連載

2010年2月26日

専門用語は徹底的に「読み手指向」で書くべし：誰にでも分かるSEのための文章術（7）（2/2 ページ）

「提案書」や「要件定義書」は書くのが難しい。読む人がITの専門家ではないからだ。専門用語を使わず、高度な内容を的確に伝えるにはどうすればいいか。「提案書」「要件定義書」の書き方を通じて、「誰にでも伝わる」文章術を伝授する。

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複数の意味を持つ用語は、別の表記に書き換える

　専門用語には、表記が同じで複数の異なる意味を持つものがあります。こうした専門用語は、意味が明確に分かるように表現しなければなりません。以下、技術者がよく使う「複数の意味がある専門用語」をいくつか紹介していきます。

「フォーマット」

　例えば「フォーマット」という単語は、「（ハードディスクなどの）初期化」と、明確に分かるように記述する必要があります。

顧客管理データを保存するディスクのフォーマットに注意しなければならない。

↓
　

顧客管理データを保存するディスクの初期化に注意しなければならない。

顧客管理データを保存するディスクの初期化（フォーマット）に注意しなければならない。

　一方、下記の文章はどうでしょうか。もしかすると読者が「顧客管理データが保存されたディスクの初期化」と読み間違えてしまうかもしれません。この場合は、「（入出力データなどの）データ形式、書式」と明確に分かるように記述します。

顧客管理データのフォーマットに注意しなければならない。

↓
　

顧客管理データのデータ形式に注意しなければならない。

「コード」

　「コード」という単語には「プログラムコード」「文字データ」「商品コード」など、複数の意味があります。そのため、意味に合った用語を使用する必要があります。

設計仕様を確定した後、すぐにコードの作成を開始する。

↓
　

設計仕様を確定した後、すぐにプログラムコードの作成を開始する。

新しいシステムに対応するように既存のデータのコードを変換する。

↓
　

新しいシステムに対応するように既存の文字データのコードを変換する。

コードを用いてシステム内で1つ1つの商品を識別する。

↓
　

商品コードを用いてシステム内で1つひとつの商品を識別する。

「サポート」

　「サポート」という単語には、「顧客サポート」「対応」などの意味があります。

システムを納入した後のサポートが重要である。

↓
　

システムを納入した後の顧客サポートが重要である。

このアプリケーションソフトはA社製のプリンタをサポートしている。

↓
　

このアプリケーションソフトはA社製のプリンタに対応している。

「ASP」

　表記が同じで複数の異なる意味を持つ英文字の略語には、特に注意します。「ASP」には、「Application Service Provider」「Active Server Pages」など、複数の意味があります。何を指しているのか明確に分かるように記述します。

今回のシステムではASPを利用してコストを低減する。

↓
　

今回のシステムではアプリケーションサービスプロバイダ（ASP）を利用してコストを低減する。

OR（もしくは）
　

今回のシステムではASP（Active Server Pages）を利用してコストを低減する。

------------欄外------------

ASP（Active Server Pages）：マイクロソフト社のWebアプリケーション作成の技術

「AP」

　「AP」には「アプリケーションソフトウェア」「アクセスポイント」など、複数の意味があります。1つの文書中で、「AP」を異なる意味で使うと読み手が戸惑います。略語を使わずそれぞれ日本語で記述すれば、きちんと理解してもらえます。

AP→アプリケーション／アプリケーションソフト／アプリケーションソフトウェア
AP→アクセスポイント

用語の使い方は正確に。不完全な用語を使わない

　技術者同士であれば、用語の一部を省略したり多少不正確な用語を使ったりしても、十分に意味を理解できます。しかし、情報システム関連でない部門の人（特に経営陣や管理職）には、それでは理解してもらえません。きちんと正確に記述する必要があります。

「プリント」

入金データを処理し、その結果をプリントする。

　「プリント」という用語が、このままでは「印刷」なのか「表示」なのか「書き込み」なのかが不明です。技術者にとっては、出力先が変わるだけで、どれも同じ「プリント」です。しかし、顧客には意味が分かるように表現しなければなりません。

入金データを処理し、その結果を画面に表示する。

入金データを処理し、その結果をプリンタで印刷する。

入金データを処理し、その結果をファイルに書き込む。

「ウイルス」

　専門用語としては「ウイルス」でもかまわないが、一般の人には分かりにくいでしょう。「ウイルス」は「コンピューターウイルス」と記述します。

「アプリ」

　「アプリ」は、「アプリケーションソフト」など、略さずに記述します。

「アドレス」

　「アドレス」は単体で使わないで、ケースに応じてきちんと記述します。

「アドレス」→メールアドレス、IPアドレス、MACアドレス、メモリーアドレス、ディスクアドレス

専門用語の表記を統一する

　技術者は、1つの文書中で「同意味・別表記」の専門用語を混在させて使いがちです。書き手に違和感がなくても、読み手は混乱してしまいます。たとえ一般に認知されている専門用語であっても、表記の混在は読み手に負担をかけます。例えば、次のような専門用語です。

ユーザーインターフェイス／インターフェイス／GUI
メモリ／記憶装置／ストレージ
ハードディスク／ディスク
画素／ピクセル
実装／プログラミング
コピー／複製
プロトコル／通信プロトコル／通信プログラム
ウイルス対策ソフト／ワクチンソフト
出力／アウトプット／プリント／印刷／表示／書き込み

　文書で使用する専門用語は、表記とそれに対応する意味を初出の時点で明確にしておきます。それ以降は、必ずその表記で統一しなければなりません。

　今回は、専門用語を分かりやすく表現するためのポイントを紹介しました。次回は、「技術者に特有の分かりにくい表現」を改善するポイントを説明します。

著者紹介

谷口　功　（たにぐち　いさお）

フリーランスのライター、翻訳家。企業にて、ファクシミリ通信網を使ったデータ通信システム、人工知能、日本語処理関連のソフトウェア開発、マニュアルの執筆などに関わる。退職後、コンピュータ、情報処理、通信関連の書籍の執筆、翻訳、各種マニュアルや各種教材の執筆に携わる。また、通信、コンピュータ関連のメールマガジンの記事、各種雑誌においてインターネット、パソコン関連の記事やコラムなども執筆。コンピュータや通信に関連する漫画の原作を執筆することもある。主な著作は、『SEのための　図解の技術、文章の技術』（技術評論社）、『ソフト契約と見積りの基本がよ～くわかる本』『よくわかる最新　通信の基本と仕組み』（秀和システム）、『図解　通信プロトコルのことがわかる本』『入門ビジュアルテクノロジー　通信プロトコルのしくみ』（日本実業出版社）、『図解　ネットワークセキュリティ』『マスタリングTCP/IP　IPsec編』[共著]（オーム社）など。

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