相手に意図が伝わり、返信をもらいやすいメールとは？：文章コミュニケーション・リファクタリング！（3）（3/4 ページ）

» 2011年05月10日 00時00分公開

相手が反応しやすいように案を提示する

　よくあるメールの用途として、日時のアポイントメントの調整が挙げられます。打ち合わせ（ミーティング、会合など）の日時のアポイントメントをメールで調整するということはよくあることでしょう。

　このような場合、両者にとって都合がよいと考えられる候補を具体的に明記しましょう。すると、相手はそれに反応して選べばよいだけなので、物事を決めやすくなります。このときに、候補を提示せずに相手に決定を委ねたりするのはいけません。相手は決定を任されても簡単には決めれないものです。返信を出しにくくなってしまい、コミュニケーションがスムーズに行かなくなります。調整を持ちかけるときは、持ちかける側から具体的な案（候補）を提示することが、コミュニケーションを円滑にするための基本です。

　相手に遠慮して具体的な決定を任せるようなメールを書く人もいますが、かえって相手を困惑させるだけです。必ず送り手から具体的な候補を提示するようにしましょう。

　それでは、ここでも悪い例と良い例を比較してみましょう。まずは悪い例です。

N社のコンテンツ配信システムの拡張が決まりました。
まだN社からの正式な発注はありませんが、実施することは確実です。
そこで、以前からお話ししていたように、貴社からの開発要員の
増派をお願いすることになります。
要員のスケジュールや人数について、ご相談させていただきたいのですが、いかがでしょうか。
よろしくお願いいたします。

　この例では、打ち合わせを打診しているだけです。相手は、「了解しました」としか答えようがありません。もう1つ悪い例をお見せします。

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そこで、以前からお話ししていたように、貴社からの開発要員の増派をお願いすることになります。
要員のスケジュールや人数について、ご相談させていただきたいのですが、いつがよろしいでしょうか。
よろしくお願いいたします。

　この例を見ると、自分が主体になって打ち合わせのスケジュールを調整しなければならないのに、自分では何もせずに相手に決定を委ねてしまっています。これでは相手も具体的な返事のしようがありません。また、主体性のない人だと思われかねません。それでは、良い例をご覧頂きましょう。

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まだN社からの正式な発注はありませんが、実施することは確実です。
そこで、以前からお話していたように、貴社からの開発要員の増派をお願いすることになります。

要員のスケジュールや人数について、来週にも打ち合わせをしたいと考えています。
来週の月曜日から水曜日でご都合のよい日をお聞かせください。
よろしくお願いいたします。

　このように、具体的な日程の候補を提示すれば、相手も決定しやすいでしょう。その結果、相手からの返信が早くやってくるということになります。

　ただし、付き合いの浅い相手や顧客に対しては、打ち合わせありきで話を進めずに、まず「打ち合わせをお願いしたい」旨を打診するメールを送って、相手の了解を得てから具体的な日時の調整を進めるようにします。こういう手順を踏まないと、礼を失して、相手に不快感を抱かせることになりかねません。