【Excel】「あの機能はどのタブだっけ？」を自分専用リボンで解決：Tech TIPS

Excelにはさまざまなコマンドがあるが、利用するのはそれほど多くないはずだ。そのわりには、「あの機能はどこのタブにあったっけ？」といったことも起こりがちだ。よく使う機能だけを集めた自分専用のタブを作り、これを常に表示させれば、機能を探す時間やタブの切り替え時間を省くことができる。

[塩田紳二，著]

連載目次

対象：Office 2013／2016／2019／365

よく利用する機能だけを集めた自分専用タブを作ろう！
普段使うコマンドを集めたタブを作れば、コマンドを探してタブを開く手間を省くことができる。でも、自分専用のタブってどうやって作ればいいの？

　「Microsoft Excel（エクセル）」を使い続けていると、自分のよく行う作業から、利用頻度の高い機能が見えてくる。筆者の場合、計算に使うよりも、表作成としての使い方が多い。こうしたとき、利用頻度の高い機能だけをまとめたリボンタブを作っておくと、いちいちタブを切り替える必要がなく、作業効率が上がる。人によって違いはあるが、日常的に行う作業の8〜9割ぐらいは、Excelの機能のごく一部のみを使って行われているからだ。

　リボンのカスタマイズは、マクロを登録したときなどにも利用できる。マクロはボタンとしてリボンに配置できるからだ。よく使う自作のマクロがあるなら、リボンに登録することで簡単に起動できるようになる。ここでは、リボンに自分専用のタブを作り、よく使う機能だけを配置する方法を解説する。

リボンをカスタマイズするための基礎知識

　ExcelなどOfficeアプリケーションが装備しているリボンは、カスタマイズが可能だ。このため、［ホーム］タブを全く別のものに作り替えてしまうこともできる。しかし、そういうカスタマイズはおすすめできない。というのは、Excelのヘルプや各種の参考書、インターネットの情報などは、標準のリボン構成を前提に作られているからだ。

　そこで、自分専用のリボンタブを作り、これを使うようにする。リボンタブの表示順も変更が可能なので、［ホーム］タブの前に自分専用のタブを置けば、常に自分用のタブを表示させておくことができる。これなら、既存のリボンを変更しないで済む。

　ただ自分専用のリボンタブを作るには、リボンの「構造」と「種類」について知っておいた方がよい。カスタマイズを始める前に、まずこれらについて説明しておこう。

「タブ」「グループ」「コマンド」からなるリボンの構造

　リボンは、「タブ」「グループ」という階層構造を持ち、リボンに配置されるボタンなどは「コマンド」と呼ばれる。リボンのカスタマイズとは、「タブ」「グループ」を作成して、コマンドをそこに配置していくことだ。

タブの構成
リボンには複数の「タブ」があり、その中は「グループ」に分かれている。グループ内には、「コマンド」が配置されている。コマンドはボタンやドロップダウンリストなどから構成されており、状態の表示と機能の実行を兼ねているものが多い。

　「グループ」は、リボンのタブ内で縦線に区切られて表示される領域だ。この区切り以外のリボン上の項目は、全てコマンドで、具体的にはボタンやドロップダウンリストなどになっている。また、コマンドによっては、別途ダイアログが開くものものある。

　「コマンド」には、既にリボン上に配置されているものに加え、リボンには配置されていないものやマクロなどが利用できる。このため、基本的にはほとんどのExcelの機能を自分用のリボンに表示できる。

　ただし、複数のコマンドを1つのボタンとして表示することや、ダイアログで設定する機能を1つのボタンにすることはできない。そのためには、マクロで機能を記述し、これをボタンとしてリボンに登録することになる。テキストを太字にしてセンタリングするといった機能は、個別のコマンドとしては存在しているため、リボンに登録できるが、2つの設定を同時に行うボタンを作るにはマクロを使う必要がある。

リボンの種類は「メインタブ」と「ツールタブ」

　リボンには「メインタブ」と「ツールタブ」がある。メインタブは、何も操作しなくてもタブの見出しが常に表示されているリボンタブのことだ。これに対して「ツールタブ」は、特定の機能やオブジェクトが選択されているときだけ表示されるリボンタブだ。例えば、図形を選択しているときには、［図形の書式］タブが選択できるようになる。ここには、図形を扱うときに使うコマンドが配置されている。

「ツールタブ」とは
リボンには、「メインタブ」と「ツールタブ」がある。通常表示されているのが「メインタブ」で、「ツールタブ」は特定のオブジェクトを選択したときのみ表示されるリボンタブである。

　［ツールタブ］は新たに作成できるものの、それを開く条件はカスタマイズできない。例えば「グラフを選択したとき」「図形を選択したとき」のように、既存の各「ツールタブ」が開かれる条件の中から選んで、新規ツールタブに割り当てる必要がある。従来にない全く新しい条件で呼び出されるツールタブは作成できない。

リボンのカスタマイズ方法

　リボンの設定は、［ファイル］タブを開いて、［オプション］−［リボンのユーザー設定］から行う。ここには左右に2つのリストがある。左側は、コマンドのリストで、右側がリボンのリストである。左側のコマンドのリストは、上の「コマンドの選択」で選んだ方法で表示が行われる。「リボンにないコマンド」を選択すると、下のリストにはリボンに登録されていないコマンドだけが並ぶ。

