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» 2013年03月29日 18時00分 公開

勉強会主催者・参加者が知らないと泣きを見る48のサービス&テクニック安藤幸央のランダウン(64)(2/2 ページ)

[安藤幸央(yukio-ando@exa-corp.co.jp),エクサ]
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イベント開催、前・中・後(・オンライン)の20のノウハウ

 イベント主催者は、上記イベント登録サービスなどに登録してイベントを開催するまでに、どのようなことをしておけばいいのでしょうか。ここで、20のノウハウを紹介します。

 ただし、紹介するのはごく一部のノウハウです。イベントの種類や、参加者の属性によって、対応する事柄はさまざまに変化するでしょう。どのようなイベントでも、主催者や発表者が来てくださる方々のことを考え、「おもてなし」の気持ちを忘れなければ、きっと良いイベントになるはずです。

 前述したイベント登録サービス「PeaTix」の管理者ブログやDoorKeeperの「イベント企画」に、イベント開催や、集客のためのノウハウ集が公開されており、大変現場の役に立つ情報が満載です。ご覧になってみてください。

集客に役立つイベント開始前の8つのフォロー

【1】告知のタイミング

 3週間前から1カ月前くらい、日程だけでも確定し、告知しましょう。場所や時間が決まっていると、なお良いです。告知から実施が数カ月後など告知が早過ぎるのも、あまりよくありません。

【2】登壇者の紹介

 過去の講演内容とか著書、Webページなどを紹介すると、より内容が伝わります。

【3】歩留まりの考慮

 歩留まり(予約登録しても当日参加しない人)を考慮しましょう。少額でも良いので参加料を取ると参加率が高くなるといわれていますが、全ての場合に当てはまるわけでもないようです。

 歩留まりを考慮し、1〜2割多めの定員を予定しておいたり、立ち見や簡易的な椅子の手配などを考えましょう。

【4】参加者リストの公開

 悪質な個人情報収集目的の人もいないとは限りませんので、安易に参加者リストを公開するのは止めましょう。

【5】会場の設備

 会場のネット環境のあり/なし、電源のあり/なしをお知らせしましょう。無線LANの公開/非公開や、会場内での電源利用あり/なしなど、事前に伝えておくようにしましょう(状況を伝えておけば、参加者は過度の期待をせず、必要な準備をしてくるハズです)。

【6】リマインダ

 前日または当日のリマインダは重要です。忘れている人もいるかもしれませんし、イベントの予定に合わせて行動を調整するはずです。

【7】ソーシャルメディアの活用

 TwitterやFacebook、Google+のイベント機能を大いに活用しましょう。告知の際にはそれぞれのメディアをうまく使い分け、最初にTwitterやFacebookのフォロワーに告知し、時間をおいてブログで告知するなど、時間差をもって告知すると、それぞれの伝達方法の効果が分かり、来てほしい人に早めに通知できます。

【8】特別枠の用意

 人気のイベントで、すぐに定員オーバーしてしまうイベントの場合は、女性枠や学生枠を用意する場合もあるでしょう。

イベント中に安心するための6つのフォロー

【1】資料の準備

 資料の事前公開があった場合は、その準備をしておきましょう。オンラインでの公開や、紙面での印刷の準備をしましょう。

【2】Twitter/Google+のハッシュタグ

 イベントのハッシュタグを用意しましょう。短い文字数で、他と混同しない文字列です(イベント中もできるだけチェックし、会場やオンライン上の質問を拾うようにしましょう)。

【3】音声システムのテスト

 マイクやスピーカーのテストを念入りにしましょう。会場機材の専門家がいる場合は良いですが、慣れていない機材の場合は電池/スイッチ/音量/音質など念入りに準備しましょう。スピーカーの位置を確認し、発表者のマイクの位置がかぶらないよう配慮しましょう。

【4】プロジェクタ接続チェック

 発表者の持ち込んだノートパソコンと、投影プロジェクタをチェックしましょう。MacBookなどの場合は専用のコネクタが必要な場合や、マシンの再起動が必要な場合もあります。

 最近ではハイビジョンサイズのプロジェクタも増えてきています。その際は、発表者にあらかじめ16:9で資料を用意してもらえるよう伝えておくと良いでしょう。

【5】ネットワークの確保/つながらないときの備え

 参加者に解放するゲスト用ネットワークが用意できれば喜ばれます。その一方、発表者のプレゼンテーションでネットワークが必須の場合、その確保に努めなければいけません。

 ネット環境がなくてもプレゼンテーションできるように、動画をダウンロードしておくとか、デモビデオを用意しておくとか、ネット環境がなくなったときのことも考えて準備しておくと、万全です。

