スプレッドシートを共有して複数ユーザーで編集する【Googleスプレッドシート】：Tech TIPS

Googleスプレッドシートでスプレッドシートを共有して、複数の人で回覧したり、編集したりできるようにする方法を紹介しよう。共有を設定すれば、わざわざファイルにダウンロードして、メールに添付するなどして回覧する必要がなく、共同作業の手間が大幅に削減可能だ。

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

連載目次

対象：Googleスプレッドシート

スプレッドシートを共有して複数ユーザーで編集する
Googleスプレッドシートで共有を設定すれば、わざわざファイルにダウンロードして、メールに添付するなどして回覧する必要がなく、共同作業の手間が大幅に削減可能だ。そこで、Googleスプレッドシートでスプレッドシートを共有する方法を紹介しよう。なお画面の住所データは、「テストデータ・ジェネレータ」で作成したテスト用のダミーデータである。

　Googleスプレッドシートは、クラウド上にデータがあるため、作成した表を回覧したいときや、共同で作業したいような場合、一度、XLSXファイルやCSVファイルなどの形式でダウンロードしていないだろうか。修正した表をまたGoogleスプレッドシートに読み込ませなければならず、手間がかかる。せっかくクラウド上にあるので、スプレッドシートを共有し、クラウド（Googleスプレッドシート）上で回覧や共同作業をするとよい。

　そこで、Googleスプレッドシートでスプレッドシートを共有する方法を紹介しよう。

Googleスプレッドシートでスプレッドシートの共有を設定する

　共有したいスプレッドシートをGoogleスプレッドシートで開き、右上の［共有］ボタンをクリックする。［名前を付けてください」ダイアログが開くので、ここで共有したい人にとって分かりやすいスプレッドシートの名前を付ける（デフォルトは「無題のスプレッドシート」）。名前を付けたら［保存］ボタンをクリックする。

　共有の設定をするためのダイアログが開くので、ここでアクセス権を設定する。「一般的なアクセス」欄で［制限付き］もしくは［リンクを知っている全員］のどちらかを選択する。Google WorkspaceのGoogleアカウントの場合、ここに組織名が表示され、組織内に限定した共有も設定できる。

Googleスプレッドシートでスプレッドシートの共有を設定する（1）
共有したいスプレッドシートを開き、［共有］ボタンをクリックする。［名前を付けてください］ダイアログが表示されたら、共有相手に分かりやすい名前を付けて、［保存］ボタンをクリックする。

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Googleスプレッドシートでスプレッドシートの共有を設定する（2）
「役割（共有方法）」を選択し、［完了］ボタンをクリックする。ここの［リンクをコピー］ボタンをクリックして、このスプレッドシートに割り当てられているリンク（URL）をコピーしておく（リンクのコピーについては後述）。

　「制限付き」は、アクセス権限を与えたユーザーのみが閲覧や編集などを可能にする設定だ（アクセス権限の与え方は後述）。

　「リンクを知っている全員」は、このスプレッドシートに割り当てられているリンク（URL）を知っている人なら誰でも閲覧や編集を可能にするという設定だ。アクセス権は、「一般的なアクセス」欄で［リンクを知っている全員］を選択すると、デフォルトで「閲覧者」（編集／コメント不可で見るだけ可能）に設定される。

　これを変更したい場合は、選択した［リンクを知っている全員］の右側にある［閲覧者］のプルダウンリストを開き、［閲覧者（コメント可）］もしくは［編集者］を選択すればよい。［編集者］を選択すると、リンクを知っている人ならば誰でも、このスプレッドシートの編集が可能になってしまうので注意してほしい。

　多くの人と共有するため、「制限付き」ではアクセス権を許可する作業が面倒な場合などに使うとよい。ただ、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできてしまうため、リンクが漏れないように注意する必要がある。

「リンクを知っている全員」の「役割」を変更する
「一般的なアクセス」欄で［リンクを知っている全員］を選択すると、「役割」が選択できるようになる。デフォルトでは「閲覧者」に設定されているが、そこをクリックして、「閲覧者（コメント可）」や「編集者」に変更できる。

　アクセス権を設定したら、［リンクをコピー］ボタンをクリックするか、［共有］ボタンの右側にある［▼］アイコンをクリックし、メニューの［リンクをコピー］を選択する。このスプレッドシートのリンクが取得できるので、共有したい人にメールなどで通知すればよい。