［リボンのユーザー設定］画面を開く（1）
リボンをカスタマイズするには、リボンの［ファイル］タブ（バックステージビュー）の左下にある［オプション］を選択して、［Excelのオプション］ダイアログを表示させる。

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［リボンのユーザー設定］画面を開く（2）
左ペインで［リボンのユーザー設定］を選択する。リボンのユーザー設定は大きな2つのリストから構成されており、左側が「コマンドのリスト」、右側が「編集対象のリボンタブ」になっている。左側でコマンドを選択、右側で挿入場所を選択して中央の［追加］ボタンを押す。新規タブやグループの作成は右下のボタンで行う。

　右側のリストは、現在のリボンを表す。上のドロップダウンリストで、「メインタブ」のみ、「ツールタブ」のみ、両方と表示させるリボンタブを選択できる。

新たにリボンを作成する

　最初に自分用のリボンタブを作成する。右側のリストを［メインタブ］にして、リストの下の［新しいタブ］ボタンを押す。リストの一番下に「新しいタブ（ユーザー設定）」というリボンタブが作られ、その中に「新しいグループ（ユーザー設定）」というグループが作られる。コマンドは必ずグループの中に置かれるため、新規タブを作ると同時にグループも作られる。

　仮の名前がついているので、タブとグループに名前を付ける（後からでも変更可能）。右側のリストからタブやグループを選択してリストの下にある［名前の変更］ボタンを押す。名前の変更ダイアログが表示されるので、適当な名前を付ける。ここでタブに付ける名前がExcelメインウィンドウのタブ名として表示されるので、分かりやすい名前にしておく。

　また、グループ名は、機能をグループ化することが主な役目であるため、後で登録するコマンドの種類別（書式設定や表示関連など）や機能のまとまりなどの名前を付ける。必要なら［新しいグループ］ボタンを使って、必要なグループを作っておく。もっともグループ分けは後からでも可能なので、先にコマンドの登録を始めてしまってもよい。

　グループを選択し、左側のリストからコマンドを選択して中央にある［追加］ボタンを押せば、コマンドがリボンに配置されていく。コマンドのリボン上での表示は、ウィンドウサイズなどに依存するものの、リボンの表示領域の面積に余裕があれば、グループ内の先頭に近いものが優先して大きく表示される。そのため、よく使うコマンドほどリストの先頭近くに移動させることでボタンを大きくしてクリックしやすくする、というようにグループ内のコマンドの順番を考慮しておいた方がいい。もっとも並べ替えは後でも可能なので、取りあえずリボンタブを作り、使いながら順番や追加のグループ分けを考えるというやり方でもいいだろう。

　「タブ」「グループ」「コマンド」の順番は、ダイアログ右側にある上下矢印ボタンで動かすことができる。また、リスト内でのドラッグ＆ドロップでも位置を変更することが可能だ。特に、［ホーム］タブよりも前（リストでは上）に自作のタブを置けば、［ホーム］タブに代わって、ブックを開いた時に自分用のタブが表示されるようになる。

タブに配置するコマンドの探し方

　リボンのカスタマイズで最大の鬼門がコマンドの選択だ。というのも、Excelにある膨大な機能が全てコマンドになっているからだ。ここでは検索機能も使えないため、「こんなコマンドはあるのかなぁ」といった探し方をしていると、日が暮れてしまう。まずは、日頃使うコマンドを効率よく探して、これを自分専用リボンタブに登録していく。

「コマンドの選択」でコマンドを絞り込む

　まずは、「コマンドの選択」のプルダウンリストでコマンドを絞り込む。ここには、「基本的なコマンド」「リボンにないコマンド」などの選択肢がある。

コマンドリストの種類を切り替える
リボンのユーザー設定左側のコマンドリストは、上のドロップダウンリストで表示内容を変更できる。

　「基本的なコマンド」は、Microsoftが「一般的だろう」と想定したコマンドのリストである。ここに必要なコマンドがある可能性は比較的高いと思われるが、他に探すヒントがあるならば、そちらを優先した方がよい。

［メインタブ］で既存のリボンからコマンドを探すのが一番簡単

　まずは、利用したいコマンドが、既にリボン上にあるかどうかで判断する。もしリボン上にあるなら［メインタブ］を選択して、リボンの階層構造から必要なコマンドを探す。これが一番簡単な方法だ。おそらく多くの機能をリボンから利用しているので、これで大半の機能を探すことができるだろう。

リボンから実行できるコマンドは［メインタブ］を選択して探す
既存のリボンにあるコマンドを探して、自作のタブに登録していくのが簡単だ。［メインタブ］を選ぶと、リボンの構造を示すリストが表示され、そこに実際に登録されているコマンドが並ぶ。普段リボンから実行しているコマンドならすぐに探せるはずだ。

［ユーザー設定］ダイアログを開いたままリボンを操作するには

　上記のように［ユーザー設定］ダイアログでリボンの設定を変更していると、同時にExcelのリボンを操作しながらコマンドを探したくなることがよくある。だが通常、［ユーザー設定］ダイアログを開いていると、Excelのメインウィンドウは一切操作できない。