一から作ると面倒な日報メール――GASで実現する半自動化術とは：働く価値を上げる“VBA／GAS”術（12）（1/3 ページ）

毎日のように同じようなフォーマットで、一からメールを作成するのは、面倒くさい作業です。今回は、スプレッドシートとGASを活用した日報メールの作成術を紹介します。

[高橋宣成，プランノーツ]

Excel VBAとGAS

　業務で発生するちょっとした面倒くさい業務。特定の操作を繰り返すだけなので、今のままでもいいけど、楽になったらいいなと思うこともあるのではないでしょうか。例えば業務を自動化すると時間が空くため、他の業務に時間を充てたり、残業時間を減らしたりできるかもしれません。

　本連載「働く価値を上げる“VBA／GAS術”」では、業務を効率化する手段として「Microsoft Excel」（マイクロソフトエクセル）で使える「VBA」（Visual Basic for Applications）と「G Suite」の「GAS」（Google Apps Script）の使い方を説明し、よくある業務課題の解決策を紹介します。

GASで日報メールの自動作成および送信ツールを作る

　第11回では、Excel VBAでMicrosoft Outlook（以下、Outlook）を操作して、Excelシートの内容を基に、日報メールの下書きを自動で作成するマクロの作り方を紹介しました。

　今回は、そのGAS版です。GASはGmailを操作できるので、スプレッドシートと連携させて、下書きメールを作成するスクリプトを作成します。

　なお、これまで連載で紹介したステートメントは詳しく紹介しませんので、以下の記事を参照ください。

連載「働く価値を上げる“VBA／GAS術”」のGASに関する記事

• 第2回：プログラム自動実行で仕事を楽に！　APIでSlackなどと連携できる「Google Apps Script」とは
• 第4回：「計算式エラーで残業確定……」、GASで入力データのチェックツールを作成
• 第6回：楽をして早く帰ろう！　GASで面倒くさい請求書、見積書などを自動化する方法とは
• 第8回：コピー＆ペーストの繰り返しから脱却！　GASでバラバラのデータを1箇所に集約
• 第10回：6分の壁をどう乗り越える？――「配列」を使ったGASのデータ集約スクリプトとは

日報メールの元データとなるスプレッドシート

　まず、日報メールで必要となる情報を入力するスプレッドシートを用意します。

　1つ目のシートが「フォーマット」シートです。メールの下書きを作成する際に使用する、送信先アドレス、件名、宛名、本文の書き出しや締めの文章を記載します。

図1　フォーマットシート

　B3セルの「件名」およびB4セルの「書き出し」欄には、送信者の名前や現在の日付が挿入されるように、以下のスプレッドシート関数が入っています。

="日報 [" & B1 & "] : " & TEXT(TODAY(), "yyyy/mm/dd(ddd)")

B3セル

=TEXT(TODAY(), "yyyy/mm/dd(ddd)") & "分、" & B1 & "の日報をお送りします。"

B4セル

　もう一つのシートが「レポート」シートです。

図2　レポートシート

　日報の本文に、時間帯別の予定やその内容を記載すること想定して、それらの情報はレポートシートに表形式で入力します。

　予定が完了した際に、都度このシートにその内容を書き込んでいきます。そして、日報の提出期限に間に合うように、時限式トリガーを自動実行させるような運用をイメージしています。