「電子帳簿保存法」の改正内容と、フリーランスがやっておくべきこと：企業内弁護士が監修

2022年に改正された「電子帳簿保存法」の、「電子取引のデータ保存」の猶予期間が2023年12月で終了します。法改正によりどのような影響があるのか、フリーランスエンジニアはどのように対応したらいいのか、分かりやすく解説します。現在フリーランスで活躍しているエンジニアの皆さん、今後フリーランスになることを視野に入れている皆さん、そしてフリーランスエンジニアとビジネスを行っている皆さん、参考にしてください。

[ギークス，＠IT]

　こんにちは。「働き方の新しい『当たり前』をつくる」を事業ミッションに掲げ、ITフリーランスと企業のマッチングサービスを展開する「ギークス」です。

　「フリーランス保護新法」「インボイス制度」とフリーランスエンジニアに関係する法律を解説してきました。今回は、企業内弁護士としてギークスの法務領域を担っている恩田（経営管理本部 コーポレートデザイン部 法務総務チームリーダー）監修のもと、2022年1月に改正された「電子帳簿保存法」、特に2023年12月までの猶予期間が設けられている「電子取引のデータ保存」に関して、フリーランスエンジニアに関わる視点で解説していきます。

電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）

※本稿は、2023年9月13日時点の法令などに基づいて作成しています。

1　電子帳簿保存法とは

　企業、個人を問わず、事業活動を行った場合は、確定申告およびこれに基づく納税が必要です。そのためには申告内容の裏付けとなる資料を作成、整理する必要があり、そのような書類は広く「帳簿」と呼ばれています。企業であれば経理部門が作成を担当することが多いかと思いますが、フリーランスの場合はご自身で作成、整理します。

　「電子帳簿保存法」（正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」）は、「納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため」に、「国税関係帳簿書類の保存方法」について特例を定めるものです（第1条）。

なお、この法律は、詳細を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則」（以下単に「規則」といいます）にて定めていますので、あわせてご確認ください。

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則（e-Gov）

　税金の申告や納税などのために作成される帳簿（例：仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、売上帳、仕入帳）などには多くの種類、形式があり、紙で保存する必要があります。しかし、近年はこれらの書類をそもそもデータ上でのみ作成、保存するケースが多くなり、わざわざ紙で保存しようとする場合、印刷や保管コストを要することになります。

　そこで、電子帳簿保存法では大きく3種類に区分して、「電子」での保存を可能とするルールを定めています。それぞれ細かなルールがありますが、いずれも、「改ざん防止」「税務署による適切な調査を可能とする」という観点が重要な軸となっています。

　例えば、紙で保存されたものの場合、これに改ざん（修正や追記）がなされても、比較的容易に見抜くことができます。しかし電子データの場合は、さまざまな手法で最初からそのような記載であったかのような書類を作成できてしまいます。

　また、紙で保存されている場合（きちんと整理されていることが前提ではありますが）、税務署が必要な書類を比較的容易に閲覧、確認できますし、持ち帰って精査することも可能です。ところが、電子データの場合には、確認したい書類を発見するには、その書類がどこに、どのような形式で保存されているのかを知らなければ困難ですし、データのままでは閲覧の方法も限られることにもなりかねません。

　電子帳簿保存法は、これらに配慮しつつ、電子データでの保存ルールを細かく定めているのです。

2　3つの保存方法

　電子帳簿保存法は、以下の3種類に分けて保存ルールを定めています。

1. 電子帳簿等保存
2. スキャナ保存
3. 電子取引データ保存