業がある場合）」「Due date（期日）」を追加します。「Attachment（添付）」を使うと、ファイルを添付できます。

Move

　「Action（動作）」のアイテム「Move（異動）」を使うと、カード（タスク）を別カテゴリに移し替えられます。順番も指定できます。「To Do（予定タスク）」「Doing（作業中）」「Done（完了）」のようなカテゴリを作成し、進捗（しんちょく）に合わせてステータスを変えるなど一案ですね。

Actionアイテム

　Actionには他にも、同じカード（タスク）を作成できる「Copy（複写）」、他のメンバーがカード（タスク）を編集したら通知を受け取る「Subscribe（お知らせ）」、保存したカード（タスク）をまとめて閲覧できる「Archive（保存記録）」などがあります。

　設定を追加すると、ボード画面に表示されます。

　カレンダー表示もできます。これならGoogleカレンダーの利用者が簡単に移行できそうですね。

「Trelloメニュー」を使うと、さらに見やすく

　ボード右側の「Menu（メニュー）」を使うと、さらに見やすくカード（タスク）を管理できます。

メニュー

　「Power-Ups」からは、共有カード（タスク）に対してエールを送る「Vote（投票）」、時間がたつにつれてカード（タスク）の色が薄くなる（または形状が変化する）「Card Aging（※）」、カード（タスク）の期日を一覧表示できる「Calendar（カレンダー）」などを追加できます。

※　Agingは「老化、劣化」の意

　「Labels（ラベル）」は、カード（タスク）の性質ごとにラベルを指定し、色分けできます。「Stickers（ステッカー）」はカード（タスク）にステッカーを貼れます。

Stickers（ステッカー）　Trelloに友人を招待したり、有料版にアップグレードすると、基本のデザインに加え、他のデザインもダウンロードできます

　「Filter Cards」は、ラベルごとにカード（タスク）をフィルタリングして表示します。「Archived Items」は、「Action（動作）」で「Archive（保存記録）」に指定した保存カード（タスク）を一覧表示します。

　カード（タスク）が完了したら、チェックマークのステッカーを付けると良いですね。ステッカーはドラッグ＆ドロップで簡単に追加できます。

カード（タスク）の消去

　終了したカード（タスク）は消去できます。詳細設定画面を開き、右下の「Share and more…」をクリックします。

　左のような小画面が表示されます。右下の「Delete（消去）」をクリックすると、カード（タスク）を削除します。

ボードの共有

　Trelloでは、チームでタスクボードを共有できます。

　メンバーおよび組織の追加は、ボード左上の共有ステータスを変更（現在「Private」と表記されている部分）、および右側メニューの「Add Members（メンバーの追加）」で行えます。メンバーは、事前にTrelloにユーザー登録しておきましょう。

　ボードの共有ステータスは3種あります。チームで共有する場合は「Organization」を選択します。Trelloにサインインした全員がボードを閲覧できる「Public」もあります。