Excelで表を作成した際、データが重複して登録されてしまうことがある。このような場合、重複したデータを削除しなければならない。しかし手作業で削除するのは、非常に手間のかかる作業だ。このような場合は、Excelの「重複の削除」機能を利用すると便利だ。その使い方を紹介しよう。
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対象:Microsoft Excel 2016/2019/2021/365
年賀状や案内状などを送付するために住所録を作成する場合、十分に気を付けたつもりでも、重複が生じることがある。特に複数の場所から集めたデータなどの場合、重複が発生しがちだ。
重複がないか確認するために、データをソートして、順番に重複を確認する、といった手間をかけていないだろうか。100件程度ならば、それほど時間をかけずに確認できるだろうが、1000件、2000件ともなると、時間もかかるし、見落としも起こりがちだ。
Excelを使えば、実に簡単に重複行が削除できる。ただし、事前にデータの正規化を行っておく必要がある。例えば、「1丁目1番地」「1-1」「1丁目1」といった表記のゆらぎがあると、別の住所と認識されて重複であると見なされないからだ。
住所録でいえば、事前にこうした番地や姓と名の間の半角、全角の空きなどを統一しておく必要がある。ここでは、正規化されたデータから重複しているものを削除する方法を説明する。
重複データに色を付けるには、[ホーム]タブにある[条件付き書式]を利用するとよい。重複をチェックしたい列を選択してから、[ホーム]タブを開き、[スタイル]グループにある[条件付き書式]−[セルの強調表示ルール]−[重複する値]を選択する。
詳しくは、Tech TIPS「【Excel】重複データを色付けして瞬時にダブりをチェックする」を参照していただきたい。
この場合は、重複したデータが強調表示されるだけで、削除は行えないので、色付けされたセルの値を確認し、手動で重複したデータを削除したり、編集したりする必要がある。
セルの強調表示ルールを使って重複データを強調表示しても、重複したデータを手動で削除していくのは面倒だ。
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