【Excel（エクセル）】カード型データベース風にできる「フォーム」機能で入力効率・データ閲覧性をアップ：Tech TIPS

住所録や顧客名簿などを「Microsoft Excel（エクセル）」を使って管理しているところも多いのではないだろう。こうしたデータは、Excelの「フォーム」機能を使うと、データの追加や検索が容易に行える。ただ、フォーム機能はデフォルトではリボンなどに登録されていない。そこで、「フォーム」機能を利用できるようにしよう。

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

連載目次

対象：Excel 2013／2016／2019／2021／365

Excelでフォーム機能を利用する
Microsoft Excelで住所録や顧客名簿などを管理している場合、「フォーム」機能を利用すると、カード型データベース風にデータが閲覧できて便利だ。ただ、「フォーム」機能は、デフォルトではリボンやクイックアクセスツールバーに登録されていない。そこで、本Tech TIPSでは、「フォーム」機能をリボンやクイックアクセスツールバーに追加し、使う方法を紹介しよう（画面の住所などは、「テストデータ・ジェネレータ」で作成したダミーのデータ）。

　住所録や顧客名簿などを「Microsoft Excel（エクセル）」を使って管理しているところも多いのではないだろうか。大きな組織ならデータベースやセールスフォースなどのWebサービスを使うところだろうが、小規模ならばExcelのシートでも十分なところも多い。

　ただExcelのシートでは、項目数が多くなると閲覧性が悪くなり、データの追加もやりにくい。そこで、「フォーム」機能を使って、カード型データベース風に閲覧、データの追加などが簡単に行えるようにしよう。ただ、「フォーム」機能は、Excel 2007以降、デフォルトではリボンに登録されなくなっている。

　そこで、「フォーム」をリボンやクイックアクセスツールバーに登録し、「フォーム」機能を利用できるようにしよう。また、「フォーム」機能の簡単な使い方と注意点についても紹介する。

【準備】「フォーム」をリボンやクイックアクセスツールバーに登録する

　デフォルトでは、「フォーム」機能はリボンやクイックアクセスツールバーには登録されていないため、簡単に使うことができない。

　そこで、「フォーム」機能をリボンやクイックアクセスツールバーには登録して、クリック一発で呼び出せるようにしよう。

「フォーム」機能をリボンに登録する

　リボンに機能を追加するには、［Excelのオプション］ダイアログで行う。これは［ファイル］−［オプション］で開くことができる。ただ、リボンに機能を追加する場合は、Excelのタイトルバーの「自動保存」のスイッチの右側の空いているところを右クリックし、メニューで［リボンのユーザー設定］を選択するのが手っ取り早い。

　［Excelのオプション］ダイアログが［リボンのユーザー設定］を選択した状態で開くので、「リボンのユーザー設定」欄で「フォーム」機能を追加したいタブを選択（［ホーム］タブを選択しておけばよい）、［新しいグループ］ボタンをクリックする。リストボックスの［ホーム］の下に［新しいグループ（ユーザー設定）］が追加されるので、これの右クリックメニューから［名前の変更］を選択するか、リストボックス下の［名前の変更］ボタンをクリックするかして、グループ名を「フォーム」などに変更しておく（アイコンは選択する必要はない）。

　作成した［フォーム（ユーザー設定）］を選択した状態にしておき、「コマンドの選択」のプルダウンリストで［リボンにないコマンド］を選択、その下のリストボックスで［フォーム］を選択する。真ん中の［追加］ボタンが選択可能になるので、これをクリックして、［フォーム（ユーザー設定）］に［フォーム］を追加、［OK］ボタンをクリックしてダイアログを閉じる。

　これで、［ホーム］タブのリボンの一番右側に［フォーム］グループが作成され、その中に［フォーム］アイコンが追加される。これをクリックすることで「フォーム」機能を呼び出すことができるようになる。

「フォーム」機能をリボンに登録する（1）
Excelのタイトルバーの「自動保存」のスイッチの右側の空いているところを右クリックする。メニューが表示されるので、［リボンのユーザー設定］を選択する。

