【Excel】一筋縄ではいかない「姓」と「名」を自動で分離する方法：Tech TIPS

Microsoft Excelで管理している顧客名簿などで、「名前」欄を「姓」と「名」に分けたいということはないだろうか。このような場合、「長宗我部　元親」のように「姓」と「名」の間にスペースがあると簡単に分離可能だが、スペースがなく「長宗我部元親」となっていると簡単にはいかない。そこで本Tech TIPSでは、手作業なしに「名前」を「姓」と「名」に分ける方法を紹介する。

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

連載目次

対象：Excel 2016／2019／2021／365

Excelで「名前」の「姓」と「名」への分離を手作業なしにこなす
Excelで「名前」を「姓」と「名」へ分離したい場合、「名前」の入力状態によっては簡単に分けられないことがある。そこで本Tech TIPSでは、1つのセルに入力されている「名前」を「姓」と「名」に分ける方法を紹介しよう。なお画面の住所録データは、「テストデータ・ジェネレータ」で作成したテスト用のダミーデータである。

　「Microsoft Excel（エクセル）」で顧客名簿などを管理していることも多いと思う。その名簿の1つのセルに入力されている氏名を「姓」と「名」に分けなければならないといった場合、どのように処理しているだろうか。

　氏名を見ながら、コピー＆ペーストで分離するのは、少ない件数でも結構面倒な作業だ。

　そこで、本Tech TIPSでは、1つのセルに入力されている「名前」を「姓」と「名」に分ける方法を紹介しよう。

「姓」と「名」の間にスペースがある場合

　「長宗我部　元親」のように「姓」と「名」の間にスペースがあって、1つのセルの中で「姓」と「名」が明らかに分かれているような場合は、［区切り位置指定］ウィザードで簡単にセルに分けられる。関数を使って分離することも可能だが、［区切り位置指定］ウィザードの方が間違いなく簡単だ。

　まず、「名前」が入力されている列の右側の列を全選択して、列番号の表示部分を右クリックして、［挿入］を選択して、「名前」列の右側に空白の列を挿入しておく。

　次に、「名前」列を全選択して、［データ］タブの［データツール］グループにある［区切り位置］をクリックする。すると、［区切り位置指定］ウィザードが起動するので、「データのファイル形式を選択してください」欄で「コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、［次へ］ボタンをクリックする。

　フィールドの区切り文字の指定画面が表示されるので、「区切り文字」欄で区切り文字となっている「スペース」や「コンマ」にチェックを入れる。この際、「スペース」の場合は、「連続した区切り文字は1文字として扱う」にチェックを入れておくと、間違って「スペース」が2文字分入力されているような場合でも「姓」と「名」に正しく分割できる。結果は、「データプレビュー」欄で確認するとよい。

　［次へ］ボタンをクリックすると、区切り後の列のデータ形式が指定できるので、氏名を分割する場合は、「文字列」を選択しておき、［完了］ボタンをクリックする。

　これで、「名前」が入力されていた列が「姓」のみとなり、右隣の列に「名」が入力される。

「姓」と「名」の間にスペースがある場合（1）
「名前」欄のデータが「姓」と「名」の間にスペースが入っている場合、簡単に「姓」と「名」の分離が可能だ。

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「姓」と「名」の間にスペースがある場合（2）
「名前」列の右隣りの列番号部分を右クリックし、表示されたメニューの［挿入］を選択する。

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「姓」と「名」の間にスペースがある場合（3）
「名前」列の右隣りに空白の列が挿入される。［データ］タブの［区切り位置］をクリックする。

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「姓」と「名」の間にスペースがある場合（4）
［区切り位置指定］ウィザードが起動するので、「コンマやタブなどの……」の方を選択し、［次へ］ボタンをクリックする。

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「姓」と「名」の間にスペースがある場合（5）
区切り文字が「スペース」なので、「スペース」にチェックを入れる。また、スペースが2つ入っている場合にも対応できるように「連続した区切り文字は1文字として扱う」にもチェックを入れておく。

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「姓」と「名」の間にスペースがある場合（6）
区切り後のデータ形式は、文字列を指定しておく。「データのプレビュー」欄で確認し、［完了］ボタンをクリックする。

