Excelのオートフィルターでデータ抽出条件を設定／解除：VBA／マクロ便利Tips

業務効率化に役立つVBA／マクロのさまざまなTipsをコード例を交えて紹介していきます。今回は、AutoFilterメソッドを使い、オートフィルターを設定したり解除したりする方法と、オートフィルターに絞り込み条件を設定してデータを抽出する方法について。

» 2014年07月09日 18時00分公開

[薬師寺国安，PROJECT KySS]

連載目次

※本Tipsの環境：Windows 8.1 Enterprise（64ビット）＋Excel 2013

　今回は「オートフィルター」に関するTipsを紹介する。今回の2つの「オートフィルター」のTipsは、自分の必要とするデータを抽出したい場合に利用すると便利な機能だ。

　「オートフィルター」を設定すると、見出し項目にドロップダウンリストを表す「▼」マークが表示され、それをクリックすることで、表示される項目から、各種検索方法を指定できるようになる（図1参照）。

図1　オートフィルターを表示し、「住所」を「愛媛県」に絞って抽出した

オートフィルターを設定したり解除したりする

　今回は「社員名簿」というシートを作成し、図2のように「オートフィルターの設定」ボタンを配置しておく。このボタンをクリックすると「A2」のセル（見出し）にオートフィルターが設定され、データの絞り込み抽出が可能になる。

図2　「社員名簿」のシート上に「オートフィルターの設定」ボタンを配置した

　「オートフィルター」を設定するには、下記のようにAutoFilterメソッドを使う。

AutoFilterメソッドの書式

｛オブジェクト｝.AutoFilter

　｛オブジェクト｝には、対象となるRangeオブジェクトを指定する。

　図2の「オートフィルターの設定」ボタンをクリックし、オートフィルターを表示させるコードはリスト1になる。

Sub オートフィルターの設定()
  Range("A2").AutoFilter
End Sub

リスト1　オートフィルターを表示するコード

　設定したオートフィルターを解除する場合も、この同じコードを使用する。「オートフィルターの設定」と「オートフィルターの解除」には、リスト1のコードを指定するということだ。

　全く同じコードだが、AutoFilterのコードを、ボタンで切り替えることで、「設定と解除」が可能になる。

　VBE（Visual Basic Editor）を起動してModule1内に「オートフィルターの設定」というプロシージャを作成し、リスト1のコードを記述する。

　このリスト1のマクロを、「オートフィルターの設定」ボタンに関連付ける。また、「オートフィルターの解除」ボタンも配置して、同じマクロを関連付けておく。

実行結果（図1再掲）

オートフィルターに絞り込み条件を設定してデータ抽出

　まず、「絞り込みメニュー」と「オートフィルターの絞り込み結果」というシートを追加しておく。新しいシートを追加するには図3の赤い○で囲ったアイコンをクリックする。

　「絞り込みメニュー」のシートには、「氏名」で検索できるように氏名を入力するセルと「実行」ボタンを配置しておく（図3）。

図3　「氏名」で検索できるように氏名を入力するセルと「実行」ボタンを配置した

　「オートフィルターの絞り込み結果」のシートには、図4のように、「個人情報」のデータと「オートフィルターの解除」ボタンを配置しておく。

図4　「個人情報」のデータと「オートフィルターの解除」ボタンを配置した

　オートフィルターを設定してデータを絞り込むには、下記のようにAutoFilterメソッドに引数を指定する。

引数を指定するAutoFilterメソッドの書式

｛オブジェクト｝.AutoFilter Field:=｛列番号｝,Criteria1:=｛抽出対象となる文字列｝

　｛オブジェクト｝には、対象となるRangeオブジェクトを指定する。「Field」には、対象となるフィールド番号（列番号）を指定する。「Criteria1」には、抽出条件となる文字列を指定する。

　このAutoFilterメソッドに各引数を指定して、VBE（Visual Basic Editor）で、リスト2のようなコードを記述する。これで、図3の「氏名」を指定して「実行」ボタンをクリックすると、指定した氏名が「オートフィルター」で抽出表示される仕組みが完成する。

Sub 氏名で絞り込み検索()
  If Range("C2").Value = "" Then
    MsgBox "検索キーを指定してください。"
    Exit Sub
  Else
    Worksheets("オートフィルターの絞り込み結果").Range("A5").AutoFilter Field:=2, Criteria1:=Range("C2").Value
    Worksheets("オートフィルターの絞り込み結果").Select
  End If
End Sub

リスト2　「氏名」でオートフィルターの絞り込み結果を表示するコード

　「絞り込みメニュー」シートの「C2」セルに「氏名」が入力されていなかった場合は、警告メッセージを表示して処理を抜ける。それ以外は以下の処理を実行する。

　「オートフィルターの絞り込み結果」シートのA5のセル（見出し）に対して、AutoFilterメソッドを使った「Field」に「氏名」の列番号である「2（B列）」を指定し、「Criteria1」には「絞り込みメニュー」シートの「C2」のセルに入力された値を指定する。今回は、完全一致検索になるので、完全な「氏名」を指定する必要がある。

　このリスト2のマクロを、「絞り込みメニュー」シートの「実行」ボタンに関連付ける。同様に、「オートフィルターの絞り込み結果」シートの「オートフィルターの解除」ボタンには、リスト1の「オートフィルターの設定」マクロを関連付ける。