紙文化の撤廃、勤怠管理の見直し――テレワーク導入で検討すべき点をガートナーが解説：業務量を減らさないと頓挫する

ガートナー ジャパンは緊急にテレワークの導入に迫られている企業が検討すべき論点を、5W1Hを用いて解説した。緊急的な導入のための対策だけでなく、テレワークの恒久的な導入に移行するポイントも盛り込まれている。

[＠IT]

　ガートナー ジャパンは2020年3月30日、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大を受け、緊急にテレワークの導入に迫られている企業が検討すべき論点について発表した。「テレワークについて何を検討すべきか」という企業に対し、テレワーク推進のために検討すべきポイントを、5W1H形式で解説した。

なぜテレワークを行うのか（Why）

　テレワークの実施は、感染症対策としての「緊急的な暫定措置」（以下、緊急措置）か、あるいは働き方改革などの「恒久的措置」（以下、恒久措置）なのかを考える必要がある。緊急措置としてテレワークを導入する場合は、いかに早期に「可能な限り外出の抑制措置を講じ、また実行できるか」がポイントとなる。

　同社アナリストでシニアプリンシパルの針生恵理氏は「既存のものを利用して可能な範囲で実施する。従業員にできるだけ多くの仕事をさせようとすると頓挫してしまうため、連絡手段を確保するなどしてできる範囲で在宅勤務に移行した後で、必要なものをそろえていくといったアプローチを採用する」と述べる。

いつテレワークを行うのか（When）

　テレワークを実施するタイミングと「人、モノ、カネ」の有無について、早期に社内関係者の共通認識を得ることが必要になる。いつ行うかは、緊急措置としてテレワークを導入する場合と、恒久措置として段階を踏む場合の2つに分けられる。緊急措置では、基本的にできるだけ全ての人をテレワーク対象に速やかに移行する。恒久措置の場合には、移行の流れと誰がテレワークを行うかの整理から始める。

どこでテレワークを行うのか（Where）

　感染症対策のように、外出の抑制を目的とする場合、基本的に自宅でのテレワークが前提となる。特に、不特定多数の人が集まるような場所での仕事は、感染症対策としては原則「禁止」にすべきだ。

　一方、働き方改革の一環として今後も取り組んでいく場合は、サテライトオフィスやカフェなどでの仕事を認めるケースが考えられる。その場合は、無料のWi-Fi接続やPC画面ののぞき見など、セキュリティの問題が発生する点があることに留意し、対策を講じるべきである。

誰がテレワークを行うのか（Who）

　緊急措置の場合、「何とかなるだろう」と全社で一気に進めても、実際には業務が滞る恐れがある。対象者のグルーピングを行い、優先順位を決定することが重要である。緊急時は会社として従業員を守るという観点で実施されるため経営判断となるが、実施範囲によって、早急に準備すべきインフラ環境が変わってくる可能性がある。

　恒久措置では、特別な事情がある従業員に限定するのか、もしくはその他の一般従業員も含めるのかなど、誰を対象とするのか検討する。

何を使用してテレワークを行うのか（What）

　緊急措置であれば、使い慣れたスマートフォン、PCなどの最低限のインフラでスタートし、その後、必要なツールを追加していくというアプローチが採用される。

テレワークで検討されるテクノロジーとサービス（出典：ガートナー ジャパン）

　テレワークにおけるテクノロジーとサービスの選択肢は多様化しており、緊急措置と恒久措置では、必要なサービスが異なる場合がある。例えば、緊急措置としてスマートフォンを利用しても、恒久措置としてはノートPCが必要だったり、コミュニケーションツールなどに関しても、メールだけでなく、チャットツールや会議ツールが必要になってきたりするケースがある。日頃からテレワーク時に使用するツールの利用に慣れておくべきである。

「緊急措置」から「恒久措置」に移行する際のポイントとは？

どのように実施するか（How）

　テレワークの実施に当たり、どう進めるのかを決める必要がある。緊急措置として実施する際には全社で一斉に適用することになるが、恒久措置の場合には段階的な実施を検討する。段階的な進め方を例示すると、まず試験的に週1回の実施からスタートし、問題点を整理した上で、週2〜3回に拡大していくといったアプローチを検討する。

　新型コロナウイルス感染症対策として、少なくともこれから数カ月は、緊急措置としてテレワークを中心に議論されるケースが多くなるとし、同社は、時間がたつにつれて、恒久措置としてのテレワークの議論に移行していく可能性があると指摘する。検討すべきポイントの例として、次の5点を挙げた。

• 紙文化の撤廃 （ペーパーレス）
• 勤怠管理
• サポート体制／トレーニング
• 費用の個人負担／会社負担
• 仕事の評価

　「テレワークの導入は、今後も検討すべき重要な事項だ。IT部門や、デジタルワークプレースを担当するインフラストラクチャとオペレーションのリーダーは、今回の事象をきっかけにテレワークの導入について5W1Hで議論し、いつでもテレワークを導入できるように布石を打っておくことが肝要」（針生氏）