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「姓」と「名」の間にスペースがある場合（7）
「名前」列に「姓」が上書きされるため、確認ダイアログが表示されるので、［OK］ボタンをクリックする。

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「姓」と「名」の間にスペースがある場合（8）
「名前」列に「姓」が上書きされ、挿入した列に「名」が入力される。

「姓」と「名」の間にスペースがない場合はWEBSERVICE関数を使う

　「長宗我部元親」のように「姓」と「名」の間にスペースがない場合、「姓」と「名」の区切り位置が明確でないため、［区切り位置指定］ウィザードでは分離できない。日本人の「姓」は「佐藤」や「鈴木」のように2文字が多いものの、「南」や「長宗我部」などの「姓」もある。そのため、単純に文字数で区切ることもできない。

　この場合、手作業で分割するのも容易ではないので、WEBSERVICE関数を使って「ExcelAPI」が提供する氏名を分割するサービスを利用するとよい。ただし、インターネットを経由して、ExcelAPIに対してデータとなる「名前」が逐次送信され、「姓」と「名」のそれぞれを取り出すことになるので、組織の個人情報保護などのルールを守って利用してほしい。

　なおExcelAPIは、1日1万件までは無料で利用可能だが、個人情報の即時削除機能を有効にするには有償のSTANDARDプラン（月額4400円）以上の申し込みが必要になる点に注意してほしい（ExcelAPIの「価格表」）。

　また、「姓」と「名」の分離は、人間が見ても分かりにくいものもあるので、完璧ではない点にも注意が必要だ。必ず分離後の「姓」と「名」を確認しよう。

　呼び出し方は簡単で、「姓」と「名」を入力したいセルに以下の数式を入力すればよい。数式の「type=last」は「姓」を、「type=first」は「名」を取り出す指定で、「fullname="&ENCODEURL(＜氏名が入力されたセル＞)」で元の「名前」を指定する。

■姓
=WEBSERVICE("https://api.excelapi.org/person/name-separate?type=last&fullname="&ENCODEURL(＜氏名が入力されたセル＞))

■名
=WEBSERVICE("https://api.excelapi.org/person/name-separate?type=first&fullname="&ENCODEURL(＜氏名が入力されたセル＞))

「姓」と「名」を分離するWEBSERVICE関数

　「名前」が入力されている先頭の行で、この数式を試してみて、「姓」と「名」に分離できたら、オートフィルを使って全ての行にコピーすればよい。

WEBSERVICE関数を使って「姓」と「名」を分離する（1）
「名前」が「姓名」のように続いていて「姓」と「名」の間に区切り文字がない場合、［区切り位置指定］ウィザードでは分離できない。

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WEBSERVICE関数を使って「姓」と「名」を分離する（2）
ExcelAPIをWEBSERVICE関数で呼び出して、「名前」を「姓」と「名」に分離する。「姓」と「名」はそれぞれのパラメーターを付けて呼び出す必要がある。

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WEBSERVICE関数を使って「姓」と「名」を分離する（3）
WEBSERVICE関数で「姓」と「名」に分離できたら、それをオートフィルでコピーする。分離された「姓」と「名」は、「名前」列の右側に「文字列」として挿入するなどすればよい。

生成AIを使っても「姓」と「名」の分離は可能

　生成AI（人工知能）を使っても「名前」から「姓」と「名」の分離が可能だ。この場合も、生成AIの利用に関する組織のルールを守る必要がある点に注意してほしい。

　ChatGPTの場合、入力したデータを学習に利用されないように、ChatGPTの［設定］ダイアログにある［データコントロール］で「すべての人のためにモデルを改善する」の項目を「オフ」にして、学習に利用されないようにしよう。

ChatGPTでデータが学習に使われないように設定する（1）
WebブラウザでChatGPTを開き、ログインする。右上のアイコンをクリックし、［設定］を選択する。

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ChatGPTでデータが学習に使われないように設定する（2）
［設定］ダイアログが開くので、左メニューの［データコントロール］を選択し、「すべての人のためにモデルを改善する」をクリックする。

