ローコードのメリット「スモールスタート」はkintoneのテンプレート、ワークフロー、アクション、プラグインでどう加速するのか：kintoneで始めるローコード開発入門（4）
ローコード開発とはどのようなものか、kintoneを題材に具体的な開発手順を解説する連載。今回は、問い合わせ管理のテンプレートを活用して、プロセス管理（ワークフロー）、アクション機能、kintoneプラグインについて解説します。
ローコード開発とはどのようなものか、kintoneを題材に具体的な開発手順を解説する本連載「kintoneで始めるローコード開発入門」。前回はアクセス権限や通知の設定を見てきました。今回は問い合わせ管理のテンプレートを利用して、プロセス管理（ワークフロー）、アクション機能、kintoneプラグインについて解説します。今回までの内容を押さえれば、開発に利用する機能は大部分がカバーできたことになり、より発展的なシステムにも対応できるようになります。
目次
「問い合わせ管理アプリ」の作成とプロセス管理機能の追加
今回題材とする問い合わせ管理アプリは、テンプレートストアから取得できます。本稿では、これを改修しながらワークフロー、アクションなどの機能について学んでいきます。
1. 新規アプリを作成する
トップ画面から［＋］ボタンをクリックし、新規のアプリを作成します（図1）。
kintoneアプリストアの画面に移動したら、「おすすめのアプリ」の最下部に「問い合わせ管理」のテンプレートがあるので、本稿ではこれを利用します。［このアプリを追加］ボタンを押して、テンプレートからアプリを作成します（図2）。
問い合わせ管理業務によく利用されるフィールドが、図3のように既に用意された状態でアプリが作成されることを確認しておきましょう。
2. 各種フィールドを修正する
既定のテンプレートは、社外からの問い合わせを受ける想定で項目が用意されています。しかし、本稿では社内からのIT部門への問い合わせや依頼受付の用途を想定しているので、これに合わせてテンプレートも修正します。修正内容は、以下の通りです。
- 顧客名（文字列1行）：フィールド名を「問い合わせタイトル」に変更
- ご担当者名（文字列1行）：フィールドを削除
- 質問／相談者：ユーザー選択フィールドを追加してフィールド名を「質問／相談者」に設定
- 問合せ種別（ラジオボタン）：ラジオボタンの選択肢を「質問」「依頼」「相談」「その他」に修正
- 期限：フィールドを削除
- 関連ファイル：添付ファイルフィールドを新規追加してフィールド名を「関連ファイル」に設定
以上の修正ができたら、図4のように位置を調整します。
これで入力フォームの修正作業はひとまず完了です。［アプリを更新］ボタンを押して、ここまでのフォーム設定をアプリに反映しておきましょう。
【コラム】ローコード開発のポイントは「スピード」と「スモールスタート」
kintoneを活用したシステム開発や業務改善を進めていく上では、何よりも「スピード」を重視した「スモールスタート」が大切です。最初から完璧を目指すのではなく、早くアウトプットを出して、ユーザーのフィードバックを得ながら開発を繰り返す方法です。
というのも、多くのシステム開発や業務改善が「そもそもスタートしない」「前に進まない」で終わってしまうことが多いことが背景にあります。第1回でも述べていますが、そもそも要件定義やシステム開発は難易度が高く、IT人材不足の問題がある中で、物事を着実に進めていくには、小さくでも目に見えるものを早く出していくことが重要です。実際にモノがあることで意見も出しやすくなり、前に進む確率が高くなっていきます。そして、これはローコード開発が最も得意とするところです。
開発の初期では、とにかく現場の要望に対するプロトタイプを早く出すことです。システムの規模やその他条件によって何が優先されるべきかは多少変動し得ますが、最初は難しく考えるよりもシンプルに「スピード」を重視することで、意外とスムーズに開発が進んでいくはずです。
プロセス管理（ワークフロー）機能を追加する
問い合わせ管理アプリの骨格ができたところで、ここからはプロセス管理機能を追加します。プロセス管理とは、業務プロセスの流れやステータスなどを管理するための仕組みです。社内の問い合わせや依頼のプロセスなので、問い合わせ内容の「受付」「対応開始」「完了」などが管理したいステータスとなります。では、アプリ管理画面の［設定］タブから［プロセス管理］をクリックして設定していきましょう（図5）。
