「バイトル」のディップ、広告契約を「kintone」で電子化 営業の内勤業務を月間1万5000時間削減

求人情報サイト「バイトル」などを運営するディップは、サイボウズの「kintone」と「Easy電子契約」を導入し、求人広告掲載の契約プロセスを電子化。ペーパレス化と書類の回収・確認業務の効率化により、契約手続き時間の短縮や営業プロセスの改善を図る。

[金澤雅子，ITmedia]

　サイボウズは2018年6月14日、求人情報サイト「バイトル」などを運営するディップの電子契約システムに、業務アプリ開発プラットフォーム「kintone」が導入されたと発表した。求人広告掲載の契約申込書を電子化することで、契約手続き時間の短縮と業務効率化を図った。

ディップの「kintone」導入前と導入後のイメージ

　求人広告掲載の申し込み数が急増していたディップでは、従来、広告主との契約締結に主に紙とFAXを使っていたが、月間約1万4000件に及ぶ契約申込書の回収業務に多くの時間がかかり、作業負担や契約締結までのリードタイムが課題となっていた。

　そこで今回、基幹システムと連携させる形でkintoneを導入し、取引先情報や申し込み内容、進捗ステータスなどを管理する電子契約システムを構築した。

　併せて、電子契約のWeb受付や検収確認などを自動化するkintone連携サービス「Easy電子契約」を導入して、広告主への内容確認依頼の自動送信、専用Webでの申し込みや変更依頼の受け付け、申し込み確認証書の自動生成とメール配信など、契約業務に必要な処理を自動で行えるようにした。

　また、申し込み内容やクライアントからのメッセージは、担当の営業社員にリアルタイムでメール通知される仕組みを採用。申込書への入力ミスや修正依頼などがあればアラートが通知されるようにして、確認作業の効率化も図った。

ディップの「kintone」導入イメージ

　ディップでは、契約の電子化により、契約書類の送付、回収、確認などにかかっていた営業部門の業務時間を月間1万5000時間削減。営業部門の内勤作業の工数を削減できたことで、新規開拓や既存顧客フォローに注力できる環境づくりができたと説明。書類への署名、押印、FAX送信が不要になったことで、顧客の作業負担軽減など、顧客利便性も向上した。

　また、スタッフ部門が月間約800時間かけていた原本回収登録作業の工数も削減したという。

　今後は、ディップの新規事業である石灰石を主原料とした新素材LIMEX（ライメックス）販売事業にも、同じ仕組みを展開する計画。スピード感が求められる新規事業のインフラシステムとして、kintoneの活用を進めていくとしている。