【6】座席表登録・表示サービス

 以下のようにイベント中も活用できる座席表登録・表示サービスもあります。

“次”につなげるイベント後の2つのフォロー

【1】アンケート

 事後のオンラインアンケートなどで参考となる意見を集めるようにしましょう。「完璧なイベント」というのは少なく、誰もが何かしら小さな不満を残しているはずです。

 ポジティブな評価は、うれしいものですが、ネガティブな評価こそイベント主催者にとって有益な回答です。不満要素を改善することで、次により良いイベントが開催できるでしょう。

 紙でアンケートとって、グッズと交換することで回答率を上げる手もよく使われます。アンケートのコメントや集計結果は、登壇者にもお知らせすると喜ばれるでしょう。

【2】発表資料公開

 イベント終了後の発表資料公開も喜ばれます。SlideShareやSpeaker Deck、Google Docsがよく使われます。

オンライン時代の2つのイベント開催テクニック

【1】ソーシャルメディアを使う

 FacebookやGoogle+のイベント機能を活用するのも1つの方法です。また、Twitterの関連ツイートをTogetterなどでまとめるのも、開催後に当日の現場の雰囲気が分かって良いでしょう。

 参加者数を把握できますし、告知後の変更事項の通知や、イベント写真の参加者による共有なども促進されます。

 一方で、普段から見ることの多いソーシャルメディア上の自分の友人たちに、直接的に呼び掛けることになるので、ある種のうっとうしさを与えかねませんので、使い方には注意が必要です。

【2】オンライン配信する? しない?

 USTREAMやニコニコ動画、Google+ Hangout、YouTube Liveなどによるイベントのオンライン配信は、より広く参加してもらえる一方、「現地に行かなくてもいいや」と考えてしまう人が増えてしまうこともあります。

 実際のイベントでは、人と人と出会うことでしか生じない新しい発想や、人とのつながりを重視する一方、地方や時間帯などで自由に参加できない人へも広がりを持つ考えも重要です。

 また、Webカメラとパソコン1台で、手軽にUSTREAM配信ができる一方、会場での安定したインターネット接続を確保したり、聞きやすい音声品質で配信するのは配信に慣れた人でもその都度に難しい事柄です。

 現地の参加が難しい人が多い場合はイベントの配信は喜んでもらえますが、満足してもらえる品質で配信できる人的リソース、機材やネットワーク環境が用意できない場合は、現場からの配信をしないというのも、1つの適切な判断です。

 配信の際はできるだけオンライン配信に慣れた専任の担当者がアサインされるのが理想です。

 また生中継ではなく、ビデオカメラで撮影し、アーカイブとして後日公開するのも良いでしょう。ただし、例えば60分のセミナーを見るのには60分かかります。単に映像を公開するよりも、要約や事後レポートを充実させ、次回のイベントに来てもらえるよう誘導した方が得策だとも考えられます。

面白いイベントの裏に、主催者の努力あり

 有益な情報や知識、人脈が得られるイベントが数多く開催されますが、主催者に頼り過ぎ、負担が掛かり過ぎると、主催者が疲弊してしまうこともあります。

 今回の記事を参考に、単に参加するばかりの勉強会から、ご自身や、仲間内で勉強会を企画する側にまわり、さらに有益なイベントにしていただければ幸いです。


 次回記事は、2013年5月初めごろに公開の予定です。内容は未定ですが、読者の皆さんの興味を引き、役立つ記事にする予定です。何か取り上げてほしい内容などリクエストがありましたら、編集部や@ITのFacebookページまでお知らせください。次回もどうぞよろしく。

プロフィール

安藤幸央(あんどう ゆきお)

1970年北海道生まれ。現在、株式会社エクサ マルチメディアソリューションセンター所属。フォトリアリスティック3次元コンピュータグラフィックス、リアルタイムグラフィックスやネットワークを利用した各種開発業務に携わる。コンピュータ自動彩色システムや3次元イメージ検索システム大規模データ可視化システム、リアルタイムCG投影システム、建築業界、エンターテインメント向け3次元CGソフトの開発、インターネットベースのコンピュータグラフィックスシステムなどを手掛ける。また、Java、Web3D、OpenGL、3DCG の情報源となるWebページをまとめている。

安藤幸央

ホームページ

Java News.jp(Javaに関する最新ニュース)

所属団体

OpenGL_Japan (Member)、SIGGRAPH TOKYO (Vice Chairman)

主な著書

「VRML 60分ガイド」(監訳、ソフトバンク)

これがJava だ! インターネットの新たな主役」(共著、日本経済新聞社)

The Java3D API仕様」(監修、アスキー)


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