1. プロセス管理を有効化する
図6の設定画面が表示されるので、画面上部の［プロセス管理を有効にする］をチェックして、機能を有効化します。
2. ステータスを追加する
続いて、ワークフローのステップを表す「ステータス」を追加していきます。ここでは、画面左上の「2. ステータス」から［＋］ボタンを押して、以下のステータスを追加しましょう。
- 未着手
- システム部確認/作業中
- 完了
- キャンセル
ステータスの順序は、左の上下ボタンで入れ替えが可能です。
3. フローを定義する
ステータスの流れや分岐条件、担当者の選択肢などを定義する部分が「3. プロセス」です（図8）。
「アクション名（ボタン名）」を押すと、「アクション実行前のステータス」から「実行後のステータス」にプロセスが進むという設定の仕方です。よって、あるステータスから複数のステータスへの分岐がある場合には、右側の「アクション名（ボタン名）」を複数に増やしてフローを作っていきます。
ここでは、問い合わせが登録されてからのステータス変更を考えて、以下のようなボタン（アクション）を設定してみます。
- 問い合わせや依頼内容を確認し、システム部で対応開始する［システム部対応開始］ボタン
- 簡単な問い合わせなどで、回答して即対応が完了する［対応完了］ボタン
- 何か間違いなどがあり。問い合わせをキャンセルする［キャンセルする］ボタン
［プロセスのフロー図］にも、意図した分岐がフロー図という形で反映されることを確認してください。これで、問い合わせが登録されると、どのような操作ができて、どのようにステータスが管理されるのかが一望できます。
4. アプリを確認する
ここでプロセス管理機能の動作を確認しておきましょう。画面右下から［保存］−［アプリを更新］と押して現在の設定を反映します。レコード詳細画面に移動すると、プロセス管理のためのボタンが画面上部に表示されています。
現在は問い合わせの登録後に対応が開始されていない［未着手］ステータスなので、先ほど設定した［システム部対応開始］［対応完了］［キャンセルする］の3つのボタンが表示されています。［システム部対応開始］ボタンを押すと、変更後のステータスと担当者アサインの選択肢が表示されます。
［実行］を押すと、次のステータスにプロセスが進んでいきます。このような形で業務の流れに沿って、できるアクションやステップごとの作業担当者などを管理していくわけです。
5. 残りのフローを追加する
アプリ管理画面に戻って、残りのプロセス管理の設定を完了させましょう。
「システム部確認／作業中」のステータスでは、情報システム部に所属するメンバーが作業者となり、そのうちの誰か1人がアクションをすれば、それ以降のステータスに進んでいくように設定しました（図11）。なお、指定された複数名全員が完了しないと次のステータスに進まないように設定することもできます。
また、一度「完了」「キャンセル」ステータスにした問い合わせに関しても、再度作業中に戻せるように設定しています。こちらは、中央の「アクションが実行できる条件」を設定し、「問い合わせ種別」が「依頼」「相談」の場合にのみステータスの変更を許可しています。
6. アプリを確認する
以上でプロセス管理の設定は完了です。［保存］ボタンを押して、［アプリを更新］と進んで設定内容をアプリに反映しましょう。
先ほどと同じく、レコード詳細画面に移動し、ステータスを変更してください。図12のように、ステータスに応じて表示ボタンが変化するはずです。
「システム部確認／作業中」ステータスでは、［完了する］［キャンセルする］ボタンが表示されています（図13）。
「完了」ステータスでは、［作業中に戻す］ボタンが表示されています。
アクション機能によるデータコピー機能の追加
次に紹介するのは、アプリ間のデータコピーに利用できる「アクション機能」です。プロセス管理はアプリの中で閉じた管理ですが、案件によっては見積もり、請求など他のアプリにもデータをコピーして業務管理しないといけないケースがあります。
そのような場合に活用できるのが、アクション機能です。レコード詳細画面にボタンを表示して、指定したフィールドデータをコピーし、別のアプリに登録する処理を加えることができます（過去の回でアプリ間のデータ連携にはルックアップや関連レコードフィールドを紹介しましたが、アクションはアプリ間データ連携のもう一つの選択肢です）。
