Word 2013／2016でパスワード付きPDFファイルを作成する：Tech TIPS

企画書や見積書をメールなどで送付する場合、悪用や流用、情報漏えいなどを防ぐため、PDFファイルにパスワードを付けたいこともあるのではないだろうか。そのような場合、Word 2013／2016でファイルを保存する際にPDF形式を選択して、オプションでパスワードを設定することが可能だ。その方法を紹介する。

[小林章彦，デジタルアドバンテージ]

対象：Microsoft Word 2013／2016

　企画書や見積書などを先方に送付する際、PDFファイルを使うケースも多いのではないだろうか。この際、悪用や流用、情報漏えいなどを防ぐため、PDFファイルにパスワードを付けたいという要望もあるだろう。

　実はWord 2013／2016ならば、PDF形式で保存する際にパスワードを付けることができる。Excel 2013／2016の場合、残念ながらPDF形式での保存はできるが、パスワードを付けることはできない。

　本TIPSでは、Word 2013／2016でパスワード付きPDFファイルを作成する方法を紹介する。

PDF形式で保存する

　Wordで文書を作成し、［ファイル］−［名前を付けて保存］を選択する。左ペインで［参照］などを選択して、［名前を付けて保存］ダイアログを開く。

　［名前を付けて保存］ダイアログで、保存先を指定し、「ファイルの種類」のプルダウンリストから［PDF］を選択する。［ファイル］メニューから直接［エクスポート］−［PDF/XPSドキュメントの作成］を選んでもよい。すると、［オプション］ボタンが表示されるので、これをクリックする。

　［オプション］ダイアログが開いたら、「PDFオプション」欄の「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れて、［OK］ボタンをクリックする。

　［PDFドキュメントの暗号化］ダイアログが開くので、ここでパスワードを入力して、［OK］ボタンをクリックすると、［名前を付けて保存］ダイアログに戻る。ここで［保存］ボタンをクリックすれば、PDF形式でWord文書が保存される。

Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（1）
Wordで［ファイル］−［名前を付けて保存］を選択し、［参照］をクリックする。

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Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（2）
［名前を付けて保存］ダイアログが表示されるので、ファイルの保存先を選択して、「ファイルの種類」のプルダウンリストを開く。ここで［PDF］を選択する。

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Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（3）
ここで［オプション］ボタンをクリックする。

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Wordでパスワード付きPDFファイルを作成する（4）
［オプション］ダイアログが表示されるので、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れる。［OK］ボタンをクリックすると、［PDFドキュメントの暗号化］ダイアログが表示されるので、パスワードを入力して、［OK］ボタンをクリックする。

パスワード付きPDFファイルを開く

　作成されたPDFファイルをダブルクリックして、Acrobat Readerなどで開くと、パスワードの入力が求められる。Acrobat Readerのタブに表示されるPDFファイル名にも「(保護)」と記載され、パスワードで保護されていることが示される。

パスワード付きPDFファイルを開く（1）
パスワード付きPDFファイルをダブルクリックすると、［パスワード］ダイアログが開くので、ここで設定されているパスワードを入力する。

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パスワード付きPDFファイルを開く（2）
Acrobat Readerでパスワード付きPDFファイルが開く。パスワード付きPDFファイルのため、Acrobat Readerのタブに表示されるPDFファイル名にも「(保護)」と記載される。

　このように、サードパーティー製のPDF作成ツールなどを使用しなくても、Wordだけでパスワード付きPDFファイルの作成が行える。Excelで作成した見積書などをパスワード付きPDFファイルで送付したいような場合は、一度、Wordに貼り込んでから、この手順でパスワード付きPDFファイルを作成するとよい。

「Tech TIPS」