必要なメールが迷惑メールに分類されるのを防止する（「差出人セーフリスト」を活用する）：Tech TIPS

いまや迷惑メール・フィルタは必須だが、間違って仕事のメールが迷惑メール扱いされて困る場合がある。「差出人セーフリスト」にアドレスを登録すれば、そのアドレスはフィルタされなくなるが、すべての人を登録するのは現実的ではない。「差出人セーフリスト」には、ドメインを登録することができる。よくメールをやりとりする取引先などがあれば、事故防止としてドメインをセーフリストに登録しておくとよい。

» 2008年10月17日 05時00分公開

[正木理絵子，デジタルアドバンテージ]

連載目次

対象ソフトウェア：Outlook 2003／Outlook 2007

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解説

　迷惑メール（いわゆるスパム・メール）は頭の痛い問題だ。何かの理由で、メール・アドレスが迷惑メール発信業者のリストに登録されてしまうと、1日に何十通と迷惑メールが送信されるようになる。抜本的な対策としては、メール・アドレスを変更してしまうのがよいのだが、アドレス変更を関係者に周知するのは容易でないため、簡単にはできない。

　そんな人の強い味方が、メール・ソフトウェアに付属する迷惑メール・フィルタ機能である。迷惑メール・フィルタは、メール・アドレスや件名、本文の内容などから、迷惑メールかどうかを機械的に判別し、迷惑メールだと判断したものは、通常の受信トレイとは別のフォルダ（迷惑メール・フォルダ）に自動分類する。

　Outlook 2003／2007にも、この迷惑メール・フィルタ機能が標準で搭載されている（無償版のOutlook Expressにはない）。以前は誤分類も多かったが、最近は分類精度がかなり向上してきており、十分実用で使えるレベルになっている。

　Outlookでは、迷惑メール・フィルタの処理レベルをユーザーが調整して、より厳しく迷惑メールを評価するか（疑わしきは迷惑メールとみなす）、明らかに迷惑メールであると判定されたもの以外は通常メールとして扱うか（疑わしきは通常メールとみなす）をユーザーが調整できる。判定レベルを甘くすると、迷惑メールが受信トレイに混入する可能性が高まり、逆に厳しくすると、通常のメールが迷惑メールとして誤分類される可能性が高まる。

　迷惑メールの受信数が多い場合には、判定レベルを厳しくしたくなる。しかしこうすると、仕事用の通常メールが、迷惑メールとして誤分類されてしまうことがたまに起こる。性格上、迷惑メール・フィルタの判定ロジックは公開されていないので、何が原因で誤分類されるのかは分からない。ただこれまでの経験でいうと、携帯電話から送信されたメールが、迷惑メールに誤分類されるケースが多い。こちらも原因は不明だが、入力に手間がかかる携帯電話では、件名（サブジェクト）を省略する人が多いのだが、これが空白だと、迷惑メールに分類されてしまうようだ。

　必要なメールが迷惑メールに誤分類されてしまい、失敗したという経験を持つ人は少なくないだろう。この問題への対処法の1つは、ときどき「迷惑メール・フォルダ」を眺めて、通常のメールが誤分類されていないかチェックすることだ。しかし迷惑メールの受信数が多い人は、根気と時間の必要な面倒な作業だ。

　こうした誤分類を防止する手段として、Outlookには「差出人セーフリスト」というものがある。発信者のアドレスをこれに登録しておくと、その発信者からのメールは無条件に通常のメールとして扱われる。

　とはいえ、誰から送られてくるか分からないメールに対し、あらかじめ「差出人セーフリスト」に発信者を登録しておくというのは事実上不可能だ。このような場合は、差出人セーフリストにドメインを登録しておく。例えば、取引先で頻繁にメールをやりとりする会社のドメインを登録しておけば、そのドメインからのメール（つまり、その会社に所属するユーザーからのメール）は、迷惑メールに誤分類されなくなる。前述した携帯電話からの発信については、携帯電話会社のドメインを登録しておけば、同じく誤分類を防止できる。

操作方法

　「差出人セーフリスト」にドメインを登録するには、［迷惑メールのオプション］ダイアログを開く。具体的には、Outlookの［ツール］－［オプション］メニューを実行して表示されるダイアログの［初期設定］タブにある［迷惑メール］ボタンをクリックするか、Outlookの［アクション］－［迷惑メール］－［迷惑メールのオプション］を実行する。［迷惑メールのオプション］ダイアログが表示されたら、［差出人セーフリスト］タブをクリックする。

　リストを追加するには、右側にある［追加］ボタンをクリックし、表示される［アドレスまたはドメインの追加］の記入欄にドメインを入力する。例えば、example.comドメインからのメールをすべて通常メールとして扱いたければ、「@example.com」を追加すればよい。＠は省略してもよい。