では、早速具体的な例を見てみましょう。以下では、問い合わせ管理に登録されたレコードを基に、前回までに作成したシステム部のタスク管理アプリに、データを複製／登録する仕組みを追加します。
1. アクション機能の設定を開始する
問い合わせ管理アプリの管理画面から［アクション］クリックして、設定を始めましょう（図14）。
図15のような「アクション」機能の設定画面が表示されます。
2. アクションを作成する
［＋作成する］を選択して、新規のアクションを作成します（図16）。
図16のようにアクション名を記入するとともに、データのコピー先を選択します（図17）。
この例では、「チームのタスク管理アプリ」をコピー先に選択します。
3. コピーするフィールドを作成する
続いて、コピーしたいデータについて、フィールドの対応関係を設定します（図18）。
ここでは、問い合わせのタイトルや問い合わせ内容、担当者などをコピーするようにしました。元の問い合わせレコードのURLもコピーしておくと、関係する問い合わせデータもすぐ確認できて便利でしょう（注）。
注：関連レコードなどをタスク管理アプリ側に追加で設定して、ひも付いている問い合わせレコードの内容もレコード詳細画面に参照表示するのもよいでしょう。
「アクションの利用者」から、アクションを実行できるユーザーも設定できます。この例であれば、情報システム部のユーザーだけが「システム部タスク管理にコピーする」アクションを利用できるようにしています。
ここでは設定していませんが、「アクションを利用できる条件」で、アクションを実行できるデータ条件を指定することも可能です。
4. アプリを実行する
それでは、設定を保存してアクション機能の動作を確認してみましょう。［保存］−［アプリを更新］とクリックしてレコード詳細画面に移動します（図19）。
このように、レコード詳細画面で設定したアクション機能のボタンが画面上部に表示されるようになりました。アクションボタンを押すと、図20のように元の問い合わせレコードのデータをコピーした形で、チームのタスク管理アプリへのデータ登録画面が表示されます。
プロセス管理とはまた別の形で、業務フローに沿ったデータの連携が可能となりました。
なお、他にアクション機能が活用されるユースケースとしては、
- Webフォームからの問い合わせ管理アプリから案件管理アプリ、顧客マスターへのデータ登録
- 案件管理アプリから見積作成・請求書作成などのアプリへのデータ登録
などがあります。要件や業務フローに合わせて複数アプリにまたがる業務の流れもスムーズに進むように、アクション機能を活用してみてください。
プラグインのアプリへの追加
kintone標準の機能に関しては、ここまでで大部分を押さえることができました。これだけでもかなりの業務を賄えますが、より使いやすいシステムにするには、アドオンの利用も検討してみるとよいでしょう（kintoneプラグイン、連携サービスとも呼ばれます）。
プラグインを利用することで、簡単な設定で機能やデータ処理を追加できます。さまざまな用途に対応したものがあり、無料で提供されているものも多くあります。以下では、プラグインの中でもよく利用するものを幾つか紹介します。
PDFプレビュープラグイン
まず「PDFプレビュープラグイン」を見てみましょう。こちらは、kintoneのレコード上に添付されているPDFファイルをその場でプレビューするためのプラグインです。見積書や契約書などさまざまな用途で添付ファイルをやりとりすると思いますが、PDFプレビュープラグインを利用することで、毎回ダウンロードする手間が節約できます（図21）。
では、実際にプラグインを設定してみます。
1. プラグインを入手する
製品ページから［無料ダウンロード］ボタンをクリックします。申し込みフォームに移動するので、必要事項を入力すると、Zip形式でプラグインファイルをダウンロードできます。
2. プラグインをkintoneに登録する
プラグインファイルは、利用しているkintone環境にあらかじめ登録しておく必要があります。これには、kintone画面の右上の歯車マークから［kintoneシステム管理］−［プラグイン］−［読み込む］を選択します（図22〜図24）。
