Excelで作成した見積書などを送付したい場合、PDFに変換して送るのはよくあることだ。Excelでは、簡単にPDFに変換することが可能だ。その方法を2種類紹介する。
対象:Excel 2013/2016/2019/2021
本Tech TIPSは2022年10月31日時点で記事が有効であることを確認しています。
Excelで作成した見積書などを、相手先にExcelがなくても表示できるようにExcelブック(XLS/XLSXファイル)をPDF形式に変換してから送付する、というのはよく行われていることだ。PDFにすることで、容易に改ざんするようなこともできなくなるので、無用なトラブルを防ぐこともできる。
ExcelファイルをPDF形式に変換するには、PDF変換ツールなどは不要で、標準機能だけで出力できる。ただし、編集制限やパスワード付きなどにするには、PDF変換ツールが必要になる(Wordを使ったパスワード付きPDFファイルを作成する方法は「Word 2013/2016でパスワード付きPDFファイルを作成する」参照のこと)。
本稿では、ExcelファイルをPDF形式に変換する2つの方法を紹介する。画面や操作方法は、Excel 2016で紹介するが、Excel 2010以降なら同様の方法でPDFに変換できる。なお、スマートフォン(スマホ)のExcelでファイルをPDFに変換する方法は、Tech TIPS「スマホでExcelのファイルをPDFに変換する」を参照してほしい。
PDF形式に変換したいExcelファイルを開き、[ファイル]タブの[名前を付けて保存]を選択する。保存先を選択すると、[名前を付けて保存]ダイアログが表示されるので、「ファイルの種類」のプルダウンリストで「PDF(*.pdf)」を選ぶ。ファイル名を指定して、[保存]ボタンをクリックすると、開いているシートがPDF形式で保存される。
シートの選択した部分やブック全体をPDF形式に変換する場合は、[オプション]ボタンをクリックし、[オプション]ダイアログで「発行対象」を選択すればよい。
PDF形式に変換したいExcelファイルを開き、[ファイル]タブの[エクスポート]を選択する。[PDF/XPSの作成]ボタンをクリックすると、[PDFまたはXPS形式で発行]ダイアログが開くので、「ファイルの種類」で「PDF(*.pdf)」が選択されていることを確認して、[発行]ボタンをクリックすると、開いているシートがPDF形式で保存される。
シートの選択した部分やブック全体をPDF形式に変換する場合は、同様に[オプション]ボタンをクリックし、[オプション]ダイアログで「発行対象」を選択すればよい。
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