5分で分かる「ECM」：ペーパーレスから統合管理へ（5/6 ページ）

[吉村哲樹，＠IT]

4分〜セキュリティとガバナンス〜企業を「守る」ECM

　企業が社内に抱えるさまざまな情報を管理する上で、今最も頭を悩ませている課題といえば、やはり「セキュリティ」と「ガバナンス」ではないでしょうか。日々、大規模な情報漏えい事故やコンプライアンス違反のニュースが新聞紙上を賑わす今日、社内に存在するあらゆる情報資産を漏れなく管理し、セキュリティとガバナンスのレベルを維持することは、あらゆる企業にとって必須の課題だといえます。

　これを行う上でも、ECMは極めて有用な手段として注目を浴びています。ECMを活用すると、社内のあらゆる情報資産に適切なアクセス権を付与できるため、権限のない不正なアクセスを防止できるとともに、詳細なアクセスログが自動的に取得できるため、監査対応のための証跡を残す上でも有効です。

　また法令順守のためには、保存期間が過ぎたコンテンツの確実な廃棄も求められますが、これもECMの管理下にあれば確実に実行される上、その証跡も確実に残ります。特に日本版SOX法の施行以降は、こうしたガバナンス強化の手段の1つとしてECMを導入する企業が増えてきています。

　さらには、2011年3月に発生した東日本大震災以後は、災害対策やBCPの取り組みの一環としてECMに注目する企業も増えてきました。東日本大震災では、多くの企業や組織で情報資産が消失した結果、業務継続に支障を来たすケースが相次ぎました。こうした事態を未然に防ぐには、重要な文書コンテンツのバックアップ／リストアが必須ですが、これを実現するにもまずはECMのように、あらゆる文書の現状を可視化し、把握できる仕組みが不可欠です。