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ChatGPTでデータが学習に使われないように設定する（3）
「すべての人のためにモデルを改善する」のスイッチを「オフ」にして［実行する］ボタンをクリックする。これで、入力したデータが学習に使われなくなるはずだ。

　また、企業向けの有償プラン「ChatGPT Enterprise」を契約するなどしてセキュリティを確保しておくとよい。

　なお、Windows 10／11で標準の「Copilot in Windows」、Webブラウザで利用可能な「Microsoft Copilot」の場合、サインインした状態では「このファイルはブロックされています」と表示されて「姓」「名」の分離が実行できなかった。ただしサインアウトすれば、ChatGPTと同様、「姓」と「名」の分離が可能だ。

　以下、ChatGPTを例に、生成AIを使った「姓」と「名」を分離する手順を紹介しよう。

　Webブラウザで「ChatGPT」ページを開き、ログインしておく。「ChatGPTにメッセージを送信する」の入力ボックスに「以下の氏名を姓と名に分離してCSV形式で出力してください」と入力後、［Shift］＋［Enter］キーを2回押し、改行を2つ入力する。Excelの「名前」列をコピーして、ChatGPTの入力ボックスに［Shift］＋［Ctrl］＋［V］キーで貼り付け、［Enter］キーを押す（単に［Ctrl］＋［V］キーで貼り付けると、画像として貼り付けられることがあるため）。

　するとCSVファイルが作成され、そのダウンロードリンクが表示されるので、リンクをクリックしてCSVファイルをダウンロードする。ダウンロードしたら、Excelの［ファイル］−［開く］を選択して、CSVファイルを選択して読み込むと、［テキストファイル］ウィザード（［区切り位置指定］ウィザードと同じ）が起動する。ここで「区切り文字」欄で区切り文字となっている「コンマ」を指定すると、「姓」と「名」が分離されたデータが入力された新しいブックが開く。

ChatGPTを使って「姓」と「名」に分離する（1）
WebブラウザでChatGPTを開き、「ChatGPTにメッセージを送信する」の入力ボックスに「以下の氏名を姓と名に分離してCSV形式で出力してください」と入力する。［Shift］＋［Enter］キーを2回押してから、Excelの「名前」列をコピーして、ChatGPTの入力ボックスに［Shift］＋［Ctrl］＋［V］キーで貼り付け、［Enter］キーを押す。

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ChatGPTを使って「姓」と「名」に分離する（2）
ChatGPTによって、「姓」と「名」を分離したCSVファイルが作成される。ダウンロードリンクをクリックして、CSVファイルをダウンロードする。

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ChatGPTを使って「姓」と「名」に分離する（3）
ダウンロードしたCSVファイルをExcelで読み込む。自動的に［テキストファイル］ウィザードが起動する。［テキストファイル］ウィザードは、［区切り位置指定］ウィザードと同じなので、区切り文字として「コンマ」を選択すれば、「姓」と「名」が分離した状態でデータが読み込める。

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ChatGPTを使って「姓」と「名」に分離する（4）
新しいブックにCSVファイルが読み込まれる。「姓」と「名」が正しく分離されていることを確認する。分離された「姓」と「名」は、「名前」列の右側に「文字列」として挿入するなどすればよい。

　CSVファイルのリンクが作成されずに、「姓,名」という形式でデータが出力されることもある。この場合は、右上の［コピー］アイコンをクリックして、データをコピーする。これをExcelの新しいシートやブックに貼り付ける。

　1つの列に「姓,名」が貼り付けられるので、この列を選択した状態で［データ］タブの［データツール］グループにある［区切り位置］をクリックして［区リ位置］ウィザードを起動して、「姓」と「名」の間にスペースがある場合と同じ手順で、「区切り文字」欄で区切り文字となっている「コンマ」を指定する。

　これで「姓」と「名」が分離されるので、「姓」列と「名」列をそれぞれオリジナルのシートにコピーすればよい。

　生成AIの場合も、WEBSERVICE関数を使う場合と同様、完璧ではないので、必ず出力された「姓」と「名」を確認すること。