［プラグインの読み込み］ダイアログでは、先ほどダウンロードしたZipファイルを指定し、［読み込む］ボタンを押します（注）。図25のようにプラグインが表示されたら、プラグインの登録は成功しています。
注：プラグインファイルはkintoneオフィシャルパートナーなど信頼できるものだけを読み込むようにしてください。
3. プラグインをアプリに組み込む
問い合わせ管理アプリにプラグインを組み込んでみます。問い合わせ管理アプリのアプリ管理画面に移動し、設定タブの［プラグイン］の設定項目を選択します（図26）。
［プラグインの追加］を選択して先に進むと、設定できるプラグインの一覧が表示されるので、「PDFプレビュープラグイン」を選択、追加します（図27）。
図28のように、PDFプレビュープラグインが追加されていれば、プラグインはアプリに登録できています。
4. プラグインの詳細を設定する
続いて、歯車アイコンからプラグインを詳細設定を追加していきます（図29）。
図29の要領で、プレビュー機能を有効にする画面、フィールドを選択し、［保存］ボタンを押してください。
5. アプリの動作を確認する
最後に［アプリを更新］ボタンを押して設定を反映し、動作を確認します。レコード詳細画面にアクセスしてみると、添付ファイルフィールドの表示が図30のように変化しています。
虫眼鏡のボタンを押してみると、ファイルをダウンロードすることなく、本項冒頭のようにPDFファイルの中身がプレビューされます。
その他のプラグイン
その他にも、以下のようなプラグインを利用できます。
（1）検索プラグイン（無料）
データの検索がより簡単になるプラグインです。テキスト検索でレコードを絞り込んだり、プルダウン形式でステータスに合致するレコードを絞り込んだりすることが可能です（図31）。無料で利用できます。
（2）フォームブリッジ（有料。無料お試しあり）
問い合わせフォームを作成するためのプラグインです。サイト訪問者が問い合わせフォームを送信すると、kintoneアプリに自動でデータ登録され、社内の担当者に通知されるような仕組みを簡単に構築できます（図32）。
（3）Kマッププラグイン（有料。無料お試しあり）
顧客データや物件、工事現場データなどを地理的に可視化したい場合には地図の機能を追加するプラグインがあります。住所情報を基に地図上にピン表示して、kintone上のレコードデータと連動した形で地図が利用可能です。案件ステータスなどを基にピンの色分けや、すぐにGoogleマップを開いて経路検索する機能などもあり、現場を回る業務の効率化などのユースケースに適したプラグインでしょう（図33）。
以上の他にも、データを見積書や請求書など特定のフォーマットにPDFやExcelで出力するプラグインや、バッチ処理でデータを加工できるものなど、さまざまなプラグインや連携サービスが提供されています。kintoneの製品サイトにも情報がまとまっているので、要件に合わせていろいろと試してみるとよいでしょう（こちらのサイトに載っていない無料のプラグインなども多く存在しています）。
まとめ
今回は、ワークフロー（プロセス管理）やアクション機能、プラグインについて解説しました。スピードとスモールスタートを意識しながら、これらの機能やプラグインによる拡張を活用することで、使いやすいシステムをスピーディーに構築できるようになるはずです。
次回は、もう少し技術的な話に進んでいきます。APIやJavaScriptなどプログラムによるカスタマイズや、システム連携に関わる部分について理解を深めていきます。
筆者紹介
WINGSプロジェクト 木戸裕一郎
米国で大学卒業後にサイボウズに入社し国内営業、海外ビジネス開発を経験し9年間勤務。その後ITコンサルティング会社を起業、kintoneやGoogle Maps Platform、HubSpotなどのツールを活用したシステム開発やコンサルティング業務に携わっている。
WINGSプロジェクト
有限会社 WINGSプロジェクトが運営する、テクニカル執筆コミュニティー（代表山田祥寛）。主にWeb開発分野の書籍／記事執筆、翻訳、講演等を幅広く手掛ける。2021年10月時点での登録メンバーは55人で、現在も執筆メンバーを募集中。興味のある方は、どしどし応募頂きたい。著書、記事多数。
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