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「フォーム」機能をリボンに登録する（2）
［Excelのオプション］ダイアログが開くので、右側のリストボックス内からフォーム機能の追加先のタブを選択してから、その下にある［新しいグループ］ボタンをクリックして、グループを作成する。

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「フォーム」機能をリボンに登録する（3）
作成したグループを右クリックして、メニューで［名前の変更］を選択する。

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「フォーム」機能をリボンに登録する（4）
［名前の変更］ダイアログが開くので、「表示名」を「フォーム」など分かりやすいものに変更して、［OK］ボタンをクリックする。アイコンは選択しなくてよい。

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「フォーム」機能をリボンに登録する（5）
「コマンドの選択」のプルダウンリストから［リボンにないコマンド］を選択し、リストボックスで「フォーム」を選ぶ。［追加］ボタンが選択可能になるので、これをクリックする。

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「フォーム」機能をリボンに登録する（6）
作成したグループに［フォーム］が追加されるので、［OK］ボタンをクリックして、ダイアログを閉じる。

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「フォーム」機能をリボンに登録する（7）
追加先として選んだタブ（ここでは［ホーム］タブ）に［フォーム］グループが作成され、その中に［フォーム］アイコンが追加される。

「フォーム」機能をクイックアクセスツールバーに登録する

　同様に「フォーム」機能をクイックアクセスツールバーに登録することも可能だ。クイックアクセスツールバーの状態は、バージョンや設定によって少々異なるので、ここではクイックアクセスツールバーがタイトルバー（リボンの上）に表示されているものとして説明する。リボンの下にクイックアクセスツールバーが表示される場合は、メニューを開き、［リボンの上に表示］を選択するとよい。

　まず、Excelのタイトルバーにある［クイックアクセスツールバーのユーザー設定］アイコンをクリックし、メニューで［その他のコマンド］を選択する。

　［Excelのオプション］ダイアログが［クイックアクセスツールバー］を選択した状態で開くので、「コマンドの選択」のプルダウンリストで［リボンにないコマンド］を選択、その下のリストボックスで［フォーム］を選択する。真ん中の［追加］ボタンが選択可能になるので、これをクリックして、「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」のリストボックスに追加、［OK］ボタンをクリックしてダイアログを閉じる。

　これでクイックアクセスツールバーに［フォーム］アイコンが追加され、これをクリックすることで「フォーム」機能を呼び出すことができるようになる。

「フォーム」機能をクイックアクセスツールバーに登録する（1）
Excelのタイトルバーの「自動保存」のスイッチの右側の空いているところを右クリックする。メニューが表示されるので、［クイックアクセスツールバーを表示する］を選択する。クイックアクセスツールバーが表示されている場合は、この操作は必要ない。

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「フォーム」機能をクイックアクセスツールバーに登録する（2）
クイックアクセスツールバーのプルダウンメニューを開き、［その他のコマンド］を選択する。

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「フォーム」機能をクイックアクセスツールバーに登録する（3）
［Excelのオプション］ダイアログが開くので、「コマンドの選択」のプルダウンリストから［リボンにないコマンド］を選択し、リストボックスで「フォーム」を選ぶ。［追加］ボタンが選択可能になるので、これをクリックする。

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「フォーム」機能をクイックアクセスツールバーに登録する（4）
「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」欄のリストボックスに［フォーム］が追加されたら、［OK］ボタンをクリックして、ダイアログを閉じる。

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「フォーム」機能をクイックアクセスツールバーに登録する（5）
クイックアクセスツールバーに［フォーム］アイコンが追加される。

「フォーム」機能を使う

　「フォーム」機能を使って、Excelをカード型データベースのように使うには、1行を1つのカードとなるようにデータの項目を設定する必要がある。住所録のように「名前」「郵便番号」「住所」「電話番号」などのデータが1行で1名分を表すようなものにするわけだ。