NECでは社内SNSをどのように使っているのか？：社内SNSをOpenPNEで作ってみよう（3）（2/2 ページ）

» 2007年09月03日 00時00分公開

[小林大吾，NEC 市場開発推進本部]

「部署」内からのみアクセス可能なSNS

　筆者の所属する「部署」内からのみアクセス可能なSNSは、最初に希望者に対して招待状を発行、その後は招待＋自由参加のどちらでも参加可能にしています。その代わり、部署外からはアクセスできないようにIP制限を設けています。

　全社SNSとカテゴリは似ていますが、より身近な情報を取り扱うコミュニティが多いのが特徴で、「日常のちょっとしたこと」を、日記として手軽に残すために使っている人が多いです。最近見た映画、新聞や雑誌に載っていた気になる記事、後は部署のメンバーの誕生日や新築祝いの打ち合わせなどにも使われているようです。

図5　「部署」内SNSのマイページの例

**表2　「部署」内SNSの中で作られている主なコミュニティ**
業務に直接関係あるもの	「グループ内の連絡」
	「プロジェクトの進ちょく確認」
	「取り扱っている製品に関する情報共有」
	「特定業界に関する情報蓄積」
	「機材貸出の管理」
コミュニケーションメイン	「職場近くのランチ情報」
コミュニケーションメイン	「飲み会サークル」
ノウハウ共有目的のもの	「電話応対マニュアル」
	「迷惑電話撃退マニュアル」
	「リサイクル友の会」

図6　「部署」内SNSのコミュニティの例

　ほかに、プロジェクト遂行用に協力会社と共用しているSNSなどを併せ、常時使っているSNSは1〜2個、必要に応じて随時使うSNSが2〜3個といった状況です。今後、新着情報のRSS配信など「複数のSNSをうまく使い分ける仕組み」が必要になってくるだろうな、と感じています。

社内SNSを始めるに当たって

　実際にSNSを運用開始するに当たって、企業の就業規則やインターネット／イントラネットポリシーをしっかり把握し、順守しました。規則やポリシーを確認するうえでは、「企業内SNSは、いわば一種のグループウェアである」という認識で調べるとよいでしょう。

　企業によっては、Webサーバやメールサーバを勝手に構築してはいけない場合もあるでしょう。筆者の場合も、当初はメールサーバを使わない構成でSNSを運用していました。

メールサーバを使えないと大変！

　ちなみに、メールサーバを使えなかったため、デイリーメールやメッセージ到着のお知らせメールが発行できないだけではなく、新規ユーザーへの招待・確認メールを発行できないという致命的な問題がありました。そのため、SNS参加希望者に氏名とメールアドレスを連絡してもらい、「氏名・メールアドレス・仮パスワード」をCSVデータとして作成、管理者メニューからメンバー情報をデータベースに一括登録する「CSVインポート」機能を利用してユーザー登録していた時期もありました。

　なお、現在は正式にメールサーバの運用を開始し、通常どおりの新規ユーザー登録ができるようになっています。

情報漏えいやモラル低下に注意

　運用を開始した後は、先にも書きましたとおり、情報漏えいやモラル低下には細心の注意を払う必要があります。筆者の管理するSNSでは、「所属と本名の登録を必須」として、所属があいまいな表記だったり、本名の欄にニックネームを登録していたりするユーザーには、個別に登録内容の確認メールをお送りすることにしています。

　また、参加登録の確認画面とポータルページのインフォメーションに就業規則を順守するよう明記し、規則の掲載されているページへのリンクを設置しています。

　完全な対策だと断言するつもりはありませんが、何か起こる前に手を打ちつつ、かつSNSの良さである自由さを生かすために、最大限の努力をしています。