PFU、スキャナーとの連携が可能な紙文書管理ソフト

2006/6/15

　PFUは6月14日、紙文書のデジタル化作業を効率的にできる文書管理ソフトウェア「楽2 DocumentManager V1.0」（らくらく ドキュメントマネージャ）の販売を開始すると発表した。業務用スキャナとの連携によって紙文書の効率的なデジタル化を可能にするほか、バインダーを閲覧しているかのようなGUIを採用し、Windowsに不慣れなユーザーにも対応する。

PFU プロダクト本部 ソフトウェアプロダクト事業部 事業部長 辻正信氏
　PFU プロダクト本部 ソフトウェアプロダクト事業部 事業部長 辻正信氏は、「まだまだ紙文化の企業は多い。しかし、e文書法を代表としたコンプライアンスに対応するためにも紙文書のデジタル化は急務といえる。業務用スキャナのシェアで世界1位の当社ならではのソフトウェアを提供したい」と製品開発の背景を説明。さらに、従来の文書管理では「文書管理の設計が難しい」「紙文書の電子化が大変」「文書の登録作業が大変」「操作が難しい」といった課題が蓄積していると指摘した。

　この問題を解決すべく、楽2 DocumentManagerでは文書管理体系テンプレートを用意したほか、業務用スキャナとの連動、登録票とキーワード抽出による登録の簡素化、新しいGUIの開発などを実施した。文書管理テンプレートは文書管理の専門家が作成したもので、技術部門や経理部門、製造部門用など、業務に合わせて7種類用意した。

　スキャナとの連携では、サイズが異なったり、片面印刷と両面印刷が混在する文書など、さまざまな条件の文書を自動的に識別する機能や、OCR機能文字認識技術を用いることで自動的に修正。また、あらかじめデータの保存先や枚数を指定しておく「登録票」を挟むことで、電子化の作業を大幅に軽減できるという。PFU プロダクト本部 ソフトウェアプロダクト事業部 担当部長 北出和彦氏は、「登録票を利用することで、データの保存場所などを指定できるのでスキャナに張り付かなくてよくなる。これにより、電子化の作業を大幅に軽減できるはずだ」と語った。

文書管理ソフトウェア「楽2 DocumentManager V1.0」の画面イメージ。画面上にバーチャルなラックを用意し、Windowsの操作に慣れていないユーザーでも文書を閲覧できるとしている
　電子化したデータの閲覧画面は2種類用意。Windowsライクな閲覧画面と、画面上にキャビネットやバインダーをバーチャルに表示し、まるでキャビネット上にバインダーや文書があるかのようなGUIも用意した。このGUIでは書類閲覧も実物と同様に、ページをめくって読むことができる。そのほか、よく使う検索条件を保存できたり、アクセス権限の設定、操作履歴の保存などのコンプライアンス対応用機能も備えている。価格は基本パッケージで120万円から。

　PFUが想定するユーザーは、200名〜600名程度の研究開発部門や流通業、製造業など。さらに大規模なユーザー向けには、コンサルティングも交えて同社の別製品「OnBase エンタープライズ・ソリューション」を提供する。

（＠IT　大津心）

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