ファイルサーバでもメールでもない、多拠点企業の「ファイル共有手段」トップは？：ファイル共有手段やツール選定の実態を調査

本社以外にも拠点を持つ企業は、どのようなファイル共有手段を利用し、何を基準にツールを選定しているのか。Fleekdriveの調査からはファイル共有手段の利用実態や導入状況、重視する条件が見えてきた。

[＠IT]

　企業向けオンラインストレージサービスを提供するFleekdriveは2026年5月19日、「多拠点企業におけるファイル共有の実態調査」の結果を発表した。本社以外に拠点を持つ企業に勤務する担当者110人への調査に基づく。

拠点間ファイル共有は「スムーズ」との回答が多数　一方で重複作業も発生

　調査結果によると、拠点間のファイル共有について、86.4％がスムーズにできていると回答した。内訳は「非常にスムーズにできている」との回答が38.2ポイント、「ややスムーズにできている」との回答が48.2ポイントだった。

　拠点間のファイル共有における具体的な課題としては、「古い情報のまま業務を進めてしまったことがある」が44.5％で最も多かった。「本社と拠点で情報の鮮度に差がある」が42.7％で続いた。

　何らかの課題があると回答した担当者に対して、課題によって実際に発生した影響を聞いたところ、「同じファイルの重複作業が発生した」（50.0％）がトップとなった。次いで「誤った情報に基づいて業務を進めてしまった」（47.1％）、「意思決定や承認に遅れが生じた」（36.3％）が挙がった。

　拠点間のファイル共有に関して今後最も改善したいことについては、「拠点間の情報共有スピードを向上させること」（40.9％）が最多となった。

拠点間ファイル共有手段のトップは？　ツールの選定基準とは

　改善項目としては「ファイル共有のルールや運用方針を全社で統一すること」（35.5％）も上位に挙がった。これに関連してFleekdriveは同調査において、企業が利用しているファイル共有手段や、手段の選定時に重視する条件についても尋ねた。それぞれの結果を見ていこう。

　複数の拠点間でファイルを共有する際に利用している手段については、「クラウドストレージ」が55.5％で最も多かった（図1）。次いで「社内ファイルサーバ（VPN＜仮想プライベートネットワーク＞接続を含む）」と「メール添付」（いずれも43.6％）が続いた。

図1　複数拠点間でのファイル共有手段（複数回答、出典：Fleekdriveのプレスリリース）《クリックで拡大》

　拠点間のファイル共有ツールの統一および導入状況について尋ねたところ、「現在、導入や移行を進めている」が46.4％で最も多く、「既に統一や導入が完了している」が23.6％だった。両者を合わせると7割となり、ツールの統一や導入が進んでいることが分かった。

　ファイル共有ツールを統一および選定する際に重視する条件については、「大容量データでも高速に転送できること」が52.7％で最多だった（図2）。次いで「多言語対応や拠点ごとのローカライズができること」（35.5％）、「拠点ごとにアクセス権限や操作権限を細かく設定できること」（31.8％）、「拠点間でリアルタイムに同期できること」（30.9％）が挙がった。

図2　拠点間ファイル共有ツールの選定条件（3つまで回答、出典：Fleekdriveのプレスリリース）《クリックで拡大》

　ツールを含めて、拠点間のファイル共有を統一する際に障壁になると感じていることについては、「全拠点スタッフへの教育／研修コストが掛かる」が52.7％で最も多く、「現場スタッフの抵抗感や変更への反発がある」（37.3％）、「拠点ごとに異なる業務プロセスへの対処が必要になる」（31.8％）が続いた。「予算の確保が難しい」は12.7％、「経営層の理解や承認が得にくい」は8.2％だった。

　調査の期間は2026年4月13〜14日で、対象は従業員数200人以上で本社以外に拠点を持つ企業に勤務し、拠点間のファイル共有業務に携わるIT部門、DX（デジタルトランスフォーメーション）推進部門、総務／管理部門の担当者110人。