リンクの取得方法
［共有］ボタンの右側にある［▼］アイコンをクリックして表示されるメニューで［リンクをコピー］を選択すると、このスプレッドシートに割り当てられているリンク（URL）がコピーできる。これをメールなどで共有したい人に送付すればよい。

「制限付き」に設定した場合のアクセス権限の与え方

　「リンクを知っている全員」に設定されている場合、リンクを受け取った人がリンクをクリックすると既定のWebブラウザでスプレッドシートが開く。

　「制限付き」に設定されている場合は、Googleアカウントによるログインが求められる。ログイン後、「アクセス権が必要です」と書かれたページが開くので、ここで［アクセス権限をリクエスト］ボタンをクリックして、スプレッドシートの管理者にアクセス権を設定してもらう。

　管理者には、共有リクエストのメールが届くので、メール本文内の［共有の管理］ボタンをクリックする。共有対象のスプレッドシートが［＜スプレッドシート名＞の共有］ダイアログが開いた状態になっているので、「＜共有相手＞さんが編集者の権限をリクエストしています」というメッセージの下にある［確認］リンクをクリックする。

　これで共有相手に対して、どのような権限（「編集者」「閲覧者（コメント可）」「閲覧者」）を与えるのかを選択し、［共有］ボタンをクリックする。もし知らない相手からリクエストが届いた場合は、ここで［不承認］ボタンをクリックすればよい。

【共有の相手側】「制限付き」に設定した場合のアクセス権限の与え方（1）
メールなどで届いたスプレッドシートのリンクをクリックすると、「制限付き」に設定されている場合、Googleアカウントによるログインが要求される。

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【共有の相手側】「制限付き」に設定した場合のアクセス権限の与え方（2）
Googleアカウントでログインすると、「アクセス権が必要です」と表示されるので、［アクセス権限をリクエスト］ボタンをクリックして、管理者がアクセス権限を与えるのを待つ。

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【管理者側】「制限付き」に設定した場合のアクセス権限の与え方（3）
管理者には、このようなメールが届くので、［共有の管理］ボタンをクリックする。なお、Google Workspaceユーザーが管理しているスプレッドシートの場合、組織外のユーザーがアクセス権限を要求すると、警告が表示される。

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【管理者側】「制限付き」に設定した場合のアクセス権限の与え方（4）
共有設定したスプレッドシートが開くので、［＜スプレッドシート名＞を共有」ダイアログの［確認］をクリックする。

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【管理者側】「制限付き」に設定した場合のアクセス権限の与え方（5）
［アクセス権のリクエスト］ダイアログが開くので、ここで「役割」を選択し、［共有］ボタンをクリックする。

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【管理者側】「制限付き」に設定した場合のアクセス権限の与え方（6）
Google Workspaceユーザーが管理しているスプレッドシートでは、組織外のユーザーの場合に警告が表示される。共有を許可するのならば、［このまま共有］をクリックする。

　これで共有相手は、与えられた権限の範囲で、このスプレッドシートを閲覧したり、編集したりできるようになる。

スプレッドシートの共有を止める

　共同作業が終了するなどして、スプレッドシートの共有を止めたい場合、共有を解除したいスプレッドシートを開き、右上の［共有］ボタンをクリックする。

　「制限付き」で共有している場合は、共有している相手が表示されるので、名前の右側に表示されているプルダウンリストをクリックして、［アクセス権を解除］を選択して［保存］ボタンをクリックすればよい。

スプレッドシートの共有を停止する（1）
スプレッドシートの共有を停止したい場合、停止したいスプレッドシートの［共有］ボタンをクリックして［＜スプレッドシート名＞を共有」ダイアログを開く。共有を停止したいユーザーの「役割」をクリックする。

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スプレッドシートの共有を停止する（2）
役割の一覧がプルダウンリストで表示されるので、リストをスクロールして、［アクセス権の削除］を選択、［完了］ボタンをクリックする。これで、このユーザーとの共有が停止する。

　「リンクを知っている全員」で共有している場合は、いったん「リンクを知っている全員」から「制限付き」に変更すればよい。共有相手は、このスプレッドシートに割り当てられたリンク（URL）をクリックすると、アクセス権をリクエストする画面が表示されるようになる。共有相手が、アクセス権をリクエストした場合、届いた共有リクエストを開いてから［不承認］ボタンをクリックすれば、共有が拒否できる。